Hoe je van afspraakapp wisselt zonder klanten te verliezen

Lourdes heeft een spa voor lichaamsbehandelingen in Coyoacán: lymfedrainage, radiofrequentie en gezichtsbehandelingen, met twee therapeutes naast haarzelf. Ze gebruikt al drie jaar een andere afsprakenapp en wil er sinds de zomer vanaf, omdat haar website één ding is, haar agenda iets anders, en de link waarmee mensen bij haar boeken de naam van de app draagt in plaats van de hare. Wat haar tegenhield was de vraag die je jezelf stelt zodra je denkt aan het wisselen van afspraakapp: en als de dame van donderdag komt opdagen en nergens staat ingeschreven?

Zomaar wisselen kost je wél klanten: wie in de oude app boekte en bij een agenda aankomt die haar niet kent, wie nog steeds de link van je Instagram gebruikt, wie een bericht krijgt van een onbekend nummer en het niet opent. Alle drie zijn te voorkomen als je weet wat er verplaatst moet worden en in welke volgorde.

Wat moet je verplaatsen als je van afspraakapp wisselt?

Drie dingen, en maar één gaat er in één keer. Je klantenlijst (naam, telefoon, e-mail, verjaardag en notities) importeer je volledig. De afspraken die je al had staan, schrijf je over naar de nieuwe agenda. En de link waarmee mensen bij je boeken, verander je op elke plek waar je hem publiceerde.

De volgorde is belangrijk: eerst de lijst, dan de afspraken, als laatste de link. Als je de nieuwe link publiceert voordat je de afspraken hebt overgezet, denkt je nieuwe agenda dat donderdag om 11:00 uur vrij is, en gaat iemand daar overheen boeken op de plek waar de dame al stond ingepland.

Hoe importeer ik mijn klantenlijst in Proyecta?

Download je lijst uit de andere app als CSV-bestand en upload die bij Agenda › Klanten › “Klanten importeren”. Vind je niet hoe je moet exporteren, vraag het dan aan hun support; heb je de lijst in Excel of Google Sheets, dan kun je de rijen ook plakken.

Klanten importeren betekent de lijst die je al hebt in één keer binnenhalen, in plaats van elke klant handmatig aan te maken. Proyecta raadt wat er in elke kolom staat en jij corrigeert waar nodig: Naam, Achternaam, Telefoon, E-mail, Verjaardag, Notitie of Niet importeren. Het herkent kopjes in het Nederlands, Spaans of Engels (geeft je app “First name” en “Last name”, dan voegt het die samen), begrijpt een verjaardag geschreven als “12 maart” of “12-03-1990” en strijkt de 044 of 045 van oude nummers glad. Er kunnen tot 2.000 klanten per import mee; heb je meer, dan splits je het bestand.

Voordat je importeert, zie je precies wat er met elke rij gaat gebeuren. De lijst van Lourdes bevatte 640 regels en het scherm zei haar “607 klanten worden toegevoegd” en “33 rijen worden overgeslagen”, elk met zijn eigen reden: “geen telefoon of e-mail” of “staat al in de lijst (rij 214)”. De doublures waren klanten die twee keer waren aangemaakt met hetzelfde mobiele nummer, de één keer als “Fati” en de ander als “Fátima Ruiz”. De rijen zonder telefoon of e-mail stamden van voor 2023, en die liet ze buiten de import.

De import overschrijft niet wat je al hebt. Stond een klant al bij Klanten omdat ze je via WhatsApp had geschreven, dan wordt haar dossier aangevuld. Had je haar al geregistreerd, dan verandert haar naam of telefoonnummer niet; er wordt alleen de verjaardag of notitie toegevoegd die nog ontbrak. En stopt het halverwege, dan upload je dezelfde lijst gewoon opnieuw: wie er al in staat, wordt overgeslagen.

Koppel de kolom met opmerkingen aan Notitie. Bij Lourdes stond daar wat een nieuwe therapeute moet weten, zoals “houdt niet van praten tijdens de behandeling” of “lichte druk op de benen”. Heeft iemand nog sessies open staan van een pakket uit de oude app, zet dat dan in diezelfde notitie en trek ze er zelf van af. De knop is alleen zichtbaar in jouw account als eigenaar.

Wat gebeurt er met de afspraken die al stonden ingepland?

Afspraken worden niet geïmporteerd: die verplaats je zelf, één voor één, met “Nieuwe afspraak” in de Agenda. Begin bij de dichtstbijzijnde en werk toe naar de verste die je nog hebt.

Omdat je klanten al bij Klanten staan, vraagt de agenda bij het intypen van de naam “Is dit een van je klanten?” en kies je haar uit de lijst, zonder een dubbele aan te maken. Lourdes had 46 afspraken in de drie weken erna en zette ze in één middag over, met de oude app open naast de nieuwe.

Is je website al online en heeft de klant een telefoonnummer, dan krijgt ze bij het opslaan van de afspraak een bevestiging via WhatsApp en, een dag van tevoren, haar herinnering, tenzij ze heeft laten weten geen berichten te willen. Die komt van de meldingslijn van Proyecta met de naam van je bedrijf erop, niet van jouw mobiele nummer, dus voor haar is het een onbekend nummer.

Daarom stuurde Lourdes, voordat ze de afspraken overzette, alle 46 vanaf haar eigen WhatsApp een berichtje: “Ik ben van agenda gewisseld. Je krijgt een bericht om je afspraak van donderdag te bevestigen. Het is dezelfde tijd, er verandert niets.” Zo vroeg niemand zich af wie haar daar schreef toen de bevestiging aankwam.

Zeg de oude app nog niet op. Laat hem bestaan, zonder hem nog aan te kondigen, tot de laatste afspraak die daar bij je werd gemaakt is geweest, en open hem de eerste twee weken elke avond: heeft iemand met de oude link geboekt, dan verplaats je de afspraak en laat je het haar weten.

Waar moet ik de link veranderen zodat ze bij de nieuwe app boeken?

Op elke plek waar de oude link leeft, en dezelfde dag. De vaste plekken zijn je Instagram-bio, je Google Maps-profiel, je WhatsApp Business-profiel en je Facebookpagina.

Lourdes veranderde alle vier op een zondagavond. De dinsdag erna boekte een klant in de oude app. De link kwam uit het welkomstbericht van haar WhatsApp Business, dat ze twee jaar eerder had geschreven en zich niet eens meer herinnerde. Omdat ze elke avond de oude app controleerde, zag ze het diezelfde dinsdag, verplaatste de afspraak en paste het bericht aan. Kijk ook je snelle antwoorden en je uitgelichte verhalen na.

Hoe lang duurt het om van afspraakapp te wisselen?

Van twee tot vier weken van begin tot eind, al past het echte werk in één weekend. De lijst importeert in minuten, zo’n vijftig afspraken verplaats je in één middag en de link verander je in een uur. Wat de overgang verlengt is de overlap: de oude app blijft open tot de laatste afspraak die daarin stond is geweest.

Voordat je iets verandert, noteer waar je link overal leeft

Open vandaag, ook als je nog niet hebt besloten, je Instagram, je Google-profiel, je WhatsApp Business en je Facebook, en schrijf op een vel elke plek op waar de link van je afspraakapp verschijnt. Met dat vel ontglipt je op de dag van de wissel niets.

Wil je de stap zetten, beschrijf je spa dan op proyecta.dev met iets als “een website voor mijn spa voor lichaamsbehandelingen in Coyoacán, met lymfedrainage, radiofrequentie en gezichtsbehandelingen, hun duur en prijs, en online afspraken bij elke therapeute.” Je krijgt je website met je agenda erin, en vanuit Klanten importeer je je lijst.