كيف تغيّرين تطبيق المواعيد دون أن تخسري عميلاتك

تدير لوردس سبا للعلاجات الجسدية في كوياكان: تصريف لمفاوي، تردد راديوي، وعلاجات للوجه، ومعها معالجتان غير نفسها. مضى عليها ثلاث سنوات مع تطبيق مواعيد آخر، ومنذ الصيف تريد تركه، لأن موقعها شيء وأجندتها شيء آخر، والرابط الذي يُحجز عليه يحمل اسم التطبيق قبل اسمها. وما كان يوقفها هو السؤال الذي يخطر لك حين تفكرين في تغيير تطبيق المواعيد: ماذا لو جاءت السيدة التي حجزت يوم الخميس ولم تجدي اسمها مسجلًا في أي مكان؟

الانتقال بلا خطة يكلّفك عميلات بالفعل: التي حجزت في التطبيق القديم وتصل إلى أجندة لا تحمل اسمها، والتي ما زالت تستخدم رابط إنستغرام القديم، والتي تتلقى رسالة من رقم مجهول فلا تفتحها. الثلاث حالات يمكن تجنبها إذا عرفتِ ما الذي ينتقل وبأي ترتيب.

ما الذي يجب نقله عند تغيير تطبيق المواعيد؟

ثلاثة أشياء، واحد منها فقط يتم دفعة واحدة. قائمة عميلاتك (الاسم، الهاتف، البريد الإلكتروني، تاريخ الميلاد والملاحظات) تُستورد كاملة. والمواعيد التي حجزتها مسبقًا تُكتب من جديد في الأجندة الجديدة. والرابط الذي يُحجز عليه يُغيَّر في كل مكان نشرتِه فيه.

الترتيب مهم: القائمة أولًا، ثم المواعيد، وفي النهاية الرابط. فإن نشرتِ الرابط الجديد قبل نقل المواعيد، ستظن أجندتك الجديدة أن يوم الخميس عند الساعة 11:00 متاح، وستأتي عميلة أخرى لتحجزه فوق السيدة التي كانت قد حجزته من قبل.

كيف أنقل قائمة عميلاتي إلى Proyecta؟

نزّلي قائمتك من التطبيق الآخر كملف CSV ثم ارفعيها في الأجندة › العملاء › «استيراد عملاء». وإن لم تجدي طريقة لتصديرها، اطلبيها من فريق الدعم الخاص بهم؛ وإن كانت لديك في Excel أو Google Sheets، يمكنك أيضًا لصق الصفوف مباشرة.

استيراد العملاء يعني إدخال القائمة التي لديك دفعة واحدة، بدلًا من تسجيل كل عميلة يدويًا. يحاول Proyecta تخمين محتوى كل عمود، وأنتِ تصححين ما يحتاج تصحيحًا: الاسم، اللقب، الهاتف، البريد الإلكتروني، تاريخ الميلاد، ملاحظة، أو عدم الاستيراد. يقرأ العناوين بالإسبانية أو بالإنجليزية (فإن كان تطبيقك يعطيك «First name» و«Last name»، يجمعهما معًا)، ويفهم تاريخ ميلاد مكتوبًا بصيغة «12 de marzo» أو «12/03/1990»، ويحذف 044 أو 045 من الأرقام القديمة. يستوعب حتى 2,000 عميلة في كل استيراد؛ وإن كان عددهن أكبر، تقسّمين الملف.

قبل الاستيراد، ترين ما سيحدث لكل صف. كانت قائمة لوردس تحتوي على 640 سطرًا، وأظهرت لها الشاشة «سيتم إضافة 607 عملاء» و«سيتم تجاهل 33 صفًا»، كل واحد بسببه الخاص: «بلا هاتف ولا بريد إلكتروني» أو «مكرر في القائمة (الصف 214)». وكانت الصفوف المكررة عميلات مسجّلات مرتين بنفس رقم الجوال، مرة باسم «فاتي» وأخرى باسم «فاتيما رويز». أما من لم يكن لديهن هاتف أو بريد إلكتروني، فلم يترددن منذ 2023، فاستبعدتهن.

الاستيراد لا يطمس ما لديك بالفعل. فإن كانت عميلة موجودة أصلًا في العملاء لأنها كتبت لك عبر WhatsApp، تُستكمل بطاقتها. وإن كانت مسجّلة من قبل، لا يُغيَّر اسمها أو هاتفها؛ بل يُضاف إليها فقط تاريخ الميلاد أو الملاحظة التي كانت تنقصها. وإن توقفت العملية في منتصف الطريق، ترفعين القائمة نفسها مرة أخرى: والعميلات اللواتي دخلن بالفعل يتم تجاهلهن.

اربطي عمود الملاحظات بحقل «ملاحظة». في قائمة لوردس كان هذا العمود يحمل ما تحتاج معالجة جديدة معرفته، مثل «لا تحب الحديث أثناء الجلسة» أو «ضغط خفيف على الساقين». وإن كان لدى إحداهن جلسات متبقية من باقة في التطبيق الآخر، دوّنيها في نفس الملاحظة واطرحيها يدويًا. هذا الزر لا يظهر إلا في حساب المالكة.

ماذا يحدث بالمواعيد التي كانت محجوزة مسبقًا؟

المواعيد لا تُستورد: أنتِ من تنقلينها، واحدًا تلو الآخر، باستخدام «موعد جديد» في التقويم. ابدئي بالأقرب وانتهي بالأبعد.

وبما أن عميلاتك موجودات بالفعل في العملاء، فعند كتابة الاسم تسألك الأجندة «هل هي إحدى عميلاتك؟» فتختارينها من القائمة، دون إنشاء نسخة أخرى منها. كان لدى لوردس 46 موعدًا في الأسابيع الثلاثة التالية، ونقلتها جميعًا في عصر يوم واحد، مع فتح التطبيق القديم بجانب الجديد.

إذا كان موقعك منشورًا فعليًا والعميلة لديها رقم هاتف، فإنها تتلقى تأكيدًا عبر WhatsApp عند حفظ الموعد، وقبل يوم واحد تذكيرًا بالموعد، إلا إذا كانت قد أخبرتك أنها لا تريد إشعارات. يصل هذا من خط إشعارات Proyecta باسم نشاطك التجاري، لا من هاتفك الشخصي، لذا بالنسبة لها يكون رقمًا لا تعرفه.

لهذا، قبل نقل المواعيد، كتبت لوردس من واتساب الخاص بها إلى العميلات الـ46: «غيّرت نظام الأجندة. ستصلك رسالة لتأكيد موعدك يوم الخميس. إنه نفس الوقت، لا شيء تغيّر». وبهذا، عندما وصل التأكيد، لم تسأل أي واحدة منهن من يكتب لها.

لا تلغي التطبيق الآخر بعد. اتركيه نشطًا دون الإعلان عنه، إلى أن يمر آخر موعد حُجز فيه، وفي الأسبوعين الأولين افتحيه كل ليلة: فإن حجزت إحداهن عبر الرابط القديم، تنقلين الموعد وتخبرينها.

أين يجب أن أغيّر الرابط حتى يحجزوا عندي من الجديد؟

في كل مكان يعيش فيه الرابط القديم، وفي نفس اليوم. الأماكن المعتادة هي السيرة الذاتية في إنستغرام، ملفك في Google Maps، ملف WhatsApp Business، وصفحتك في Facebook.

غيّرت لوردس الأربعة في مساء يوم أحد. وفي الثلاثاء التالي، حجزت عميلة في التطبيق القديم. كان الرابط قادمًا من رسالة الترحيب في WhatsApp Business، التي كتبتها منذ سنتين ولم تعد تتذكرها أصلًا. وبما أنها كانت تراجع التطبيق القديم كل ليلة، رأته في ذلك الثلاثاء نفسه، فنقلت الموعد وصححت الرسالة. راجعي أيضًا ردودك السريعة وقصصك المميزة.

كم يستغرق تغيير تطبيق المواعيد؟

من أسبوعين إلى أربعة أسابيع من البداية إلى النهاية، وإن كان العمل الفعلي يتسع لعطلة نهاية أسبوع واحدة. القائمة تُستورد في دقائق، وحوالي خمسين موعدًا تُنقل في عصر يوم واحد، والرابط يُغيَّر في ساعة واحدة. ما يطيل عملية التغيير هو فترة التداخل: التطبيق القديم يبقى مفتوحًا حتى يمر آخر موعد محجوز فيه.

قبل أن تغيّري أي شيء، دوّني أين يعيش رابطك

اليوم، وحتى إن لم تكوني قد قررتِ بعد، افتحي إنستغرام، ملفك في Google، WhatsApp Business، وFacebook، ودوّني في ورقة كل مكان يظهر فيه رابط تطبيق مواعيدك. بهذه الورقة، في يوم التغيير لن يفوتك أي مكان.

وعندما تريدين اتخاذ الخطوة، صفي سبا الخاص بك في proyecta.dev بشيء مثل «صفحة لسبا العلاجات الجسدية الخاص بي في كوياكان، مع تصريف لمفاوي وتردد راديوي وعلاجات وجه، بمدتها وسعرها، ومواعيد عبر الإنترنت مع كل معالجة». ستحصلين على صفحتك وأجندتك بداخلها، ومن العملاء تستوردين قائمتك.