কীভাবে ক্লায়েন্ট না হারিয়ে অ্যাপয়েন্টমেন্ট অ্যাপ বদলাবেন

লুর্দেসের কোয়োয়াকানে একটা বডি ট্রিটমেন্ট স্পা আছে: লিম্ফ্যাটিক ড্রেনেজ, রেডিওফ্রিকোয়েন্সি আর ফেসিয়াল, তার সাথে আরও দুজন থেরাপিস্ট কাজ করেন। তিন বছর ধরে অন্য একটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট অ্যাপ ব্যবহার করছেন আর গ্রীষ্মকাল থেকেই বদলাতে চাইছেন, কারণ তার ওয়েবসাইট একরকম, তার ক্যালেন্ডার আরেকরকম, আর যে লিংকে তাকে বুক করা হয় সেখানে তার নামের আগে অ্যাপটার নাম আসে। যা তাকে থামিয়ে রেখেছিল সেটা হলো অ্যাপয়েন্টমেন্ট অ্যাপ বদলানোর কথা ভাবলে যে প্রশ্নটা মনে আসে: আর যদি বৃহস্পতিবারের সেই মহিলা আসেন আর কোথাও তার নাম লেখাই না থাকে?

পরিকল্পনা ছাড়া বদলালে আসলেই ক্লায়েন্ট হারানোর ঝুঁকি থাকে: যিনি পুরনো অ্যাপে বুক করেছিলেন অথচ নতুন ক্যালেন্ডারে তার নাম নেই, যিনি এখনও আপনার ইনস্টাগ্রামের পুরনো লিংক ব্যবহার করছেন, যিনি অচেনা একটা নম্বর থেকে মেসেজ পেয়ে সেটা খোলেনই না। এই তিনটাই এড়ানো যায় যদি আপনি জানেন কী সরাতে হবে আর কোন ক্রমে।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট অ্যাপ বদলানোর সময় আপনাকে কী কী সরাতে হয়?

তিনটা জিনিস, আর তার মধ্যে একটাই একবারে হয়ে যায়। আপনার ক্লায়েন্টদের তালিকা (নাম, ফোন, ইমেল, জন্মদিন আর নোট) পুরোটা একসাথে ইম্পোর্ট হয়। যে অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো আপনার ইতিমধ্যে বুক করা আছে, সেগুলো নতুন ক্যালেন্ডারে আবার লিখতে হয়। আর যে লিংকে আপনার বুকিং আসে, সেটা যেখানে যেখানে পোস্ট করেছেন সব জায়গায় বদলাতে হয়।

ক্রমটা গুরুত্বপূর্ণ: প্রথমে তালিকা, তারপর অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো, সবশেষে লিংক। অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো স্থানান্তরের আগে যদি নতুন লিংক প্রকাশ করেন, তাহলে আপনার নতুন ক্যালেন্ডার ধরে নেবে বৃহস্পতিবার 11:00 টায় সময়টা খালি, আর কেউ একজন সেই সময়েই বুক করে ফেলবে, যদিও ওই মহিলার আগে থেকেই সেটা বুক করা আছে।

আমি কীভাবে আমার ক্লায়েন্ট তালিকা Proyecta-তে নিয়ে আসব?

অন্য অ্যাপ থেকে আপনার তালিকা CSV ফাইল হিসেবে ডাউনলোড করুন আর «ক্যালেন্ডার › ক্লায়েন্ট › ক্লায়েন্ট ইম্পোর্ট করুন»-তে আপলোড করুন। কীভাবে এক্সপোর্ট করবেন খুঁজে না পেলে তাদের সাপোর্টের কাছে চেয়ে নিন; Excel বা Google Sheets-এ থাকলে সরাসরি সারিগুলোও পেস্ট করতে পারেন।

ক্লায়েন্ট ইম্পোর্ট করা মানে হাতে হাতে একেকজন ক্লায়েন্ট যোগ করার বদলে আপনার যে তালিকা আছে সেটা একবারেই ঢুকিয়ে দেওয়া। Proyecta অনুমান করে নেয় প্রতিটা কলামে কী আছে, আর যেখানে প্রয়োজন আপনি ঠিক করে দেন: নাম, পদবি, ফোন, ইমেল, জন্মদিন, নোট বা ইম্পোর্ট করবেন না। এটা স্প্যানিশ বা ইংরেজি শিরোনাম পড়তে পারে (আপনার অ্যাপ যদি «First name» আর «Last name» দেয়, দুটো একসাথে জুড়ে নেয়), «12 de marzo» বা «12/03/1990» আকারে লেখা জন্মদিনও বোঝে, আর পুরনো নম্বর থেকে 044 বা 045 বাদ দিয়ে দেয়। প্রতিটা ইম্পোর্টে 2,000 ক্লায়েন্ট পর্যন্ত জায়গা থাকে; এর বেশি হলে ফাইলটা ভাগ করে নিন।

ইম্পোর্ট করার আগে দেখা যায় প্রতিটা সারির সঙ্গে কী ঘটবে। লুর্দেসের তালিকায় 640টা লাইন ছিল, আর স্ক্রিনে লেখা এলো «607 জন ক্লায়েন্ট যোগ হবে» আর «33টা সারি বাদ পড়বে», প্রতিটার কারণ সহ: «ফোন বা ইমেল কোনোটাই নেই» বা «তালিকায় আগে আছে (সারি 214)»। যেগুলো ডুপ্লিকেট ছিল, সেগুলো একই মোবাইল নম্বর দিয়ে দুইবার যোগ করা ক্লায়েন্ট, একবার «ফাতি» নামে আর আরেকবার «ফাতিমা রুইজ» নামে। যাদের ফোন বা ইমেল কোনোটাই ছিল না, তারা 2023 সাল থেকে আসেননি, তাই তিনি তাদের বাদ দিলেন।

ইম্পোর্ট আপনার আগের তথ্যের উপর দিয়ে চলে যায় না। কোনো ক্লায়েন্ট যদি আগে থেকেই তালিকায় থাকেন, কারণ তিনি আপনাকে WhatsApp-এ লিখেছিলেন, তাহলে তার প্রোফাইলটা পূরণ হয়ে যায়। আগে থেকে নিবন্ধিত থাকলে নাম বা ফোন নম্বর বদলায় না; শুধু যা বাকি ছিল, যেমন জন্মদিন বা নোট, সেটা যুক্ত হয়। আর মাঝপথে থেমে গেলে একই তালিকা আবার আপলোড করুন: যারা আগেই ঢুকে গেছেন তারা বাদ পড়ে যাবেন।

পর্যবেক্ষণ কলামটা নোট হিসেবে ম্যাপ করুন। লুর্দেসের তালিকায় এখানে যা ছিল তা হলো একজন নতুন থেরাপিস্টের জানা দরকার এমন কিছু, যেমন «সেশনের সময় কথা বলা পছন্দ করেন না» বা «পায়ে হালকা চাপ দিতে হবে»। কোনো ক্লায়েন্টের যদি অন্য অ্যাপের কোনো প্যাকেজ থেকে সেশন বাকি থাকে, সেটাও ওই নোটে লিখে রাখুন আর হাতে হাতে বাদ দিতে থাকুন। এই বাটনটা শুধু আপনার মালিক অ্যাকাউন্টে দেখা যায়।

আগে থেকে বুক করা অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলোর কী হবে?

অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো ইম্পোর্ট হয় না: আপনি নিজে একটা একটা করে স্থানান্তর করেন, ক্যালেন্ডারে «নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট» দিয়ে। সবচেয়ে কাছের অ্যাপয়েন্টমেন্ট থেকে শুরু করে সবচেয়ে দূরের পর্যন্ত নিয়ে যান।

আপনার ক্লায়েন্টরা যেহেতু আগে থেকেই তালিকায় আছেন, নাম লিখলে ক্যালেন্ডার জিজ্ঞেস করবে «এটা আপনার কোনো ক্লায়েন্ট কি?» আর আপনি তালিকা থেকে বেছে নেন, একই জনকে দুইবার তৈরি না করেই। লুর্দেসের সামনের তিন সপ্তাহে 46টা অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছিল, আর তিনি এক বিকেলেই সব স্থানান্তর করলেন, পুরনো অ্যাপটা নতুনটার পাশে খোলা রেখে।

আপনার পেজ যদি আগে থেকে প্রকাশিত থাকে আর ক্লায়েন্টের ফোন নম্বর থাকে, তাহলে অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেভ করার সাথে সাথে তার কাছে WhatsApp-এ একটা কনফার্মেশন যায়, আর একদিন আগে তার রিমাইন্ডার, যদি না তিনি আগেই বলে থাকেন নোটিফিকেশন চান না। এটা আসে Proyecta-র নিজের নোটিফিকেশন লাইন থেকে, আপনার মোবাইল থেকে নয়, তাই তার জন্য এটা একটা অচেনা নম্বর।

এই কারণেই অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো স্থানান্তরের আগে লুর্দেস তার নিজের WhatsApp থেকে সব 46 জনকে লিখলেন: «আমি ক্যালেন্ডার বদলেছি। বৃহস্পতিবারের অ্যাপয়েন্টমেন্ট কনফার্ম করার জন্য একটা মেসেজ আসবে। একই সময়, কিছু বদলায়নি।» এভাবে কনফার্মেশন মেসেজ এলে কেউই জিজ্ঞেস করেননি কে তাকে লিখছে।

পুরনো অ্যাপটা এখনই বাতিল করবেন না। যতদিন না সেখানে বুক করা সবচেয়ে শেষ অ্যাপয়েন্টমেন্টটাও হয়ে যায়, সেটা জিইয়ে রাখুন, প্রচার না করে, আর প্রথম দুই সপ্তাহ প্রতি রাতে একবার খুলে দেখুন: কেউ পুরনো লিংকে বুক করলে, সেই অ্যাপয়েন্টমেন্ট স্থানান্তর করে তাকে জানিয়ে দেন।

নতুন অ্যাপে বুকিং পেতে লিংকটা কোথায় কোথায় বদলাতে হবে?

যে সব জায়গায় পুরনো লিংকটা আছে, সেই সবখানে, আর একই দিনে। সবচেয়ে সাধারণ জায়গাগুলো হলো ইনস্টাগ্রাম বায়ো, আপনার Google Maps প্রোফাইল, WhatsApp Business প্রোফাইল আর আপনার ফেসবুক পেজ।

লুর্দেস একটা রোববার রাতে চারটাই বদলে দিলেন। পরের মঙ্গলবার, একজন ক্লায়েন্ট পুরনো অ্যাপেই বুক করলেন। লিংকটা এসেছিল তার WhatsApp Business-এর ওয়েলকাম মেসেজ থেকে, যেটা তিনি দুই বছর আগে লিখেছিলেন আর মনেও ছিল না। যেহেতু তিনি প্রতি রাতে পুরনো অ্যাপটা দেখছিলেন, সেই মঙ্গলবারই এটা ধরা পড়ল, তিনি অ্যাপয়েন্টমেন্টটা স্থানান্তর করলেন আর মেসেজটা ঠিক করলেন। আপনার কুইক রিপ্লাই আর হাইলাইট করা স্টোরিগুলোও দেখে নিন।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট অ্যাপ বদলাতে কত সময় লাগে?

শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত দুই থেকে চার সপ্তাহ, যদিও আসল কাজটা এক সপ্তাহান্তেই শেষ হয়ে যায়। তালিকা মিনিটেই ইম্পোর্ট হয়ে যায়, প্রায় পঞ্চাশটা অ্যাপয়েন্টমেন্ট এক বিকেলেই স্থানান্তর করা যায় আর লিংক বদলাতে এক ঘণ্টা লাগে। যা সময়টা বাড়িয়ে দেয় তা হলো ওভারল্যাপ: পুরনো অ্যাপটা চালু থাকে যতদিন না তাতে বুক করা শেষ অ্যাপয়েন্টমেন্টটাও হয়ে যায়।

কিছু বদলানোর আগে, লিখে রাখুন আপনার লিংক কোথায় কোথায় আছে

এখনই, এখনো সিদ্ধান্ত না নিলেও, আপনার ইনস্টাগ্রাম, Google প্রোফাইল, WhatsApp Business আর ফেসবুক খুলুন, আর একটা কাগজে লিখে রাখুন আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট অ্যাপের লিংক যেখানে যেখানে দেখা যায়। এই কাগজ থাকলে বদলানোর দিন একটাও বাদ পড়বে না।

যখন পদক্ষেপ নিতে চাইবেন, proyecta.dev-এ আপনার স্পাটা বর্ণনা করুন এরকম কিছু দিয়ে: «কোয়োয়াকানে আমার বডি ট্রিটমেন্ট স্পার জন্য একটা পেজ, লিম্ফ্যাটিক ড্রেনেজ, রেডিওফ্রিকোয়েন্সি আর ফেসিয়াল সহ, তাদের সময় আর দাম, আর প্রতিটা থেরাপিস্টের সাথে অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট।» আপনার পেজ তৈরি হয়ে যাবে তার মধ্যে ক্যালেন্ডার সহ, আর ক্লায়েন্টের তালিকা থেকে আপনার তালিকা ইম্পোর্ট করতে পারবেন।