כרטיס לקוחה לקריאת האלרגיות וההיסטוריה שלה לפני שהיא נכנסת לחדר הטיפולים

לשוצ’יטל יש קליניקת קוסמטיקה בפוארטו אסקונדידו, שם היא מבצעת ניקויי פנים עמוקים, פילינגים וטיפולי דרמהפן. באמצע השבוע היא מטפלת בעצמה, ובשבתות מחליפה אותה נעמי, קוסמטיקאית. הלקוחות שלה קובעות תור באתר שלה כבר ממרץ, אבל כרטיס הלקוחה עדיין היה דף נייר שכל אחת מילאה בביקור הראשון שלה, שמור בתיקייה לצד מיטת הטיפולים.

באחת השבתות, בשעה 10:00, הגיעה טניה לניקוי פנים עמוק עם נעמי. כשהיא שכבה על המיטה, היא ראתה את קופסת הכפפות ושאלה אם הן מלטקס, כי היא אלרגית. נעמי החליפה כפפות והמשיכה. טניה כתבה את זה במרץ, בדף שלה, אבל אף אחת לא פתחה את התיקייה, והמידע הגיע לחדר הטיפולים רק כי היא נזכרה בעצמה.

מה שאת יודעת על לקוחה עוזר רק אם מי שעומדת לטפל בה קוראת אותו לפני שהיא נכנסת. ביומן שלך יש שלושה מקומות לרשום את זה, ולא כולם נגישים לאותם אנשים.

מה זה כרטיס לקוחה?

כרטיס לקוחה הוא הדף שבו שמור כל מה שקרה עם כל אחת: מתי הגיעה, מתי לא הגיעה, מה נעשה ומה שסיפרה לך. את זה שעל הנייר ממלאים פעם אחת; את זה שביומן ממלאים עם כל תור.

ב-Proyecta הוא נמצא ביומן, בלשונית לקוחות. אין צורך לפתוח אותו ביד: מי שקובעת תור באתר שלך מופיעה שם עם השם והטלפון שלה, ואת מי שמגיעה בלי תור רושמים עם הוספת לקוחה. מהלוח השנה, פותחים את התור שלה ולוחצים על צפייה בכרטיס.

מה כולל ההיסטוריה של כל לקוחה?

מעל התורים שלה מופיעים שלושה מספרים: כמה פעמים הגיעה, כמה לא הגיעה וכמה בוטלו, לצד התור הקרוב שלה והביקור האחרון שלה. מתחת מופיעים התורים שלה, בחלוקה לקרובים ולעבר ובוטלו, כל אחד עם השירות, עם מי היה ואיך שולם. אצל טניה היו רשומות שבע הגעות ממרץ, אף היעדרות, וביטול אחד ביולי.

באותו כרטיס נמצאות גם התגיות שלה, יום ההולדת שלה והכפתור לקביעת תור חדש, שפותח תור עם השירות האחרון שלה ועם אותו אדם שטיפל בה. בתחתית הכרטיס נמצאת ההיסטוריה, עם התורים וההערות שלך, מהחדש ביותר לישן ביותר.

איפה רושמים אלרגיה כדי שלא תלך לאיבוד?

בכרטיס שלה, בשני מקומות: תגית קצרה והערה עם הפרטים. שוצ’יטל הוסיפה לטניה את התגית “לטקס”, ובהערה כתבה: “אלרגית ללטקס, אמרה את זה בביקור הראשון שלה. תמיד כפפות בלי לטקס” ולחצה על שמירת הערה.

שניהם נחוצים כי הם ממוקמים אחרת. ההערה נכנסת להיסטוריה עם התאריך שלה, ומכיוון שהחדש שם מופיע למעלה, ההערה של היום תימצא מתחת לכל תור שיבוא אחריה. התגית נשארת למעלה, לפני התורים שלה, לא משנה מתי תפתחי את הכרטיס. במחשב כל שורה בהיסטוריה מוצגת בשורה אחת, כך שהדבר החשוב צריך לבוא בתחילת ההערה.

מי בצוות שלך יכולה לראות את הכרטיס?

זה תלוי בהרשאה שנתת לה. בעלת מקצוע עם גישה ליומן שלה רואה את התורים ואת השעות שלה, ולא רואה את הלקוחות שלך; מישהי בקבלה כן רואה את הכרטיסים, וגם את היומן של כולם, בלי הכספים ובלי ההגדרות.

את שתי ההרשאות נותנים עם מספר WhatsApp, ביומן, בצוות: לכל אחת, בגישה ליומן שלה, ולמי שעומדת בדלפק, בקבלה, עם הוספת פקידת קבלה. אם מזמינים דרך אימייל, הסוגים הם בעלת מקצוע וקבלה. לנעמי יש גישה ליומן שלה, ושוצ’יטל בחרה לא להראות לה את רשימת הלקוחות שלה, כך שהאלרגיה הייתה צריכה להגיע אליה דרך התור.

איך אלרגיה מגיעה למי שנמצאת בחדר הטיפולים?

דרך התור: או שהלקוחה עונה על זה בעת ההזמנה, או שאת רושמת את זה. שני המקרים מופיעים בכרטיסיית התור, וזה מה שהקוסמטיקאית שלך רואה ביומן שלה.

כדי שיענו לך על זה, ביומן, בהגדרות, יש שאלות בעת ההזמנה: לוחצים על הוספת שאלה, כותבים אותה ובוחרים סוג תשובה. שוצ’יטל הגדירה “יש לך אלרגיה כלשהי? אם אין, כתבי “אין"", מסוג טקסט קצר ושדה חובה. התשובה מופיעה בתור, מתחת לשאלה כמו שכתבת אותה, ובמיילי ההזמנה - גם שלך וגם שלה. אפשר להגדיר עד 12 שאלות, ורק מי שמנהלת את האתר יכולה לשנות אותן.

את השאלה שואל האתר שלך. אם את רושמת את התור בעצמך כי כתבו לך ב-WhatsApp, אף אחת לא עונה על השאלה, ומה שאת יודעת נכתב בהוספת הערה, בתוך אותו תור: “רק את והצוות שלך רואים את זה. הלקוחה לא רואה את זה לעולם.” נעמי קוראת את זה ביומן שלה, ובדיוק שם היא יכולה לרשום את מה שראתה בחדר הטיפולים.

התשובה נשארת באותו תור ולא עוברת לכרטיס. אם טניה כותבת “לטקס” בנובמבר, בדצמבר היא תצטרך לכתוב את זה שוב, ואת מה שרוצים לשמור לתמיד מעבירים בעצמך להערה שבכרטיס שלה.

האם תיבת האישור משמשת כטופס הסכמה?

היא משמשת כדי שהלקוחה תאשר, בעת ההזמנה, משפט שכתבת את. התור שלה שומר “אישרה:” עם המשפט שלך, היום והשעה. אין עליה חתימה, כך שהיא לא מחליפה את הדף שהלקוחות שלך חותמות עליו בנייר.

היא מתווספת באותן שאלות בעת ההזמנה, עם הסוג תיבת אישור. בחדר טיפולים, מה שהכי שימושי זה נשאלת ב: אם לא מסמנים שירותים, היא מופיעה בכולם; אם מסמנים חלק, היא מופיעה רק בהם. שוצ’יטל הוסיפה אותה לפילינג ולטיפול הדרמהפן, עם המשפט “קראתי את ההנחיות לפני ואחרי הטיפול” והקישור לעמוד שבו הן נמצאות. מי שקובעת ניקוי פנים לא רואה את זה.

מה הכרטיס לא שומר?

הוא לא שומר תמונות או קבצים: התמונות לפני ואחרי של פילינג נשארות בנייד שלך. אין בו גם שדות שאת מגדירה בעצמך, כמו סוג עור או פוטוטיפ; את זה כותבים בהערה. והוא לא מסכם כמה שילמה כל לקוחה: כל תור מציג שולם, מקדמה או משלמת בעסק, בלי סכום כולל.

הוא גם לא מחליף את התיק הקליני הקוסמטי שממלאים בנייר. התיקייה של שוצ’יטל ממשיכה להיות בחדר הטיפולים, עם דפי הביקור הראשון. בשבתות, מה שנעמי צריכה לדעת כבר נמצא בתורים שלה.

איך מכניסים את זה לחדר הטיפולים שלי?

תארי את העסק שלך ב-Proyecta במילים שלך. משהו כזה: “עמוד לקליניקת הקוסמטיקה שלי בפוארטו אסקונדידו, עם ניקוי פנים עמוק, פילינג כימי וטיפול דרמהפן, כל אחד עם המחיר והמשך הזמן שלו, תורים אונליין איתי באמצע השבוע ועם נעמי בשבתות, ושבעת ההזמנה תישאל הלקוחה אם יש לה אלרגיה כלשהי”.

היום, בחיפוש בצ’אטים שלך ב-WhatsApp, כתבי “אלרגיה” ואז “אלרגית”, וספרי את הלקוחות שעולות. לשוצ’יטל עלו אחת עשרה עם משהו שהיה רק בנייד שלה. העבירי את הפרטים של כל אחת להערה שבכרטיס שלה; ואם מישהי עדיין לא נמצאת בלקוחות, הוספת לקוחה כוללת הערה משלה. התחילי ב-proyecta.dev.