Fiche cliente pour lire ses allergies et son historique avant qu'elle n'entre en cabine
Une fiche cliente réunit ses visites, ses absences et ce que vous savez d'elle, comme une allergie. Dans Proyecta, vous l'ouvrez depuis son rendez-vous avec Voir la fiche, et ce que doit savoir votre esthéticienne, vous le notez dans le rendez-vous.
Xóchitl a une cabine de cosmiatrie à Puerto Escondido, où elle fait des nettoyages profonds, des peelings et du dermapen. En semaine, c’est elle qui reçoit, et le samedi, c’est Noemí, une esthéticienne, qui la remplace. Ses clientes réservent sur sa page depuis mars, mais la fiche cliente restait une feuille de papier que chacune remplissait à sa première visite, gardée dans un classeur près de la table de soin.
Un samedi à 10h00, Tania est arrivée pour son nettoyage profond avec Noemí. Déjà allongée, elle a vu la boîte de gants et a demandé s’ils étaient en latex, parce qu’elle y est allergique. Noemí a changé de gants et a continué. Tania l’avait écrit en mars, sur sa feuille, mais personne n’avait ouvert le classeur, et l’information n’est arrivée en cabine que parce qu’elle s’en est souvenue.
Ce que vous savez d’une cliente ne sert que si la personne qui va la recevoir le lit avant qu’elle n’entre. Votre agenda a trois endroits pour le noter, et ce n’est pas tout le monde qui lit les trois.
Qu’est-ce qu’une fiche cliente ?
Une fiche cliente est la feuille où vit tout ce qui s’est passé avec chacune : quand elle est venue, quand elle a manqué, ce qui a été fait et ce qu’elle vous a raconté. Celle en papier, vous la remplissez une fois ; celle de votre agenda se remplit à chaque rendez-vous.
Dans Proyecta, elle se trouve dans Agenda, dans Clients. Vous ne la créez pas vous-même : qui réserve sur votre page y apparaît avec son nom et son téléphone, et qui arrive sans rendez-vous, vous la notez avec Ajouter un client. Depuis le calendrier, vous ouvrez son rendez-vous et vous appuyez sur Voir la fiche.
Que contient l’historique de chaque cliente ?
Au-dessus de ses rendez-vous apparaissent trois chiffres : combien de fois elle A assisté, combien de fois N’a pas assisté et combien ont été Annulés, avec sa Prochain rendez-vous et sa Dernière visite. En dessous viennent ses rendez-vous, dans À venir et dans Passés et annulés, chacun avec le service, avec qui il a eu lieu et comment il a été payé. Celle de Tania affichait sept visites depuis mars, aucune absence et une annulation en juillet.
Sur la même fiche se trouvent ses Étiquettes, son Anniversaire et le bouton Réserver à nouveau, qui ouvre un nouveau rendez-vous avec son dernier service et la même personne qui l’a reçue. Tout en bas se trouve l’Historique, avec ses rendez-vous et vos notes, du plus récent au plus ancien.
Où noter une allergie pour qu’elle ne se perde pas ?
Sur sa fiche, en deux endroits : une étiquette courte et une note avec le détail. Xóchitl a mis à Tania l’étiquette « latex », et dans Note a écrit « Allergique au latex, elle l’a dit à sa première visite. Toujours des gants sans latex », puis a appuyé sur Enregistrer la note.
Les deux sont nécessaires parce qu’elles se placent différemment. La note entre dans l’Historique avec sa date, et comme le plus récent y figure en haut, celle d’aujourd’hui finira sous chaque rendez-vous à venir. L’étiquette, elle, reste en haut, avant ses rendez-vous, quel que soit le moment où vous ouvrez la fiche. Sur l’ordinateur, chaque ligne de l’historique s’affiche sur une seule ligne, donc l’essentiel doit venir au début de la note.
Qui, dans votre équipe, peut voir la fiche ?
Cela dépend de l’accès que vous lui avez donné. Une professionnelle avec accès à son agenda voit ses rendez-vous et ses horaires, mais ne voit pas vos clients ; quelqu’un à la réception, si, voit les fiches, avec l’agenda de tout le monde, sans l’argent ni la configuration.
Les deux se donnent avec un WhatsApp, dans Agenda, dans Équipe : pour chaque personne, dans Accès à son agenda, et pour qui est au comptoir, dans Réception, avec Ajouter un(e) réceptionniste. Si vous invitez par e-mail, ce sont les types Professionnel(le) et Réception. Noemí a accès à son agenda, et Xóchitl a préféré ne pas lui montrer la liste de ses clientes, si bien que l’allergie devait lui arriver par le rendez-vous.
Comment une allergie arrive-t-elle à qui est en cabine ?
Par le rendez-vous : soit votre cliente vous répond en réservant, soit vous la notez vous-même. Les deux apparaissent sur la fiche du rendez-vous, ce que voit votre esthéticienne dans son agenda.
Pour qu’on vous réponde, dans Agenda, dans Réglages, se trouve Questions à la réservation : vous appuyez sur Ajouter une question, vous l’écrivez et vous choisissez le Type de réponse. Xóchitl a mis « Avez-vous une allergie ? Si non, écrivez “aucune” », en texte court et Obligatoire. La réponse apparaît sur le rendez-vous, sous la question telle que vous l’avez écrite, et dans les e-mails de la réservation, le vôtre et celui de la cliente. Vous pouvez créer jusqu’à 12 questions, et seule la personne qui administre la page peut les modifier.
C’est votre page qui pose la question. Si vous notez vous-même le rendez-vous parce qu’on vous a écrit par WhatsApp, personne n’y répond, et ce que vous savez va dans Ajouter une note, à l’intérieur du même rendez-vous : « Seuls vous et votre équipe la voyez. La cliente ne la voit jamais. » Noemí la lit dans son agenda et peut y noter directement ce qu’elle a vu en cabine.
La réponse reste dans ce rendez-vous et ne passe pas à la fiche. Si Tania écrit « latex » en novembre, en décembre elle devra le réécrire, et ce que vous voulez garder pour toujours, c’est vous qui le reportez dans sa note.
La case d’acceptation sert-elle de feuille de consentement ?
Elle sert à faire accepter à votre cliente, au moment de la réservation, une phrase que vous avez écrite, et son rendez-vous garde « A accepté : » avec votre phrase, le jour et l’heure. Elle ne comporte pas de signature, donc elle ne remplace pas la feuille que vos clientes signent sur papier.
Elle s’ajoute dans les mêmes Questions à la réservation, avec le type Case d’acceptation. Dans une cabine, ce qui est le plus utile, c’est Se demande pour : si vous ne cochez aucun service, elle apparaît pour tous ; si vous en cochez certains, seulement pour ceux-là. Xóchitl l’a mise sur le peeling et le dermapen, avec la phrase « J’ai lu les indications à suivre avant et après mon traitement » et le lien vers la page où elles se trouvent. Pour qui réserve un nettoyage, elle n’apparaît pas.
Que ne garde pas la fiche ?
Elle ne garde ni photos ni fichiers : l’avant-après d’un peeling reste sur votre téléphone. Elle n’a pas non plus de champs que vous inventeriez, comme le type de peau ou le phototype ; cela va dans la note. Et elle n’additionne pas ce que chaque cliente vous a payé : chaque rendez-vous indique Payé, Acompte ou Paie sur place, sans total.
Elle ne remplace pas non plus la fiche clinique de cosmétologie que vous remplissez sur papier. Le classeur de Xóchitl reste dans la cabine, avec les feuilles de première visite. Le samedi, ce que Noemí a besoin de savoir se trouve déjà dans ses rendez-vous.
Comment le mettre en place dans ma cabine ?
Décrivez votre entreprise à Proyecta avec vos propres mots. Quelque chose comme : « une page pour ma cabine de cosmiatrie à Puerto Escondido, avec nettoyage profond, peeling chimique et dermapen, avec leur prix et leur durée, des rendez-vous en ligne avec moi en semaine et avec Noemí le samedi, et qui, à la réservation, demande à la cliente si elle a une allergie ».
Aujourd’hui, dans la recherche de vos discussions WhatsApp, tapez « allergie » puis « allergique », et comptez les clientes qui apparaissent. Chez Xóchitl, onze sont sorties avec quelque chose qui n’existait que sur son téléphone. Copiez ce qui concerne chacune dans la note de sa fiche ; si l’une d’elles n’est pas encore dans Clients, Ajouter un client apporte sa propre note. Commencez sur proyecta.dev.