Karta klientki, by znać jej alergie i historię, zanim wejdzie do gabinetu

Xóchitl ma gabinet kosmetologiczny w Puerto Escondido, gdzie wykonuje głębokie czyszczenia, peelingi i dermapen. W tygodniu przyjmuje sama, a w soboty zastępuje ją Noemí, kosmetolożka. Jej klientki rezerwują wizyty na stronie od marca, ale karta klientki wciąż była papierową kartą, którą każda wypełniała przy pierwszej wizycie i którą trzymano w teczce obok leżanki.

W sobotę o 10:00 Tania przyszła na głębokie czyszczenie do Noemí. Już leżąc, zobaczyła pudełko z rękawiczkami i zapytała, czy są lateksowe, bo jest na niego uczulona. Noemí zmieniła rękawiczki i kontynuowała zabieg. Tania napisała o tym w marcu, na swojej karcie, ale nikt nie otworzył teczki, a informacja dotarła do gabinetu tylko dlatego, że ona sama o tym pamiętała.

To, co wiesz o klientce, ma sens tylko wtedy, gdy zanim ona wejdzie, przeczyta to osoba, która ją obsłuży. Twój kalendarz ma trzy miejsca, w których to zapisujesz, i nie każde z nich czyta ten sam zespół.

Co to jest karta klientki?

Karta klientki to miejsce, w którym żyje historia każdej z nich: kiedy przyszła, kiedy nie dotarła, co jej zrobiono i co ci powiedziała. Papierową wypełniasz raz; ta w twoim kalendarzu wypełnia się z każdą wizytą.

W Proyecta znajdziesz ją w Kalendarzu, w Klienci. Nie musisz jej zakładać: kto rezerwuje na twojej stronie, pojawia się tam ze swoim imieniem i telefonem, a kto przychodzi bez wizyty, dopisujesz przyciskiem Dodaj klienta. Z kalendarza otwierasz jej wizytę i dotykasz Zobacz kartę.

Co zawiera historia każdej klientki?

Nad jej wizytami widać trzy liczby: ile razy Była, ile razy Nie przyszła i ile Odwołanych, razem z jej Następną wizytą i Ostatnią wizytą. Niżej są jej wizyty, w Najbliższe i Minione i odwołane, każda z usługą, z informacją, u kogo była i jak zapłaciła. Karta Tanii wskazywała siedem wizyt od marca, żadnej nieobecności i jedną odwołaną w lipcu.

Na tej samej karcie znajdziesz jej Etykiety, jej Urodziny i przycisk Zarezerwuj ponownie, który otwiera nową wizytę z jej ostatnią usługą i z tą samą osobą, która ją obsłużyła. Na samym dole jest Historia, z jej wizytami i twoimi notatkami, od najnowszych do najstarszych.

Gdzie zapisujesz alergię, żeby się nie zgubiła?

W jej karcie, w dwóch miejscach: krótkiej etykiecie i notatce ze szczegółami. Xóchitl dodała Tanii etykietę «lateks», a w Notatce napisała «Uczulona na lateks, powiedziała o tym przy pierwszej wizycie. Zawsze rękawiczki bez lateksu» i dotknęła Zapisz notatkę.

Potrzebne są obie, bo działają inaczej. Notatka trafia do Historii z datą, a skoro tam nowości są na górze, dzisiejsza zejdzie poniżej każdej kolejnej wizyty. Etykieta zostaje na górze, przed jej wizytami, niezależnie od tego, kiedy otworzysz kartę. Na komputerze każdy wiersz historii widać w jednej linii, więc to, co ważne, umieszczaj na początku notatki.

Kto z twojego zespołu może zobaczyć kartę?

Zależy od dostępu, który jej dałaś. Specjalistka z dostępem do swojego kalendarza widzi swoje wizyty i godziny, a nie widzi twoich klientów; osoba z recepcji widzi karty, razem z kalendarzem wszystkich, bez pieniędzy i ustawień.

Oba dostępy nadaje się przez WhatsApp, w Kalendarzu, w Zespole: każdej osobie w Dostęp do kalendarza, a tej za recepcją w Recepcja, przyciskiem Dodaj recepcjonistkę. Jeśli zapraszasz przez e-mail, to są typy Specjalistka i Recepcja. Noemí ma dostęp do swojego kalendarza, a Xóchitl postanowiła nie pokazywać jej listy klientek, więc informacja o alergii musiała do niej dotrzeć przez wizytę.

Jak informacja o alergii dociera do osoby w gabinecie?

Przez wizytę: albo odpowiada ci klientka przy rezerwacji, albo zapisujesz to ty. Obie formy pojawiają się na karcie wizyty, czyli tym, co twoja kosmetolożka widzi w swoim kalendarzu.

Żeby ci na to odpowiedziały, w Kalendarzu, w Ustawieniach, znajduje się Pytania przy rezerwacji: dotykasz Dodaj pytanie, piszesz je i wybierasz Typ odpowiedzi. Xóchitl ustawiła «Masz jakąś alergię? Jeśli nie, napisz “brak”», jako krótki tekst i Obowiązkowe. Odpowiedź pojawia się w wizycie, pod pytaniem w takiej formie, jak je zapisałaś, oraz w e-mailach o rezerwacji, twoim i jej. Możesz utworzyć do 12 pytań, i zmienia je tylko osoba administrująca stroną.

Pytanie zadaje twoja strona. Jeśli wizytę zapisujesz ty, bo napisano do ciebie na WhatsApp, nikt na nie nie odpowiada, a to, co wiesz, wpisujesz w Dodaj notatkę, w tej samej wizycie: «Widzi ją tylko ty i twój zespół. Klientka nigdy jej nie zobaczy.» Noemí odczytuje ją w swoim kalendarzu i tam samo może dopisać to, co zauważyła w gabinecie.

Odpowiedź zostaje przy tej wizycie i nie przechodzi do karty. Jeśli Tania napisze «lateks» w listopadzie, w grudniu napisze to znowu, a to, co chcesz zachować na zawsze, musisz sama przenieść do jej notatki.

Czy pole akceptacji zastępuje formularz zgody?

Służy do tego, by twoja klientka zaakceptowała przy rezerwacji napisane przez ciebie oświadczenie, a jej wizyta zapisuje «Zaakceptowała:» razem z twoim tekstem, dniem i godziną. Nie ma podpisu, więc nie zastępuje formularza, który twoje klientki podpisują na papierze.

Dodajesz je w tych samych Pytaniach przy rezerwacji, z typem Pole akceptacji. W gabinecie najbardziej przydaje się opcja Pokazuje się w: jeśli nie zaznaczysz usług, pojawi się we wszystkich; jeśli zaznaczysz niektóre, pojawi się tylko w nich. Xóchitl ustawiła je w peelingu i dermapenie, z tekstem «Przeczytałam wskazówki przed i po zabiegu» oraz linkiem do strony, na której je trzyma. Przy rezerwacji czyszczenia to pole się nie pojawia.

Czego nie zapisuje karta?

Nie zapisuje zdjęć ani plików: zdjęcia przed i po peelingu zostają w twoim telefonie. Nie ma też pól, które wymyślisz sama, jak typ cery czy fototyp; to idzie do notatki. I nie sumuje tego, co zapłaciła ci każda klientka: każda wizyta mówi Zapłacono, Zaliczka albo Płaci w salonie, bez żadnej sumy.

Nie zastępuje też karty klinicznej kosmetologicznej, którą wypełniasz na papierze. Teczka Xóchitl wciąż jest w gabinecie, z kartami pierwszej wizyty. W soboty to, co musi wiedzieć Noemí, jest już w jej wizytach.

Jak to wdrożyć w moim gabinecie?

Opisz swój biznes w Proyecta własnymi słowami. Na przykład: “strona dla mojego gabinetu kosmetologicznego w Puerto Escondido, z głębokim czyszczeniem, peelingiem chemicznym i dermapenem, z ceną i czasem trwania każdego zabiegu, wizyty online ze mną w tygodniu i z Noemí w soboty, i żeby przy rezerwacji pytała klientkę, czy ma jakąś alergię”.

Dzisiaj, w wyszukiwarce swoich czatów WhatsApp, wpisz «alergia», a potem «uczulona», i policz klientki, które się pojawią. Xóchitl wyszło jedenaście, z czymś, co było tylko w jej telefonie. Przepisz to, co dotyczy każdej z nich, do notatki w jej karcie; jeśli któraś jeszcze nie jest w Klienci, Dodaj klienta ma własne pole notatki. Zacznij na proyecta.dev.