Ficha de clienta para leer sus alergias y su historial antes de que entre a cabina
Una ficha de clienta junta sus visitas, sus faltas y lo que sabes de ella, como una alergia. En Proyecta la abres desde su cita con Ver ficha, y lo que debe saber tu cosmetóloga lo anotas en la cita.
Xóchitl tiene una cabina de cosmiatría en Puerto Escondido, donde hace limpiezas profundas, peelings y dermapen. Entre semana atiende ella y los sábados la cubre Noemí, una cosmetóloga. Sus clientas reservan en su página desde marzo, pero la ficha de clienta seguía siendo una hoja de papel que cada una llenaba en su primera visita, guardada en una carpeta junto a la camilla.
Un sábado a las 10:00, Tania llegó a su limpieza profunda con Noemí. Ya acostada, vio la caja de guantes y preguntó si eran de látex, porque es alérgica. Noemí se cambió los guantes y siguió. Tania lo había escrito en marzo, en su hoja, pero nadie abrió la carpeta, y el dato llegó a la cabina sólo porque ella se acordó.
Lo que sabes de una clienta sirve si lo lee, antes de que entre, quien la va a atender. Tu agenda tiene tres lugares para anotarlo, y no todos los lee la misma gente.
¿Qué es una ficha de clienta?
Una ficha de clienta es la hoja donde vive lo que ha pasado con cada una: cuándo vino, cuándo faltó, qué se hizo y lo que te contó. La de papel la llenas una vez; la de tu agenda se va llenando con cada cita.
En Proyecta está en Agenda, en Clientes. No la das de alta: quien reserva en tu página aparece ahí con su nombre y su teléfono, y a quien llega sin cita la anotas con Agregar cliente. Desde el calendario, abres su cita y tocas Ver ficha.
¿Qué trae el historial de cada clienta?
Arriba de sus citas salen tres números: cuántas veces Asistió, cuántas No asistió y cuántas Canceladas, con su Próxima cita y su Última visita. Abajo vienen sus citas, en Próximas y en Pasadas y canceladas, cada una con el servicio, con quién fue y cómo se pagó. La de Tania marcaba siete asistencias desde marzo, ninguna falta y una cancelada en julio.
En la misma ficha están sus Etiquetas, su Cumpleaños y el botón Volver a reservar, que abre una cita nueva con su último servicio y con la misma persona que la atendió. Hasta abajo está el Historial, con sus citas y tus notas, de lo más nuevo a lo más viejo.
¿Dónde anotas una alergia para que no se pierda?
En su ficha, en dos partes: una etiqueta corta y una nota con el detalle. Xóchitl le puso a Tania la etiqueta «látex», y en Nota escribió «Alérgica al látex, lo dijo en su primera visita. Siempre guantes sin látex» y tocó Guardar nota.
Hacen falta las dos porque se acomodan distinto. La nota entra al Historial con su fecha, y como ahí lo nuevo va arriba, la de hoy va a quedar debajo de cada cita que venga después. La etiqueta se queda arriba, antes de sus citas, la abras cuando la abras. En la computadora cada renglón del historial se ve en una sola línea, así que lo importante va al principio de la nota.
¿Quién de tu equipo puede ver la ficha?
Depende del acceso que le diste. Una profesional con acceso a su agenda ve sus citas y sus horarios, y no ve tus clientes; alguien de recepción sí ve las fichas, junto con la agenda de todos, sin el dinero ni la configuración.
Los dos se dan con un WhatsApp, en Agenda, en Equipo: a cada persona, en Acceso a su agenda, y a quien está en el mostrador, en Recepción, con Agregar recepcionista. Si invitas por correo, son los tipos Profesional y Recepción. Noemí tiene acceso a su agenda, y Xóchitl prefirió no enseñarle la lista de sus clientas, de modo que la alergia tenía que llegarle por la cita.
¿Cómo le llega una alergia a quien está en cabina?
Por la cita: o te la contesta tu clienta al reservar, o la anotas tú. Las dos salen en la tarjeta de la cita, que es lo que tu cosmetóloga ve en su agenda.
Para que te la contesten, en Agenda, en Ajustes, está Preguntas al reservar: tocas Agregar pregunta, la escribes y escoges el Tipo de respuesta. Xóchitl puso «¿Tienes alguna alergia? Si no, escribe “ninguna”», de texto corto y Obligatoria. La respuesta sale en la cita, debajo de la pregunta como la escribiste, y en los correos de la reserva, el tuyo y el de ella. Puedes hacer hasta 12 preguntas, y sólo las cambia quien administra la página.
La pregunta la hace tu página. Si la cita la anotas tú porque te escribieron por WhatsApp, nadie la contesta, y lo que sepas va en Agregar nota, dentro de la misma cita: «Solo la ven tú y tu equipo. El cliente nunca la ve.» Noemí la lee en su agenda y ahí mismo puede anotar lo que vio en cabina.
La respuesta se queda en esa cita y no pasa a la ficha. Si Tania escribe «látex» en noviembre, en diciembre lo vuelve a escribir, y lo que quieras guardar para siempre lo pasas tú a su nota.
¿La casilla de aceptación sirve como hoja de consentimiento?
Sirve para que tu clienta acepte, al reservar, una frase que escribiste tú, y su cita guarda «Aceptó:» con tu frase, el día y la hora. No lleva firma, así que no sustituye la hoja que tus clientas firman en papel.
Se agrega en las mismas Preguntas al reservar, con el tipo Casilla de aceptación. En una cabina, lo que más sirve es Se pregunta en: si no marcas servicios, sale en todos; si marcas algunos, sólo en ésos. Xóchitl la puso en el peeling y en el dermapen, con la frase «Leí las indicaciones para antes y después de mi tratamiento» y el enlace a la página donde las tiene. A quien reserva una limpieza no le sale.
¿Qué no guarda la ficha?
No guarda fotos ni archivos: el antes y después de un peeling se queda en tu celular. Tampoco tiene campos que inventes tú, como tipo de piel o fototipo; eso va en la nota. Y no suma lo que te ha pagado cada clienta: cada cita dice Pagado, Anticipo o Paga en el negocio, sin un total.
Tampoco reemplaza la ficha clínica de cosmetología que llenas en papel. La carpeta de Xóchitl sigue en la cabina, con las hojas de primera visita. Los sábados, lo que Noemí necesita saber ya está en sus citas.
¿Cómo lo pongo en mi cabina?
Describe tu negocio en Proyecta con tus palabras. Algo así: “una página para mi cabina de cosmiatría en Puerto Escondido, con limpieza profunda, peeling químico y dermapen con su precio y su duración, citas en línea conmigo entre semana y con Noemí los sábados, y que al reservar le pregunte a la clienta si tiene alguna alergia”.
Hoy, en el buscador de tus chats de WhatsApp, escribe «alergia» y luego «alérgica», y cuenta las clientas que salen. A Xóchitl le salieron once con algo que sólo estaba en su celular. Copia lo de cada una a la nota de su ficha; si alguna todavía no está en Clientes, Agregar cliente trae su propia nota. Empieza en proyecta.dev.