Ficha da cliente para ler as alergias e o histórico antes de ela entrar na cabine
A ficha da cliente reúne as visitas, as faltas e o que você sabe sobre ela, como uma alergia. No Proyecta você a abre a partir do atendimento com Ver ficha, e o que sua cosmetóloga precisa saber você anota no atendimento.
Xóchitl tem uma cabine de cosmiatria em Puerto Escondido, onde faz limpezas profundas, peelings e dermapen. Durante a semana ela mesma atende, e nos sábados quem cobre é Noemí, uma cosmetóloga. As clientes dela reservam no site desde março, mas a ficha da cliente continuava sendo uma folha de papel que cada uma preenchia na primeira visita, guardada numa pasta ao lado da maca.
Num sábado às 10h, Tania chegou para sua limpeza profunda com Noemí. Já na maca, viu a caixa de luvas e perguntou se eram de látex, porque é alérgica. Noemí trocou as luvas e seguiu. Tania tinha anotado isso em março, na ficha dela, mas ninguém abriu a pasta, e a informação só chegou até a cabine porque ela se lembrou.
O que você sabe sobre uma cliente só serve se quem vai atendê-la ler isso antes de ela entrar. Sua agenda tem três lugares para anotar essas informações, e nem todos são lidos pelas mesmas pessoas.
O que é a ficha da cliente?
A ficha da cliente é a folha onde fica registrado o que aconteceu com cada uma: quando veio, quando faltou, o que foi feito e o que ela te contou. A de papel você preenche uma vez; a da sua agenda vai se preenchendo a cada atendimento.
No Proyecta ela está em Agenda, em Clientes. Você não precisa cadastrá-la: quem reserva no seu site aparece ali com nome e telefone, e quem chega sem agendamento você anota com Adicionar cliente. No calendário, você abre o atendimento dela e toca em Ver ficha.
O que tem no histórico de cada cliente?
Em cima dos atendimentos aparecem três números: quantas vezes Compareceu, quantas Não compareceu e quantas Canceladas, junto com o Próximo atendimento e a Última visita. Abaixo vêm os atendimentos, em Próximos e em Anteriores e cancelados, cada um com o serviço, com quem foi e como foi pago. A ficha de Tania marcava sete comparecimentos desde março, nenhuma falta e um cancelamento em julho.
Na mesma ficha estão as Etiquetas, o Aniversário e o botão Reservar novamente, que abre um novo atendimento com o último serviço e com a mesma pessoa que a atendeu. Bem no final está o Histórico, com os atendimentos e suas notas, do mais novo para o mais antigo.
Onde você anota uma alergia para que ela não se perca?
Na ficha dela, em duas partes: uma etiqueta curta e uma nota com o detalhe. Xóchitl colocou em Tania a etiqueta «látex», e em Nota escreveu «Alérgica a látex, disse isso na primeira visita. Sempre luvas sem látex» e tocou em Salvar nota.
As duas são necessárias porque se comportam de forma diferente. A nota entra no Histórico com a data, e como ali o mais novo fica em cima, a de hoje vai ficar abaixo de cada atendimento que vier depois. A etiqueta fica em cima, antes dos atendimentos, não importa quando você abra a ficha. No computador cada linha do histórico aparece em uma única linha, então o mais importante deve ficar no começo da nota.
Quem da sua equipe pode ver a ficha?
Depende do acesso que você deu a essa pessoa. Uma profissional com acesso à própria agenda vê seus atendimentos e seus horários, e não vê suas clientes; alguém da recepção vê as fichas, junto com a agenda de todo mundo, sem o dinheiro nem as configurações.
Os dois acessos são dados com um WhatsApp, em Agenda, em Equipe: para cada pessoa, em Acesso à própria agenda, e para quem fica no balcão, em Recepção, com Adicionar recepcionista. Se você convida por e-mail, os tipos são Profissional e Recepção. Noemí tem acesso à própria agenda, e Xóchitl preferiu não mostrar a ela a lista de clientes, então a alergia precisava chegar até ela pelo atendimento.
Como uma alergia chega até quem está na cabine?
Pelo atendimento: ou a cliente responde isso ao reservar, ou você anota. As duas aparecem no cartão do atendimento, que é o que sua cosmetóloga vê na agenda dela.
Para que te respondam isso, em Agenda, em Configurações, está Perguntas ao reservar: você toca em Adicionar pergunta, escreve a pergunta e escolhe o Tipo de resposta. Xóchitl colocou «Você tem alguma alergia? Se não tiver, escreva “nenhuma”», de texto curto e Obrigatória. A resposta aparece no atendimento, abaixo da pergunta como você a escreveu, e nos e-mails da reserva, o seu e o da cliente. Você pode criar até 12 perguntas, e só quem administra o site pode alterá-las.
A pergunta é feita pelo seu site. Se o atendimento é anotado por você porque te escreveram pelo WhatsApp, ninguém responde à pergunta, e o que você sabe vai em Adicionar nota, dentro do próprio atendimento: «Só você e sua equipe veem isso. A cliente nunca vê.» Noemí lê isso na agenda dela e ali mesmo pode anotar o que viu na cabine.
A resposta fica naquele atendimento e não passa para a ficha. Se Tania escreve «látex» em novembro, em dezembro ela escreve de novo, e o que você quiser guardar para sempre é você quem passa para a nota dela.
A caixa de aceite serve como termo de consentimento?
Serve para que a cliente aceite, ao reservar, uma frase que você escreveu, e o atendimento dela guarda «Aceitou:» com sua frase, o dia e a hora. Não tem assinatura, então não substitui a folha que suas clientes assinam no papel.
Ela é adicionada nas mesmas Perguntas ao reservar, com o tipo Caixa de aceite. Numa cabine, o que mais ajuda é Perguntar em: se você não marcar serviços, aparece em todos; se marcar alguns, só aparece nesses. Xóchitl a colocou no peeling e no dermapen, com a frase «Li as instruções para antes e depois do meu tratamento» e o link para a página onde elas estão. Para quem reserva uma limpeza, ela não aparece.
O que a ficha não guarda?
Não guarda fotos nem arquivos: o antes e depois de um peeling fica no seu celular. Também não tem campos que você invente, como tipo de pele ou fototipo; isso vai na nota. E não soma o que cada cliente já pagou: cada atendimento diz Pago, Sinal ou Paga no estabelecimento, sem um total.
Também não substitui a ficha clínica de cosmetologia que você preenche no papel. A pasta de Xóchitl continua na cabine, com as folhas de primeira visita. Nos sábados, o que Noemí precisa saber já está nos atendimentos.
Como eu coloco isso na minha cabine?
Descreva seu negócio no Proyecta com suas próprias palavras. Algo assim: “um site para minha cabine de cosmiatria em Puerto Escondido, com limpeza profunda, peeling químico e dermapen com preço e duração, agendamento online comigo durante a semana e com Noemí nos sábados, e que, ao reservar, pergunte à cliente se ela tem alguma alergia”.
Hoje, no buscador das suas conversas do WhatsApp, escreva «alergia» e depois «alérgica», e conte quantas clientes aparecem. Para Xóchitl apareceram onze com algo que só estava no celular dela. Copie o que encontrar de cada uma para a nota da ficha; se alguma ainda não estiver em Clientes, Adicionar cliente já traz sua própria nota. Comece em proyecta.dev.