Kundenkarte, um ihre Allergien und ihre Vorgeschichte zu lesen, bevor sie die Kabine betritt
Eine Kundenkarte bündelt ihre Besuche, ihre Fehltermine und das, was du über sie weißt, etwa eine Allergie. In Proyecta öffnest du sie über ihren Termin mit Karte ansehen, und was deine Kosmetikerin wissen muss, trägst du beim Termin ein.
Xóchitl betreibt eine Kosmetikkabine in Puerto Escondido, in der sie Tiefenreinigungen, Peelings und Dermapen-Behandlungen anbietet. Werktags ist sie selbst da, samstags übernimmt Noemí, eine Kosmetikerin. Ihre Kundinnen buchen seit März über ihre Seite, doch die Kundenkarte war weiterhin ein Blatt Papier, das jede bei ihrem ersten Besuch ausfüllte und das in einem Ordner neben der Behandlungsliege lag.
An einem Samstag um 10:00 Uhr kam Tania zu ihrer Tiefenreinigung bei Noemí. Schon auf der Liege, sah sie die Schachtel mit den Handschuhen und fragte, ob die aus Latex seien, weil sie allergisch ist. Noemí wechselte die Handschuhe und machte weiter. Tania hatte das im März auf ihrem Blatt vermerkt, aber niemand hatte den Ordner geöffnet, und die Information kam nur deshalb in der Kabine an, weil sie selbst daran gedacht hatte.
Was du über eine Kundin weißt, nützt nur, wenn es diejenige liest, die sie behandeln wird, und zwar bevor sie hereinkommt. Dein Kalender hat drei Stellen, an denen du das vermerken kannst, und nicht alle liest dieselbe Person.
Was ist eine Kundenkarte?
Eine Kundenkarte ist das Blatt, auf dem alles steht, was mit jeder Kundin passiert ist: wann sie kam, wann sie fehlte, was gemacht wurde und was sie dir erzählt hat. Die aus Papier füllst du einmal aus, die in deinem Kalender füllt sich mit jedem Termin.
In Proyecta findest du sie unter Kalender, unter Kunden. Du legst sie nicht selbst an: Wer über deine Seite bucht, erscheint dort automatisch mit Namen und Telefonnummer, und wer ohne Termin kommt, trägst du mit Kunde hinzufügen ein. Vom Kalender aus öffnest du den Termin und tippst auf Karte ansehen.
Was enthält der Verlauf jeder Kundin?
Über ihren Terminen stehen drei Zahlen: wie oft sie Erschienen ist, wie oft Nicht erschienen und wie viele Storniert wurden, zusammen mit ihrem Nächster Termin und ihrem Letzter Besuch. Darunter kommen ihre Termine, unter Anstehende und unter Vergangene und stornierte, jeder mit der Behandlung, bei wem sie war und wie bezahlt wurde. Bei Tania standen seit März sieben Besuche, kein Fehltermin und eine Stornierung im Juli.
In derselben Kundenkarte findest du auch ihre Etiketten, ihren Geburtstag und die Schaltfläche Erneut buchen, die einen neuen Termin mit ihrer letzten Behandlung und derselben Person öffnet, die sie behandelt hat. Ganz unten steht der Verlauf, mit ihren Terminen und deinen Notizen, vom Neuesten zum Ältesten.
Wo trägst du eine Allergie ein, damit sie nicht verloren geht?
In ihrer Kundenkarte, an zwei Stellen: einem kurzen Etikett und einer Notiz mit den Einzelheiten. Xóchitl gab Tania das Etikett „Latex“ und schrieb unter Notiz: „Allergisch gegen Latex, hat sie bei ihrem ersten Besuch gesagt. Immer latexfreie Handschuhe“ und tippte auf Notiz speichern.
Beide braucht es, weil sie sich unterschiedlich einordnen. Die Notiz kommt mit ihrem Datum in den Verlauf, und da dort das Neueste oben steht, rutscht die von heute unter jeden Termin, der danach kommt. Das Etikett bleibt oben, vor ihren Terminen, egal wann du die Karte öffnest. Am Computer wird jede Zeile des Verlaufs einzeilig angezeigt, also gehört das Wichtigste an den Anfang der Notiz.
Wer aus deinem Team kann die Kundenkarte sehen?
Das hängt vom Zugriff ab, den du ihr gegeben hast. Eine Fachkraft mit Zugriff auf ihren Kalender sieht ihre Termine und ihre Arbeitszeiten, aber nicht deine Kunden; jemand am Empfang sieht dagegen die Kundenkarten, zusammen mit dem Kalender von allen, aber ohne die Einnahmen und die Einstellungen.
Beide Zugriffe vergibst du per WhatsApp, unter Kalender, unter Team: jeder Person einzeln unter Zugriff auf seinen Kalender, und wer am Empfang sitzt, unter Empfang mit Rezeptionistin hinzufügen. Lädst du per E-Mail ein, sind das die Rollen Fachkraft und Empfang. Noemí hat Zugriff auf ihren Kalender, und Xóchitl wollte ihr die Liste ihrer Kundinnen lieber nicht zeigen, sodass die Allergie sie nur über den Termin erreichen konnte.
Wie erfährt die Person in der Kabine von einer Allergie?
Über den Termin: Entweder beantwortet deine Kundin es beim Buchen, oder du trägst es selbst ein. Beides erscheint auf der Terminkarte, also genau das, was deine Kosmetikerin in ihrem Kalender sieht.
Damit sie es dir beantworten, findest du unter Kalender, unter Einstellungen, die Fragen bei der Buchung: Du tippst auf Frage hinzufügen, schreibst sie und wählst den Antworttyp. Xóchitl stellte die Frage „Hast du Allergien? Falls nicht, schreib ‚keine‘“, als kurzen Text und Pflichtfeld. Die Antwort erscheint beim Termin, unter der Frage genau so, wie du sie geschrieben hast, und in den Buchungs-E-Mails, deiner und ihrer. Du kannst bis zu 12 Fragen anlegen, und nur, wer die Seite verwaltet, kann sie ändern.
Die Frage stellt deine Seite. Trägst du den Termin selbst ein, weil man dir über WhatsApp geschrieben hat, beantwortet sie niemand, und was du weißt, kommt unter Notiz hinzufügen, direkt beim selben Termin: „Das sehen nur du und dein Team. Die Kundin sieht es nie.“ Noemí liest es in ihrem Kalender und kann dort gleich vermerken, was sie in der Kabine festgestellt hat.
Die Antwort bleibt bei diesem Termin und wandert nicht in die Kundenkarte. Schreibt Tania im November „Latex“, muss sie es im Dezember erneut schreiben, und was du dauerhaft speichern willst, trägst du selbst in ihre Notiz ein.
Ersetzt das Zustimmungsfeld die Einverständniserklärung?
Es sorgt dafür, dass deine Kundin beim Buchen einem Satz zustimmt, den du selbst geschrieben hast, und bei ihrem Termin wird „Akzeptiert:“ mit deinem Satz, dem Tag und der Uhrzeit gespeichert. Es gibt keine Unterschrift, also ersetzt es nicht das Blatt, das deine Kundinnen auf Papier unterschreiben.
Du fügst es bei denselben Fragen bei der Buchung hinzu, mit dem Typ Zustimmungsfeld. In einer Kabine ist vor allem Wird gefragt bei nützlich: Markierst du keine Behandlungen, erscheint es bei allen; markierst du einige, nur bei denen. Xóchitl setzte es beim Peeling und beim Dermapen ein, mit dem Satz „Ich habe die Hinweise für vor und nach meiner Behandlung gelesen“ und dem Link zur Seite, auf der sie stehen. Wer eine Reinigung bucht, bekommt es nicht angezeigt.
Was speichert die Kundenkarte nicht?
Sie speichert keine Fotos oder Dateien: Das Vorher-Nachher eines Peelings bleibt auf deinem Handy. Sie hat auch keine Felder, die du dir selbst ausdenkst, wie Hauttyp oder Fototyp; das gehört in die Notiz. Und sie summiert nicht, was dir jede Kundin bezahlt hat: Bei jedem Termin steht Bezahlt, Anzahlung oder Zahlt vor Ort, ohne eine Gesamtsumme.
Sie ersetzt auch nicht die kosmetologische Patientenakte, die du auf Papier führst. Xóchitls Ordner steht weiterhin in der Kabine, mit den Blättern für den ersten Besuch. Samstags steht das, was Noemí wissen muss, bereits bei ihren Terminen.
Wie richte ich das in meiner Kabine ein?
Beschreibe dein Geschäft in Proyecta mit deinen eigenen Worten. Etwa so: „eine Seite für meine Kosmetikkabine in Puerto Escondido, mit Tiefenreinigung, chemischem Peeling und Dermapen jeweils mit Preis und Dauer, Online-Termine bei mir werktags und bei Noemí samstags, und dass die Kundin bei der Buchung gefragt wird, ob sie Allergien hat“.
Gib heute noch in der Suche deiner WhatsApp-Chats „Allergie“ und dann „allergisch“ ein und zähl die Kundinnen, die dabei erscheinen. Bei Xóchitl waren es elf, mit etwas, das nur auf ihrem Handy stand. Kopiere das von jeder Einzelnen in die Notiz ihrer Kundenkarte; falls eine noch nicht unter Kunden steht, bringt Kunde hinzufügen ihre eigene Notiz mit. Fang an auf proyecta.dev.