پرونده مشتری برای خواندن آلرژی‌ها و پیشینه‌اش پیش از ورود به کابین
پرونده مشتری، بازدیدها، غیبت‌ها و هر چیزی که از او می‌دانید—مثل یک آلرژی—را کنار هم می‌گذارد. در Proyecta آن را از نوبتش با «مشاهده پرونده» باز می‌کنید، و هر چه کازمتولوژیست‌تان باید بداند را در همان نوبت یادداشت می‌کنید.
خوچیتل در پوئرتو اسکوندیدو یک کابین کازمیاتری دارد که در آن پاکسازی عمیق پوست، پیلینگ و درماپن انجام می‌دهد. روزهای هفته خودش کار می‌کند و شنبه‌ها نوئمی، یک کازمتولوژیست، جایش را می‌گیرد. مشتری‌هایش از ماه مارس نوبت‌هایشان را از صفحه‌اش رزرو می‌کنند، اما پرونده مشتری هنوز همان برگه کاغذی بود که هرکدام در اولین ویزیتش پر می‌کرد و در پوشه‌ای کنار تخت نگه داشته می‌شد.
یک شنبه ساعت ۱۰:۰۰، تانیا برای پاکسازی عمیق پوستش پیش نوئمی رسید. وقتی روی تخت دراز کشیده بود، جعبه دستکش‌ها را دید و پرسید آیا از لاتکس هستند، چون به آن حساسیت دارد. نوئمی دستکش‌هایش را عوض کرد و ادامه داد. تانیا این را از ماه مارس در برگه‌اش نوشته بود، اما کسی پوشه را باز نکرده بود، و این اطلاعات فقط به این دلیل به کابین رسید که خودش یادش بود.
آنچه از یک مشتری می‌دانید فقط وقتی فایده دارد که پیش از ورودش، کسی که قرار است او را ببیند، آن را بخواند. تقویم شما سه جا برای یادداشت کردن این اطلاعات دارد، و همه آن‌ها را یک نفر نمی‌خواند.
پرونده مشتری چیست؟
پرونده مشتری همان برگه‌ای است که هر چه برای هر مشتری اتفاق افتاده در آن زندگی می‌کند: کِی آمده، کِی غیبت کرده، چه کاری برایش انجام شده و چه چیزی به شما گفته. نسخه کاغذی را یک بار پر می‌کنید؛ نسخه تقویم‌تان با هر نوبت کامل‌تر می‌شود.
در Proyecta این پرونده در بخش تقویم (Agenda)، زیربخش مشتریان (Clientes) قرار دارد. لازم نیست خودتان آن را بسازید: هرکس که از صفحه‌تان نوبت می‌گیرد، با نام و تلفنش همان‌جا ظاهر می‌شود، و کسی که بدون نوبت می‌آید را با افزودن مشتری ثبت می‌کنید. از تقویم، نوبتش را باز می‌کنید و روی مشاهده پرونده می‌زنید.
تاریخچه هر مشتری چه چیزهایی را نشان می‌دهد؟
بالای نوبت‌هایش سه عدد نشان داده می‌شود: چند بار حاضر شد، چند بار غیبت کرد و چند بار لغو شد، همراه با نوبت بعدی و آخرین ویزیت او. پایین‌تر نوبت‌هایش می‌آیند، در بخش نوبت‌های آینده و گذشته و لغو شده، هرکدام با خدمت مربوطه، اینکه با چه کسی بوده و چطور پرداخت شده. پرونده تانیا هفت حضور از ماه مارس، هیچ غیبتی و یک لغو در ماه ژوئیه را نشان می‌داد.
در همان پرونده، برچسب‌های او، تاریخ تولدش و دکمه رزرو دوباره قرار دارند که نوبتی تازه با آخرین خدمتش و همان فردی که او را دیده باز می‌کند. پایین‌تر از همه پیشینه قرار دارد، با نوبت‌ها و یادداشت‌های شما، از جدیدترین به قدیمی‌ترین.
کجا یک آلرژی را یادداشت کنید تا گم نشود؟
در پرونده‌اش، در دو بخش: یک برچسب کوتاه و یک یادداشت با جزئیات. خوچیتل برای تانیا برچسب «لاتکس» گذاشت، و در بخش یادداشت نوشت «به لاتکس حساسیت دارد، این را در اولین ویزیتش گفت. همیشه دستکش بدون لاتکس» و روی ذخیره یادداشت زد.
هر دو لازم‌اند چون هرکدام جور دیگری جا می‌گیرند. یادداشت با تاریخش وارد پیشینه می‌شود، و چون آنجا تازه‌ترین‌ها بالا می‌روند، یادداشت امروز زیر هر نوبتی که بعداً بیاید قرار می‌گیرد. اما برچسب بالا می‌ماند، پیش از نوبت‌هایش، هر وقت پرونده را باز کنید. در کامپیوتر هر سطر پیشینه در یک خط دیده می‌شود، پس نکته مهم را باید در ابتدای یادداشت نوشت.
کدام عضو تیم‌تان می‌تواند پرونده را ببیند؟
به دسترسی‌ای که به او داده‌اید بستگی دارد. یک متخصص با دسترسی به تقویمش فقط نوبت‌ها و ساعت‌های کاری خودش را می‌بیند و به مشتریان شما دسترسی ندارد؛ کسی که در پذیرش است، پرونده‌ها را هم می‌بیند، همراه با تقویم همه، اما بدون اطلاعات مالی و تنظیمات.
هر دو سطح دسترسی را با یک شماره واتس‌اپ می‌دهید، در بخش تقویم، زیربخش تیم: برای هر نفر، از طریق دسترسی به تقویمش، و برای کسی که پشت پیشخوان است، از طریق پذیرش با افزودن مسئول پذیرش. اگر با ایمیل دعوت کنید، نوع‌ها متخصص و پذیرش هستند. نوئمی دسترسی به تقویمش را دارد، و خوچیتل ترجیح داد لیست مشتریانش را به او نشان ندهد، پس آلرژی باید از طریق نوبت به او می‌رسید.
چطور یک آلرژی به دست کسی که در کابین است می‌رسد؟
از طریق نوبت: یا مشتری‌تان هنگام رزرو به آن پاسخ می‌دهد، یا خودتان آن را یادداشت می‌کنید. هر دو در کارت نوبت نمایش داده می‌شوند، همان چیزی که کازمتولوژیست‌تان در تقویمش می‌بیند.
برای اینکه مشتری به آن پاسخ دهد، در تقویم، زیربخش تنظیمات، گزینه سؤالات هنگام رزرو وجود دارد: روی افزودن سؤال می‌زنید، آن را می‌نویسید و نوع پاسخ را انتخاب می‌کنید. خوچیتل نوشت «آیا به چیزی حساسیت دارید؟ اگر نه، بنویسید “ندارم”»، از نوع متن کوتاه و الزامی. پاسخ در همان نوبت، زیر سؤالی که نوشته‌اید، و در ایمیل‌های رزرو—هم ایمیل شما و هم ایمیل مشتری—نمایش داده می‌شود. می‌توانید تا دوازده سؤال بسازید، و فقط کسی که صفحه را مدیریت می‌کند می‌تواند آن‌ها را تغییر دهد.
این سؤال را صفحه‌تان می‌پرسد. اگر نوبت را خودتان یادداشت کنید چون از طریق واتس‌اپ به شما پیام داده‌اند، کسی به آن پاسخ نمی‌دهد، و هر چه بدانید را در افزودن یادداشت، داخل همان نوبت می‌نویسید: «فقط شما و تیم‌تان آن را می‌بینید. مشتری هرگز آن را نمی‌بیند.» نوئمی آن را در تقویمش می‌خواند و همان‌جا می‌تواند هر چه در کابین دید را یادداشت کند.
پاسخ در همان نوبت می‌ماند و به پرونده منتقل نمی‌شود. اگر تانیا در نوامبر بنویسد «لاتکس»، در دسامبر باید دوباره آن را بنویسد، و هر چه بخواهید برای همیشه نگه دارید باید خودتان به یادداشت پرونده‌اش منتقل کنید.
آیا گزینه تأیید به‌جای فرم رضایت‌نامه کار می‌کند؟
این گزینه برای این است که مشتری‌تان هنگام رزرو، جمله‌ای را که خودتان نوشته‌اید تأیید کند، و نوبتش «تأیید کرد:» را همراه با آن جمله، روز و ساعت ثبت می‌کند. امضا ندارد، پس جای برگه‌ای را که مشتریان‌تان روی کاغذ امضا می‌کنند نمی‌گیرد.
این گزینه در همان سؤالات هنگام رزرو اضافه می‌شود، با نوع گزینه تأیید. در یک کابین، چیزی که بیشترین کاربرد را دارد سؤال در این مورد پرسیده شود است: اگر هیچ خدمتی را انتخاب نکنید، در همه نمایش داده می‌شود؛ اگر چندتایی را انتخاب کنید، فقط در همان‌ها. خوچیتل آن را برای پیلینگ و درماپن گذاشت، با جمله «دستورالعمل‌های پیش و پس از درمانم را خواندم» و لینک صفحه‌ای که آن‌ها را در آن دارد. برای کسی که پاکسازی رزرو می‌کند نمایش داده نمی‌شود.
پرونده چه چیزهایی را ذخیره نمی‌کند؟
عکس یا فایل ذخیره نمی‌کند: قبل و بعد یک پیلینگ در گوشی خودتان می‌ماند. فیلدهایی هم که خودتان بسازید، مثل نوع پوست یا فتوتایپ، ندارد؛ آن‌ها باید در یادداشت بیایند. و جمع آنچه هر مشتری پرداخت کرده را هم نشان نمی‌دهد: هر نوبت می‌گوید پرداخت شده، پیش‌پرداخت یا پرداخت در محل، بدون هیچ جمع کلی.
همچنین جای پرونده بالینی کازمتولوژی را که روی کاغذ پر می‌کنید نمی‌گیرد. پوشه خوچیتل هنوز در کابین است، با برگه‌های اولین ویزیت. شنبه‌ها، هر چه نوئمی لازم است بداند، از قبل در نوبت‌هایش هست.
چطور این را در کابینم به کار بگیرم؟
کسب‌وکارتان را در Proyecta با کلمات خودتان توضیح دهید. چیزی شبیه این: «یک صفحه برای کابین کازمیاتری‌ام در پوئرتو اسکوندیدو، با پاکسازی عمیق پوست، پیلینگ شیمیایی و درماپن همراه با قیمت و مدت‌زمان هرکدام، نوبت آنلاین با خودم در روزهای هفته و با نوئمی در شنبه‌ها، و اینکه هنگام رزرو از مشتری بپرسد آیا به چیزی حساسیت دارد یا نه».
همین امروز، در جستجوی چت‌های واتس‌اپ‌تان، بنویسید «آلرژی» و بعد «حساسیت»، و تعداد مشتری‌هایی که ظاهر می‌شوند را بشمارید. برای خوچیتل یازده نفر پیدا شدند با چیزی که فقط در گوشی‌اش بود. مطالب هرکدام را به یادداشت پرونده‌اش کپی کنید؛ اگر کسی هنوز در مشتریان نیست، افزودن مشتری یادداشت خودش را دارد. از proyecta.dev شروع کنید.