Карточка клиентки, чтобы видеть её аллергии и историю до того, как она войдёт в кабинет
Карточка клиентки собирает её визиты, пропуски и то, что вы о ней знаете — например, аллергию. В Proyecta вы открываете её из записи кнопкой «Посмотреть карточку», а то, что должна знать ваша косметолог, записываете прямо в записи.
У Сочитль кабинет косметологии в Пуэрто-Эскондидо, где она делает глубокое очищение, пилинги и дермапен. В будни работает она сама, а по субботам её подменяет Ноэми, косметолог. Клиентки записываются на её сайте с марта, но карточка клиентки до сих пор оставалась бумажным листом, который каждая заполняла при первом визите — он лежал в папке рядом с кушеткой.
Однажды в субботу, в 10:00, Таня пришла на глубокое очищение к Ноэми. Уже лёжа на кушетке, она увидела коробку с перчатками и спросила, не латексные ли они — у неё на него аллергия. Ноэми сменила перчатки и продолжила. Таня написала об этом ещё в марте, в своём листе, но папку никто не открыл, и информация дошла до кабинета только потому, что она сама вспомнила.
То, что вы знаете о клиентке, приносит пользу только если это прочитает — до того, как она войдёт, — тот, кто будет её обслуживать. В вашем расписании есть три места, где это можно записать, и не все из них видят одни и те же люди.
Что такое карточка клиентки?
Карточка клиентки — это лист, где хранится всё, что происходило с каждой из них: когда приходила, когда не явилась, что ей делали и что она вам рассказала. Бумажную заполняют один раз; та, что в расписании, заполняется с каждой новой записью.
В Proyecta она находится в разделе Расписание, в Клиенты. Создавать её вручную не нужно: та, кто записывается на вашем сайте, появляется там со своим именем и телефоном, а того, кто приходит без записи, вы добавляете через Добавить клиента. Из календаря открываете запись и нажимаете Посмотреть карточку.
Что входит в историю каждой клиентки?
Над записями показаны три цифры: сколько раз клиентка Пришла, сколько раз Не пришла и сколько раз Отменила, а также её Следующая запись и Последний визит. Ниже идут сами записи — в разделах Будущие и Прошедшие и отменённые — каждая с услугой, с тем, кто её принимал, и способом оплаты. У Тани было отмечено семь визитов с марта, ни одного пропуска и одна отмена в июле.
На той же карточке есть её Теги, День рождения и кнопка Записать снова, которая открывает новую запись с последней услугой и тем же специалистом, который её принимал. В самом низу — История, где её записи и ваши заметки идут от новых к старым.
Где записать аллергию, чтобы она не потерялась?
В её карточке, в двух местах: короткий тег и заметка с подробностями. Сочитль поставила Тане тег «латекс» и в поле Заметка написала: «Аллергия на латекс, сказала об этом на первом визите. Всегда перчатки без латекса» — и нажала Сохранить заметку.
Нужны оба, потому что ведут себя по-разному. Заметка попадает в Историю с датой, а поскольку там новое идёт сверху, сегодняшняя запись окажется ниже каждой следующей записи. Тег остаётся наверху, перед списком визитов, когда бы вы ни открыли карточку. На компьютере каждая строка истории видна в одну строку, так что главное нужно писать в начале заметки.
Кто из вашей команды может видеть карточку?
Зависит от того, какой доступ вы ей дали. Специалист с доступом к своему расписанию видит свои записи и своё рабочее время, но не видит ваших клиентов; сотрудник ресепшн, наоборот, видит карточки — вместе с расписанием всей команды, но без денег и настроек.
Оба доступа выдаются через WhatsApp, в разделе Расписание, в Команда: каждому человеку — через Доступ к своему расписанию, а тому, кто стоит на стойке, — через Ресепшн, кнопкой Добавить администратора. Если приглашаете по почте, это те же типы — Специалист и Ресепшн. У Ноэми есть доступ к своему расписанию, а Сочитль решила не показывать ей список своих клиенток, так что об аллергии она должна была узнать через запись.
Как информация об аллергии доходит до того, кто работает в кабинете?
Через запись: либо клиентка отвечает на вопрос при бронировании, либо вы записываете это сами. Оба варианта отображаются на карточке записи — именно её видит ваша косметолог в своём расписании.
Чтобы клиентка отвечала сама, в разделе Расписание, в Настройки, есть Вопросы при бронировании: нажимаете Добавить вопрос, пишете его и выбираете Тип ответа. Сочитль добавила вопрос «Есть ли у вас аллергия? Если нет, напишите “нет”» — с коротким текстовым ответом и отметкой Обязательный. Ответ появляется в записи, под вопросом так, как вы его написали, а также в письмах о бронировании — и в вашем, и в её. Можно создать до 12 вопросов, и менять их может только тот, кто управляет сайтом.
Вопрос задаёт ваш сайт. Если запись создаёте вы сами, потому что вам написали в WhatsApp, отвечать некому, и то, что вы знаете, идёт в Добавить заметку — внутри той же записи: «Её видите только вы и ваша команда. Клиент её никогда не увидит». Ноэми читает это в своём расписании и там же может записать то, что увидела в кабинете.
Ответ остаётся в этой записи и не переходит в карточку. Если Таня напишет «латекс» в ноябре, в декабре она напишет это снова, а то, что хотите сохранить навсегда, переносите в заметку сами.
Можно ли использовать галочку согласия как лист информированного согласия?
Она позволяет клиентке подтвердить при бронировании фразу, которую написали вы, и в её записи сохраняется «Подтвердила:» с вашей фразой, датой и временем. Подписи у неё нет, так что она не заменяет лист, который ваши клиентки подписывают на бумаге.
Добавляется в тех же Вопросах при бронировании, с типом Галочка согласия. В кабинете косметологии особенно полезно поле Спрашивать при: если не выбрать услуги, галочка появится для всех; если выбрать некоторые — только для них. Сочитль поставила её для пилинга и дермапена, с фразой «Я прочитала рекомендации до и после процедуры» и ссылкой на страницу, где они размещены. Той, кто записывается на очищение, эта галочка не показывается.
Чего нет в карточке?
В ней нет ни фото, ни файлов: фото «до и после» пилинга остаются в вашем телефоне. Нет и полей, которые вы могли бы придумать сами, например тип кожи или фототип — это идёт в заметку. И она не считает, сколько заплатила каждая клиентка: в каждой записи написано Оплачено, Предоплата или Платит в салоне, без итоговой суммы.
Она также не заменяет медицинскую карту косметолога, которую вы заполняете на бумаге. Папка Сочитль так и остаётся в кабинете, с листами первого визита. По субботам то, что нужно знать Ноэми, уже есть в её записях.
Как внедрить это в своём кабинете?
Опишите свой бизнес в Proyecta своими словами. Например: «сайт для моего кабинета косметологии в Пуэрто-Эскондидо, с глубоким очищением, химическим пилингом и дермапеном с ценой и длительностью, онлайн-записью ко мне в будни и к Ноэми по субботам, и чтобы при бронировании у клиентки спрашивали, есть ли у неё аллергия».
Сегодня зайдите в поиск по чатам WhatsApp, напишите «аллергия», а затем «аллергична», и посчитайте, сколько клиенток вылезет. У Сочитль их оказалось одиннадцать — с тем, что хранилось только в её телефоне. Перенесите данные каждой в заметку её карточки; если кого-то ещё нет в Клиенты, в Добавить клиента есть своё поле для заметки. Начните на proyecta.dev.