Kartu klien untuk membaca alergi dan riwayatnya sebelum dia masuk ke ruang perawatan
Kartu klien mengumpulkan kunjungannya, ketidakhadirannya, dan apa yang kamu tahu tentang dia, seperti sebuah alergi. Di Proyecta, kamu membukanya dari jadwalnya dengan Lihat Kartu, dan apa yang perlu diketahui terapismu, kamu catat di jadwal itu.
Xóchitl punya ruang perawatan kosmiatri di Puerto Escondido, tempat dia melakukan pembersihan wajah dalam, peeling, dan dermapen. Hari kerja dia sendiri yang melayani, dan Sabtu digantikan oleh Noemí, seorang terapis kecantikan. Klien-kliennya sudah memesan lewat halamannya sejak Maret, tapi kartu kliennya masih berupa selembar kertas yang diisi masing-masing klien saat kunjungan pertama, disimpan dalam folder di samping ranjang perawatan.
Suatu Sabtu pukul 10:00, Tania datang untuk pembersihan wajah dalamnya dengan Noemí. Setelah berbaring, dia melihat kotak sarung tangan dan bertanya apakah itu dari lateks, karena dia alergi. Noemí mengganti sarung tangannya dan melanjutkan perawatan. Tania sudah menuliskannya di bulan Maret, di kertasnya, tapi tidak ada yang membuka folder itu, dan informasi itu sampai ke ruang perawatan hanya karena dia sendiri yang mengingatnya.
Apa yang kamu tahu tentang seorang klien baru berguna kalau dibaca, sebelum dia masuk, oleh orang yang akan melayaninya. Agendamu punya tiga tempat untuk mencatatnya, dan tidak semuanya dibaca oleh orang yang sama.
Apa itu kartu klien?
Kartu klien adalah tempat tersimpannya semua yang pernah terjadi dengan masing-masing klien: kapan dia datang, kapan dia tidak hadir, apa yang dilakukan, dan apa yang dia ceritakan padamu. Yang di atas kertas kamu isi sekali; yang di agendamu terisi sendiri dengan setiap jadwal.
Di Proyecta, kartu ini ada di Agenda, di Klien. Kamu tidak perlu mendaftarkannya: siapa pun yang memesan lewat halamanmu akan muncul di sana dengan nama dan nomor teleponnya, dan yang datang tanpa jadwal kamu catat dengan Tambah Klien. Dari kalender, kamu buka jadwalnya dan ketuk Lihat Kartu.
Apa isi riwayat setiap klien?
Di atas daftar jadwalnya muncul tiga angka: berapa kali Hadir, berapa kali Tidak Hadir, dan berapa kali Dibatalkan, lengkap dengan Jadwal Berikutnya dan Kunjungan Terakhir. Di bawahnya ada daftar jadwalnya, dalam Mendatang dan Lampau dan Dibatalkan, masing-masing dengan layanannya, dengan siapa dia dilayani, dan bagaimana dia membayar. Milik Tania menunjukkan tujuh kehadiran sejak Maret, tidak ada yang bolos, dan satu dibatalkan pada Juli.
Di kartu yang sama ada Label-nya, Ulang Tahun-nya, dan tombol Pesan Lagi, yang membuka jadwal baru dengan layanan terakhirnya dan dengan orang yang sama yang melayaninya. Paling bawah ada Riwayat, dengan jadwal-jadwalnya dan catatanmu, dari yang terbaru ke yang terlama.
Di mana kamu mencatat alergi agar tidak hilang?
Di kartunya, dalam dua bagian: sebuah label pendek dan sebuah catatan dengan detailnya. Xóchitl memberi Tania label «lateks», dan di Catatan dia menulis «Alergi lateks, dia bilang saat kunjungan pertamanya. Selalu pakai sarung tangan tanpa lateks» lalu mengetuk Simpan Catatan.
Kedua bagian ini perlu ada karena letaknya berbeda. Catatan masuk ke Riwayat dengan tanggalnya, dan karena di sana yang terbaru ada di atas, catatan hari ini akan tertindih oleh setiap jadwal yang muncul setelahnya. Label tetap di atas, sebelum daftar jadwalnya, kapan pun kamu membuka kartunya. Di komputer, setiap baris riwayat tampil dalam satu baris saja, jadi hal yang penting diletakkan di awal catatan.
Siapa di timmu yang bisa melihat kartu ini?
Tergantung akses yang kamu berikan. Seorang profesional dengan akses ke agendanya sendiri melihat jadwal dan jamnya, dan tidak melihat daftar klienmu; seseorang di resepsionis justru bisa melihat kartu-kartu klien, beserta agenda semua orang, tanpa data uang atau pengaturan.
Kedua akses ini diberikan lewat WhatsApp, di Agenda, di Tim: untuk setiap orang, di Akses ke Agendanya, dan untuk yang di meja depan, di Resepsionis, dengan Tambah Resepsionis. Kalau kamu mengundang lewat email, jenisnya adalah Profesional dan Resepsionis. Noemí punya akses ke agendanya sendiri, dan Xóchitl memilih untuk tidak menunjukkan daftar kliennya padanya, sehingga informasi alergi itu harus sampai lewat jadwal.
Bagaimana informasi alergi sampai ke orang yang ada di ruang perawatan?
Lewat jadwal: entah dijawab oleh klienmu saat memesan, atau kamu sendiri yang mencatatnya. Keduanya muncul di kartu jadwal, yang dilihat terapismu di agendanya.
Supaya kliennya menjawabnya, di Agenda, di Pengaturan, ada Pertanyaan saat Memesan: kamu ketuk Tambah Pertanyaan, tulis pertanyaannya, dan pilih Jenis Jawaban. Xóchitl membuat «Apakah kamu punya alergi? Jika tidak, tulis “tidak ada”», berjenis teks singkat dan Wajib. Jawabannya muncul di jadwal, di bawah pertanyaan seperti yang kamu tulis, dan di email pemesanan, baik punyamu maupun punya kliennya. Kamu bisa membuat hingga 12 pertanyaan, dan hanya yang mengelola halaman yang bisa mengubahnya.
Pertanyaan itu diajukan oleh halamanmu. Kalau jadwalnya kamu catat sendiri karena mereka menghubungimu lewat WhatsApp, tidak ada yang menjawabnya, dan apa yang kamu tahu masuk ke Tambah Catatan, di dalam jadwal yang sama: «Hanya kamu dan timmu yang melihatnya. Klien tidak pernah melihatnya.» Noemí membacanya di agendanya dan di tempat yang sama dia bisa mencatat apa yang dia lihat di ruang perawatan.
Jawaban itu tetap berada di jadwal tersebut dan tidak berpindah ke kartu klien. Kalau Tania menulis «lateks» di bulan November, di bulan Desember dia harus menulisnya lagi, dan apa pun yang ingin kamu simpan untuk selamanya harus kamu pindahkan sendiri ke catatannya.
Apakah kotak persetujuan berfungsi sebagai lembar persetujuan?
Fungsinya agar klienmu menyetujui, saat memesan, sebuah kalimat yang kamu tulis sendiri, dan jadwalnya menyimpan «Menyetujui:» dengan kalimatmu, tanggal, dan jamnya. Tidak ada tanda tangan, jadi ini tidak menggantikan lembar yang ditandatangani klienmu di atas kertas.
Ditambahkan di Pertanyaan saat Memesan yang sama, dengan jenis Kotak Persetujuan. Di ruang perawatan, yang paling berguna adalah Ditanyakan di: kalau kamu tidak memilih layanan tertentu, pertanyaan ini muncul di semua; kalau kamu memilih beberapa, hanya muncul di layanan itu. Xóchitl memasangnya di peeling dan dermapen, dengan kalimat «Saya telah membaca petunjuk sebelum dan sesudah perawatan saya» serta tautan ke halaman tempat petunjuk itu berada. Yang memesan pembersihan wajah tidak akan melihatnya.
Apa yang tidak disimpan oleh kartu klien?
Tidak ada foto atau berkas yang disimpan: foto sebelum dan sesudah peeling tetap ada di ponselmu. Kartu ini juga tidak punya kolom yang bisa kamu buat sendiri, seperti jenis kulit atau fototipe; itu masuk ke catatan. Dan kartu ini tidak menjumlahkan total yang sudah dibayar setiap klien: setiap jadwal hanya menunjukkan Dibayar, Uang Muka, atau Bayar di Tempat, tanpa total keseluruhan.
Kartu ini juga tidak menggantikan kartu klinis kosmetologi yang kamu isi di atas kertas. Folder milik Xóchitl tetap ada di ruang perawatan, dengan lembar-lembar kunjungan pertama. Setiap Sabtu, apa yang perlu diketahui Noemí sudah ada di jadwalnya.
Bagaimana cara menerapkannya di ruang perawatanku?
Ceritakan bisnismu ke Proyecta dengan kata-katamu sendiri. Kira-kira seperti ini: “sebuah halaman untuk ruang perawatan kosmiatriku di Puerto Escondido, dengan pembersihan wajah dalam, peeling kimia, dan dermapen lengkap dengan harga dan durasinya, jadwal daring denganku di hari kerja dan dengan Noemí di hari Sabtu, dan saat memesan, tanyakan ke klien apakah dia punya alergi”.
Hari ini, di kolom pencarian chat WhatsApp-mu, tulis «alergi» lalu «punya alergi», dan hitung berapa klien yang muncul. Xóchitl menemukan sebelas klien dengan sesuatu yang hanya ada di ponselnya. Salin informasi masing-masing ke catatan di kartunya; kalau ada yang belum terdaftar di Klien, Tambah Klien punya kolom catatannya sendiri. Mulai di proyecta.dev.