Kabine girmeden önce alerjilerini ve geçmişini okumak için müşteri kartı
Müşteri kartı; ziyaretlerini, katılmadığı randevuları ve onunla ilgili bildiklerini, örneğin bir alerjiyi, bir arada toplar. Proyecta'da bunu randevusundan Kartı Gör ile açarsın, kozmetoloğunun bilmesi gerekeni de randevuya not edersin.
Xóchitl’in Puerto Escondido’da derin temizlik, peeling ve dermapen yaptığı bir kozmiyatri kabini var. Hafta içi kendisi bakıyor, cumartesileri ise kozmetolog Noemí devralıyor. Müşterileri Mart ayından beri sitesinden randevu alıyor, ama müşteri kartı hâlâ her birinin ilk ziyaretinde doldurduğu, yatağın yanındaki bir dosyada saklanan kâğıt bir formdu.
Bir cumartesi saat 10:00’da Tania, Noemí ile derin temizlik randevusuna geldi. Yattıktan sonra eldiven kutusunu gördü ve lateks olup olmadığını sordu, çünkü lateks alerjisi var. Noemí eldivenleri değiştirdi ve devam etti. Tania bunu Mart ayında, kendi formunda yazmıştı, ama kimse dosyayı açmamıştı; bilgi kabine sadece kendisi hatırladığı için ulaştı.
Bir müşteri hakkında bildiğin bir şey, ona bakacak kişi kabine girmeden önce okursa işe yarar. Takviminde bunu not edebileceğin üç yer var ve her birini aynı kişi okumuyor.
Müşteri kartı nedir?
Müşteri kartı, her biriyle yaşananların tutulduğu sayfadır: ne zaman geldi, ne zaman gelmedi, ne yapıldı ve sana ne anlattı. Kâğıt olanı bir kere doldurursun; takvimindeki ise her randevuyla biraz daha dolar.
Proyecta’da bu, Takvim’de, Müşteriler’in içinde. Bunu sen oluşturmazsın: sitende randevu alan kişi adı ve telefonuyla orada otomatik çıkar, randevusuz gelen birini de Müşteri Ekle ile not edersin. Takvimden randevusunu açıp Kartı Gör’e dokunursun.
Her müşterinin geçmişinde ne var?
Randevularının üstünde üç sayı çıkar: kaç kez Geldi, kaç kez Gelmedi ve kaç kez İptal Edilen, ayrıca Sonraki Randevu ve Son Ziyareti. Altında randevuları gelir, Yaklaşan ve Geçmiş ve İptal Edilen olarak, her biri hizmetiyle, kiminle olduğuyla ve nasıl ödendiğiyle. Tania’nınki Mart’tan beri yedi geliş, hiç gelmeme ve Temmuz’da bir iptal gösteriyordu.
Aynı kartta Etiketleri, Doğum Günü ve kendisine en son bakan kişiyle, en son aldığı hizmetle yeni bir randevu açan Yeniden Randevu Al düğmesi var. En altta ise, en yeniden en eskiye, randevuları ve notlarınla Geçmiş bulunuyor.
Bir alerjiyi kaybolmaması için nereye not edersin?
Kartında, iki yere: kısa bir etiket ve ayrıntıyı içeren bir not. Xóchitl, Tania’ya «lateks» etiketini koydu ve Not’a «Lateks alerjisi var, ilk ziyaretinde söyledi. Her zaman lateksiz eldiven» yazıp Notu Kaydet’e dokundu.
İkisi de gerekli çünkü farklı yerleşiyorlar. Not, tarihiyle Geçmiş’e girer, ve orada yeni olan üstte çıktığından, bugünkü not, sonra gelecek her randevunun altında kalacak. Etiket ise her açtığında üstte, randevularından önce kalır. Bilgisayarda geçmişteki her satır tek bir satırda görünür, o yüzden önemli olanı notun başına yaz.
Ekibinden kimler kartı görebilir?
Verdiğin erişime bağlı. Kendi takvimine erişimi olan bir profesyonel, kendi randevularını ve saatlerini görür, müşterilerini görmez; resepsiyondaki biri ise kartları, herkesin takvimiyle birlikte görür, ama parayı ve ayarları görmez.
İkisi de bir WhatsApp numarasıyla verilir, Takvim’de, Ekip’te: her kişiye Takvimine Erişim’den, mesadaki kişiye de Resepsiyon’dan, Resepsiyonist Ekle ile. E-posta ile davet edersen bunlar Profesyonel ve Resepsiyon türleridir. Noemí’nin kendi takvimine erişimi var ve Xóchitl ona müşteri listesini göstermemeyi tercih etti, bu yüzden alerjinin ona randevu üzerinden ulaşması gerekiyordu.
Kabindeki kişiye bir alerji nasıl ulaşır?
Randevu üzerinden: müşterin randevu alırken bunu sana cevaplar, ya da sen not edersin. İkisi de randevu kartında çıkar, kozmetoloğunun takviminde gördüğü şey de budur.
Bunu sana cevaplamaları için, Takvim’de, Ayarlar’da, Randevu Alırken Sorular var: Soru Ekle’ye dokunursun, soruyu yazarsın ve Yanıt Türü’nü seçersin. Xóchitl, «Herhangi bir alerjiniz var mı? Yoksa “yok” yazın» sorusunu kısa metin ve Zorunlu olarak koydu. Yanıt, randevuda, yazdığın sorunun altında çıkar, ayrıca randevu e-postalarında, seninkinde ve onunkinde. 12 soruya kadar yapabilirsin ve bunları yalnızca siteyi yöneten kişi değiştirebilir.
Soruyu sitenin sorar. Randevuyu sana WhatsApp’tan yazdıkları için sen not ediyorsan, kimse cevaplamaz, ve bildiğin şey aynı randevunun içindeki Not Ekle’ye gider: «Sadece sen ve ekibin görür. Müşteri bunu asla görmez.» Noemí bunu kendi takviminde okur ve orada kabinde gördüğünü de not edebilir.
Yanıt o randevuda kalır, karta geçmez. Tania Kasım’da «lateks» yazarsa, Aralık’ta tekrar yazması gerekir; sonsuza kadar saklamak istediğin şeyi onun notuna sen geçirirsin.
Onay kutusu bir rıza formu olarak işe yarar mı?
Müşterinin, randevu alırken, senin yazdığın bir cümleyi kabul etmesini sağlar ve randevusu «Kabul etti:» diye senin cümleni, günü ve saati kaydeder. İmza taşımaz, bu yüzden müşterilerinin kâğıt üzerinde imzaladığı formun yerini tutmaz.
Aynı Randevu Alırken Sorular’a, Onay Kutusu türüyle eklenir. Bir kabin için en işe yarayanı Nerede Sorulsun’dur: hiçbir hizmet işaretlemezsen hepsinde çıkar; bazılarını işaretlersen sadece onlarda. Xóchitl bunu peeling ve dermapen’e, «Tedavimden önceki ve sonraki talimatları okudum» cümlesiyle ve bunların bulunduğu sayfanın bağlantısıyla koydu. Temizlik randevusu alana bu çıkmaz.
Kart neyi saklamaz?
Fotoğraf ya da dosya saklamaz: bir peelingin öncesi ve sonrası telefonunda kalır. Senin icat ettiğin cilt tipi veya fototip gibi alanları da yoktur; bunlar nota gider. Ve her müşterinin sana ödediğini toplamaz: her randevu, bir toplam olmadan, Ödendi, Ön Ödeme veya İşyerinde Öder der.
Kâğıt üzerinde doldurduğun kozmetoloji klinik fişinin de yerini tutmaz. Xóchitl’in dosyası kabinde kalmaya devam ediyor, ilk ziyaret formlarıyla birlikte. Cumartesileri, Noemí’nin bilmesi gereken şey artık randevularında.
Bunu kabinimde nasıl uygularım?
İşini Proyecta’da kendi kelimelerinle anlat. Şöyle bir şey: “Puerto Escondido’daki kozmiyatri kabinim için derin temizlik, kimyasal peeling ve dermapen hizmetleriyle, fiyat ve süreleriyle birlikte bir site istiyorum; hafta içi benimle, cumartesileri Noemí ile çevrimiçi randevu alınsın, ve randevu alırken müşteriye herhangi bir alerjisi olup olmadığı sorulsun”.
Bugün, WhatsApp sohbetlerinin arama kutusuna «alerji» yaz, sonra «alerjik» yaz ve çıkan müşterileri say. Xóchitl’e, sadece telefonunda duran bir şeyle on bir kişi çıktı. Her birininkini kartının notuna kopyala; eğer biri henüz Müşteriler’de yoksa, Müşteri Ekle kendi notunu getirir. proyecta.dev’den başla.