Klantkaart om haar allergieën en geschiedenis te lezen voordat ze de cabine binnenkomt

Xóchitl heeft een schoonheidscabine in Puerto Escondido, waar ze diepte-reinigingen, peelings en dermapen-behandelingen doet. Doordeweeks werkt ze zelf, en op zaterdag neemt Noemí, een schoonheidsspecialiste, het over. Haar klanten boeken al sinds maart via haar website, maar de klantkaart was nog steeds een papieren formulier dat elke klant bij haar eerste bezoek invulde, opgeborgen in een map naast de behandeltafel.

Op een zaterdag om 10:00 uur kwam Tania voor haar diepte-reiniging bij Noemí. Toen ze al lag, zag ze de doos handschoenen en vroeg of die van latex waren, want ze is daar allergisch voor. Noemí verwisselde de handschoenen en ging door. Tania had dat in maart al opgeschreven op haar formulier, maar niemand had de map opengeslagen, en het gegeven kwam alleen in de cabine terecht omdat ze het zelf nog wist.

Wat je van een klant weet, heeft alleen zin als degene die haar gaat behandelen het leest vóórdat ze binnenkomt. Je agenda heeft drie plekken om dat te noteren, en niet iedereen leest ze allemaal.

Wat is een klantkaart?

Een klantkaart is het overzicht waar alles staat wat er met elke klant gebeurd is: wanneer ze kwam, wanneer ze niet kwam, wat er gedaan is en wat ze je vertelde. De papieren versie vul je één keer in; die van je agenda vult zich met elke afspraak.

In Proyecta vind je die bij Agenda, onder Klanten. Je hoeft haar niet zelf aan te maken: wie via je pagina boekt, verschijnt daar automatisch met naam en telefoonnummer, en wie zonder afspraak binnenkomt, voeg je toe met Klant toevoegen. Vanuit de kalender open je haar afspraak en tik je op Kaart bekijken.

Wat staat er in de geschiedenis van elke klant?

Boven haar afspraken staan drie getallen: hoe vaak ze Aanwezig was, hoe vaak Niet verschenen en hoeveel keer Geannuleerd, samen met haar Volgende afspraak en haar Laatste bezoek. Daaronder staan haar afspraken, onder Komende en Afgelopen en geannuleerd, elk met de behandeling, bij wie ze was en hoe er betaald is. Bij Tania stonden sinds maart zeven keer aanwezig, geen enkele no-show en één annulering in juli.

Op dezelfde kaart staan haar Labels, haar Verjaardag en de knop Opnieuw boeken, die een nieuwe afspraak opent met haar laatste behandeling en dezelfde persoon die haar hielp. Helemaal onderaan staat de Geschiedenis, met haar afspraken en jouw notities, van nieuw naar oud.

Waar noteer je een allergie zodat die niet verloren gaat?

Op haar kaart, op twee plekken: een kort label en een notitie met de details. Xóchitl gaf Tania het label ‘latex’ en schreef bij Notitie: ‘Allergisch voor latex, zei dit bij haar eerste bezoek. Altijd handschoenen zonder latex’ en tikte op Notitie opslaan.

Je hebt beide nodig omdat ze zich anders gedragen. De notitie komt met een datum in de Geschiedenis, en omdat daar het nieuwste boven staat, verdwijnt die van vandaag onder elke afspraak die daarna komt. Het label blijft boven, vóór haar afspraken, wanneer je de kaart ook opent. Op de computer past elke regel van de geschiedenis op één lijn, dus zet het belangrijkste vooraan in de notitie.

Wie van je team kan de kaart zien?

Dat hangt af van de toegang die je haar gaf. Een professional met toegang tot haar agenda ziet haar eigen afspraken en tijden, maar niet je klanten; iemand van de receptie ziet wél de klantkaarten, samen met de agenda van iedereen, zonder het geld of de instellingen.

Beide geef je met een WhatsApp-bericht, bij Agenda, onder Team: voor elke persoon bij Toegang tot haar agenda, en voor wie aan de balie staat bij Receptie, met Receptionist toevoegen. Als je per e-mail uitnodigt, zijn dat de types Professional en Receptie. Noemí heeft toegang tot haar agenda, en Xóchitl koos ervoor haar niet de volledige klantenlijst te laten zien, dus moest de allergie via de afspraak bij haar terechtkomen.

Hoe komt een allergie terecht bij wie in de cabine staat?

Via de afspraak: ofwel beantwoordt je klant het zelf bij het boeken, ofwel noteer je het zelf. Beide verschijnen op de afsprakenkaart, wat je schoonheidsspecialiste in haar agenda ziet.

Om die vraag te laten beantwoorden, vind je bij Agenda, onder Instellingen, de optie Vragen bij het boeken: je tikt op Vraag toevoegen, schrijft hem en kiest het Type antwoord. Xóchitl zette er: ‘Heb je een allergie? Zo niet, schrijf dan “geen”’, als kort antwoord en Verplicht. Het antwoord verschijnt in de afspraak, onder de vraag zoals je die geschreven hebt, en in de boekingsmails, de jouwe en de hare. Je kunt tot 12 vragen maken, en alleen wie de pagina beheert kan ze aanpassen.

De vraag wordt door je pagina gesteld. Als je de afspraak zelf noteert omdat iemand je via WhatsApp schreef, beantwoordt niemand de vraag, en wat je weet, zet je bij Notitie toevoegen, binnen diezelfde afspraak: ‘Alleen jij en je team zien dit. De klant ziet het nooit.’ Noemí leest het in haar agenda en kan daar meteen noteren wat ze in de cabine gezien heeft.

Het antwoord blijft bij die afspraak en komt niet op de klantkaart terecht. Als Tania in november ‘latex’ invult, moet ze dat in december opnieuw doen, en wat je voorgoed wilt bewaren, zet je zelf over naar haar notitie.

Werkt het akkoordvakje als toestemmingsformulier?

Het is er zodat je klant bij het boeken akkoord gaat met een zin die jij geschreven hebt, en haar afspraak bewaart ‘Ging akkoord met:’ plus jouw zin, de dag en het tijdstip. Er is geen handtekening bij, dus het vervangt niet het formulier dat je klanten op papier ondertekenen.

Je voegt het toe bij diezelfde Vragen bij het boeken, met het type Akkoordvakje. In een cabine is Wordt gevraagd bij het handigst: vul je geen behandelingen in, dan verschijnt het bij alle; vink je er een paar aan, dan alleen bij die. Xóchitl zette het bij de peeling en de dermapen, met de zin ‘Ik heb de instructies voor vóór en na mijn behandeling gelezen’ en de link naar de pagina waar die staan. Wie een reiniging boekt, krijgt het niet te zien.

Wat bewaart de kaart niet?

Hij bewaart geen foto’s of bestanden: de voor- en nafoto’s van een peeling blijven op je telefoon staan. Hij heeft ook geen velden die je zelf verzint, zoals huidtype of fototype; dat zet je in de notitie. En hij telt niet op wat elke klant je betaald heeft: elke afspraak zegt Betaald, Aanbetaling of Betaalt in de zaak, zonder totaal.

Hij vervangt ook niet het klinische cosmetologiedossier dat je op papier invult. De map van Xóchitl ligt nog steeds in de cabine, met de formulieren van het eerste bezoek. Op zaterdag staat wat Noemí moet weten al in haar afspraken.

Hoe zet ik dit op in mijn cabine?

Beschrijf je bedrijf in Proyecta met je eigen woorden. Zoiets als: “een pagina voor mijn schoonheidscabine in Puerto Escondido, met diepte-reiniging, chemische peeling en dermapen met hun prijs en duur, online afspraken met mij doordeweeks en met Noemí op zaterdag, en dat er bij het boeken aan de klant gevraagd wordt of ze een allergie heeft”.

Zoek vandaag in je WhatsApp-chats op ‘allergie’ en daarna op ‘allergisch’, en tel de klanten die naar boven komen. Bij Xóchitl waren dat er elf, met iets dat alleen op haar telefoon stond. Kopieer wat je bij elke klant vindt naar de notitie op haar kaart; staat iemand nog niet bij Klanten, dan heeft Klant toevoegen daar ook een eigen notitieveld. Begin op proyecta.dev.