কেবিনে ঢোকার আগেই তার অ্যালার্জি আর ইতিহাস পড়ার ক্লায়েন্ট প্রোফাইল

Xóchitl-এর Puerto Escondido-তে একটা কসমিয়াট্রি কেবিন আছে, যেখানে তিনি ডিপ ক্লিনজিং, পিলিং আর ডার্মাপেন করেন। সপ্তাহের বাকি দিনগুলোয় তিনিই দেখেন, আর শনিবার সামলান Noemí, একজন কসমেটোলজিস্ট। মার্চ থেকে তার ক্লায়েন্টরা তার পেজ থেকে বুকিং করছে, কিন্তু ক্লায়েন্ট প্রোফাইল তখনও একটা কাগজের শিট ছিল, যা প্রতিজন তার প্রথম ভিজিটে ভর্তি করত আর বেডের পাশে একটা ফোল্ডারে রাখা থাকত।

একদিন শনিবার সকাল ১০টায়, Tania তার ডিপ ক্লিনজিংয়ের জন্য Noemí-র কাছে এলো। বেডে শুয়ে পড়ার পর সে গ্লাভসের বাক্সটা দেখে জিজ্ঞেস করল সেগুলো ল্যাটেক্সের কিনা, কারণ তার অ্যালার্জি আছে। Noemí গ্লাভস বদলে কাজ চালিয়ে গেলেন। Tania মার্চেই তার শিটে এটা লিখে রেখেছিল, কিন্তু কেউ ফোল্ডারটা খোলেনি, আর এই তথ্যটা কেবিনে পৌঁছাল শুধু কারণ সে নিজে মনে করেছিল।

একজন ক্লায়েন্টের ব্যাপারে আপনার জানা তথ্য তখনই কাজে লাগে, যখন সে ভেতরে ঢোকার আগে, যে তাকে দেখবে, সে পড়ে নেয়। আপনার এজেন্ডায় এটা লেখার তিনটা জায়গা আছে, আর সবগুলো একই মানুষ পড়ে না।

ক্লায়েন্ট প্রোফাইল কী?

ক্লায়েন্ট প্রোফাইল হলো সেই শিট, যেখানে প্রত্যেকের সাথে যা ঘটেছে তা থাকে: কখন এসেছিল, কখন আসেনি, কী করা হয়েছিল আর সে আপনাকে কী বলেছিল। কাগজের প্রোফাইল একবারই ভর্তি করেন; আপনার এজেন্ডার প্রোফাইল প্রতিটা অ্যাপয়েন্টমেন্টের সাথে ভরতে থাকে।

Proyecta-তে এটা থাকে এজেন্ডা-য়, ক্লায়েন্ট বিভাগে। আপনাকে এটা আলাদাভাবে তৈরি করতে হয় না: যে আপনার পেজ থেকে বুকিং করে, সে তার নাম আর ফোন নম্বর নিয়ে এখানে নিজেই চলে আসে, আর যে অ্যাপয়েন্টমেন্ট ছাড়া আসে তাকে ক্লায়েন্ট যোগ করুন দিয়ে লিখে রাখেন। ক্যালেন্ডার থেকে, তার অ্যাপয়েন্টমেন্ট খুলে প্রোফাইল দেখুন ট্যাপ করেন।

প্রতিটা ক্লায়েন্টের ইতিহাসে কী থাকে?

তার অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলোর উপরে তিনটা সংখ্যা দেখায়: কতবার উপস্থিত ছিল, কতবার অনুপস্থিত ছিল আর কতবার বাতিল, সাথে তার পরের অ্যাপয়েন্টমেন্ট আর শেষ ভিজিট। নিচে তার অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলো আসে, আসন্ন আর অতীত ও বাতিল—এই দুই ভাগে, প্রতিটায় সার্ভিস, কে দেখেছিল আর কীভাবে টাকা দেওয়া হয়েছিল তা থাকে। Tania-র প্রোফাইলে মার্চ থেকে সাতটা উপস্থিতি দেখাচ্ছিল, একটাও অনুপস্থিতি নেই, আর জুলাইয়ে একটা বাতিল।

একই প্রোফাইলে থাকে তার ট্যাগ, তার জন্মদিন আর আবার বুক করুন বাটন, যা তার শেষ সার্ভিস আর যে তাকে দেখেছিল সেই একই মানুষ দিয়ে একটা নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট খুলে দেয়। সবার নিচে থাকে ইতিহাস, তার অ্যাপয়েন্টমেন্ট আর আপনার নোট নিয়ে, সবচেয়ে নতুন থেকে সবচেয়ে পুরনো পর্যন্ত।

একটা অ্যালার্জি কোথায় লিখবেন, যাতে হারিয়ে না যায়?

তার প্রোফাইলে, দুই জায়গায়: একটা ছোট ট্যাগ আর বিস্তারিত একটা নোট। Xóchitl, Tania-র প্রোফাইলে «ল্যাটেক্স» ট্যাগ লাগিয়ে দিলেন, আর নোট-এ লিখলেন «ল্যাটেক্সে অ্যালার্জি, প্রথম ভিজিটেই বলেছিল। সবসময় ল্যাটেক্স-মুক্ত গ্লাভস» আর নোট সেভ করুন ট্যাপ করলেন।

দুটোই লাগে, কারণ এরা আলাদাভাবে বসে। নোট তার তারিখ নিয়ে ইতিহাস-এ যুক্ত হয়, আর যেহেতু সেখানে নতুনটা উপরে থাকে, আজকের নোটটা পরে আসা প্রতিটা অ্যাপয়েন্টমেন্টের নিচে চলে যাবে। ট্যাগটা উপরেই থাকে, তার অ্যাপয়েন্টমেন্টগুলোর আগে, আপনি যখনই প্রোফাইলটা খুলুন না কেন। কম্পিউটারে ইতিহাসের প্রতিটা লাইন একটাই সারিতে দেখা যায়, তাই জরুরি কথাটা নোটের শুরুতেই লিখুন।

আপনার টিমের কে প্রোফাইল দেখতে পারে?

এটা নির্ভর করে আপনি তাকে কী অ্যাক্সেস দিয়েছেন তার উপর। যে প্রফেশনালের নিজের এজেন্ডার অ্যাক্সেস আছে, সে তার নিজের অ্যাপয়েন্টমেন্ট আর শিডিউল দেখে, কিন্তু আপনার ক্লায়েন্টদের দেখতে পায় না; রিসেপশনের কেউ প্রোফাইলগুলো দেখতে পায়, সবার এজেন্ডার সাথে, কিন্তু টাকা বা সেটিংস ছাড়া।

দুটোই দেওয়া হয় একটা WhatsApp মেসেজ দিয়ে, এজেন্ডা-য়, টিম বিভাগে: প্রতিজনকে তার এজেন্ডার অ্যাক্সেস দিয়ে, আর যে কাউন্টারে বসে তাকে রিসেপশন-এ, রিসেপশনিস্ট যোগ করুন দিয়ে। ইমেইলে ইনভাইট করলে, এই দুই ধরন হলো প্রফেশনাল আর রিসেপশন। Noemí-র নিজের এজেন্ডার অ্যাক্সেস আছে, আর Xóchitl তাকে তার ক্লায়েন্টদের লিস্ট দেখাতে চাননি, তাই অ্যালার্জির তথ্যটা তার কাছে পৌঁছাতে হতো অ্যাপয়েন্টমেন্টের মাধ্যমেই।

কেবিনে থাকা মানুষের কাছে অ্যালার্জির তথ্য কীভাবে পৌঁছায়?

অ্যাপয়েন্টমেন্টের মাধ্যমে: হয় বুকিংয়ের সময় আপনার ক্লায়েন্ট এর উত্তর দেয়, নয়তো আপনি নিজে লিখে রাখেন। দুটোই অ্যাপয়েন্টমেন্ট কার্ডে দেখা যায়, যা আপনার কসমেটোলজিস্ট তার এজেন্ডায় দেখেন।

এর উত্তর পাওয়ার জন্য, এজেন্ডা-য়, সেটিংস-এ, থাকে বুকিংয়ের সময়ের প্রশ্ন: প্রশ্ন যুক্ত করুন ট্যাপ করেন, প্রশ্নটা লেখেন আর উত্তরের ধরন বেছে নেন। Xóchitl লিখলেন «আপনার কি কোনো অ্যালার্জি আছে? না থাকলে লিখুন “নেই”», ছোট টেক্সট আর বাধ্যতামূলক হিসেবে। উত্তরটা অ্যাপয়েন্টমেন্টে দেখা যায়, আপনি যেভাবে লিখেছিলেন প্রশ্নটার ঠিক নিচে, আর বুকিংয়ের ইমেইলেও—আপনার আর তার দুজনেরই। আপনি ১২টা পর্যন্ত প্রশ্ন বানাতে পারেন, আর যে পেজ অ্যাডমিন করে সেই একজনই এগুলো বদলাতে পারে।

প্রশ্নটা করে আপনার পেজ। আর যদি অ্যাপয়েন্টমেন্টটা আপনি নিজে লিখে রাখেন কারণ সে WhatsApp-এ মেসেজ করেছিল, তাহলে কেউ এর উত্তর দেয় না, আর আপনার জানা তথ্যটা যায় নোট যুক্ত করুন-এ, সেই অ্যাপয়েন্টমেন্টের ভেতরেই: «এটা শুধু আপনি আর আপনার টিম দেখতে পায়। ক্লায়েন্ট এটা কখনো দেখে না।» Noemí এটা তার এজেন্ডায় পড়েন, আর সেখানেই কেবিনে যা দেখলেন তা লিখে রাখতে পারেন।

উত্তরটা সেই অ্যাপয়েন্টমেন্টেই থেকে যায়, প্রোফাইলে যুক্ত হয় না। Tania যদি নভেম্বরে «ল্যাটেক্স» লেখে, ডিসেম্বরে আবার সেটা লিখতে হবে, আর যা সারাজীবনের জন্য রাখতে চান তা আপনাকেই তার নোটে বসিয়ে দিতে হবে।

সম্মতির চেকবক্স কি সম্মতিপত্রের জায়গা নিতে পারে?

এটা দিয়ে আপনার ক্লায়েন্ট বুকিংয়ের সময় আপনার লেখা একটা বাক্যে সম্মতি দেয়, আর তার অ্যাপয়েন্টমেন্টে লেখা থাকে «সম্মতি দিয়েছে:» আপনার বাক্য, তারিখ আর সময়ের সাথে। এতে কোনো স্বাক্ষর থাকে না, তাই এটা আপনার ক্লায়েন্টরা কাগজে যে শিট সাইন করে, তার বদলি নয়।

এটা যুক্ত হয় সেই একই বুকিংয়ের সময়ের প্রশ্ন-এ, সম্মতির চেকবক্স ধরন দিয়ে। একটা কেবিনের জন্য সবচেয়ে কাজের হলো কোথায় প্রশ্ন করা হবে: কোনো সার্ভিস না বেছে নিলে, সব সার্ভিসেই আসবে; কয়েকটা বেছে নিলে, শুধু সেগুলোতেই আসবে। Xóchitl এটা পিলিং আর ডার্মাপেনে রাখলেন, সাথে বাক্যটা «আমি আমার ট্রিটমেন্টের আগে আর পরের নির্দেশনা পড়েছি» আর যেখানে তিনি এগুলো রেখেছেন সেই পেজের লিংক। যে ডিপ ক্লিনজিং বুক করে, তার কাছে এটা আসে না।

প্রোফাইল কী সেভ করে না?

এটা ছবি বা ফাইল সেভ করে না: একটা পিলিংয়ের আগে-পরের ছবি আপনার ফোনেই থেকে যায়। আপনার বানানো কাস্টম ফিল্ড, যেমন স্কিন টাইপ বা ফোটোটাইপ, এখানে নেই; সেটা নোটে লিখতে হয়। আর প্রতিটা ক্লায়েন্ট আপনাকে মোট কত টাকা দিয়েছে তাও যোগ করে না: প্রতিটা অ্যাপয়েন্টমেন্টে লেখা থাকে পেইড, অগ্রিম বা ব্যবসায় এসে পরিশোধ, কোনো টোটাল ছাড়াই।

এটা কাগজে ভর্তি করা কসমেটোলজি ক্লিনিকাল রেকর্ডের জায়গাও নেয় না। Xóchitl-এর ফোল্ডারটা কেবিনেই থাকে, প্রথম ভিজিটের শিটগুলো নিয়ে। শনিবারে, Noemí-র যা জানা দরকার, তা তার অ্যাপয়েন্টমেন্টেই থাকে।

আমার কেবিনে এটা কীভাবে বসাব?

Proyecta-কে আপনার নিজের ভাষায় আপনার ব্যবসার কথা বলুন। এরকম কিছু: “Puerto Escondido-তে আমার কসমিয়াট্রি কেবিনের জন্য একটা পেজ, ডিপ ক্লিনজিং, কেমিক্যাল পিলিং আর ডার্মাপেন তাদের দাম আর সময় নিয়ে, সপ্তাহের বাকি দিনগুলোয় আমার সাথে আর শনিবার Noemí-র সাথে অনলাইন অ্যাপয়েন্টমেন্ট, আর বুকিংয়ের সময় ক্লায়েন্টকে জিজ্ঞেস করবে তার কোনো অ্যালার্জি আছে কিনা”।

আজই, আপনার WhatsApp চ্যাটের সার্চ বক্সে «অ্যালার্জি» লিখুন, তারপর «অ্যালার্জিক», আর যতজন ক্লায়েন্ট আসে তাদের গুনুন। Xóchitl-এর ক্ষেত্রে এগারোজন এসেছিলেন, যাদের তথ্য শুধু তার ফোনেই ছিল। প্রতিজনের তথ্য তার প্রোফাইলের নোটে কপি করে দিন; যদি কেউ এখনও ক্লায়েন্ট-এ না থাকে, ক্লায়েন্ট যোগ করুন-এর নিজস্ব নোটের জায়গা আছে। শুরু করুন proyecta.dev-এ।