Scheda cliente per leggere le sue allergie e il suo storico prima che entri in cabina

Xóchitl ha una cabina di cosmiatria a Puerto Escondido, dove fa pulizie profonde, peeling e dermapen. In settimana riceve lei e il sabato la sostituisce Noemí, un’estetista. Le sue clienti prenotano sulla sua pagina da marzo, ma la scheda cliente era ancora un foglio di carta che ognuna compilava alla prima visita, conservato in una cartella vicino al lettino.

Un sabato alle 10:00, Tania arrivò alla sua pulizia profonda con Noemí. Già sdraiata, vide la scatola dei guanti e chiese se erano di lattice, perché è allergica. Noemí si cambiò i guanti e continuò. Tania l’aveva scritto a marzo, sul suo foglio, ma nessuno aprì la cartella, e l’informazione arrivò in cabina solo perché lei se lo ricordò.

Quello che sai di una cliente serve solo se lo legge, prima che entri, chi la riceverà. La tua agenda ha tre posti dove annotarlo, e non tutti li legge la stessa persona.

Che cos’è una scheda cliente?

Una scheda cliente è il foglio dove vive quello che è successo con ognuna: quando è venuta, quando ha mancato, cosa si è fatto e quello che ti ha raccontato. Quella di carta la compili una volta; quella della tua agenda si va riempiendo con ogni appuntamento.

In Proyecta si trova in Agenda, in Clienti. Non la crei tu: chi prenota sulla tua pagina appare lì con il suo nome e il suo telefono, e chi arriva senza appuntamento lo annoti con Aggiungi cliente. Dal calendario, apri il suo appuntamento e tocchi Vedi scheda.

Cosa contiene lo storico di ogni cliente?

Sopra i suoi appuntamenti compaiono tre numeri: quante volte Presente, quante Assente e quante Cancellate, con il suo Prossimo appuntamento e la sua Ultima visita. Sotto vengono i suoi appuntamenti, in Prossimi e in Passati e cancellati, ognuno con il servizio, con chi è stato e come è stato pagato. Quella di Tania segnava sette presenze da marzo, nessuna assenza e una cancellata a luglio.

Nella stessa scheda ci sono le sue Etichette, il suo Compleanno e il bottone Prenota di nuovo, che apre un nuovo appuntamento con il suo ultimo servizio e con la stessa persona che l’ha ricevuta. In fondo c’è lo Storico, con i suoi appuntamenti e le tue note, dal più nuovo al più vecchio.

Dove annoti un’allergia perché non si perda?

Nella sua scheda, in due parti: un’etichetta corta e una nota con il dettaglio. Xóchitl mise a Tania l’etichetta «lattice», e in Nota scrisse «Allergica al lattice, lo ha detto alla prima visita. Sempre guanti senza lattice» e toccò Salva nota.

Servono entrambe perché si posizionano in modo diverso. La nota entra nello Storico con la sua data, e siccome lì il più recente va in alto, quella di oggi finirà sotto ogni appuntamento che verrà dopo. L’etichetta resta in alto, prima dei suoi appuntamenti, in qualunque momento tu apra la scheda. Al computer ogni riga dello storico si vede su una sola linea, quindi la cosa importante va all’inizio della nota.

Chi del tuo team può vedere la scheda?

Dipende dall’accesso che le hai dato. Una professionista con accesso alla sua agenda vede i suoi appuntamenti e i suoi orari, e non vede i tuoi clienti; chi è alla reception invece vede le schede, insieme all’agenda di tutti, senza i soldi né le impostazioni.

Entrambi si concedono con un WhatsApp, in Agenda, in Team: a ogni persona, in Accesso alla sua agenda, e a chi è al banco, in Reception, con Aggiungi receptionist. Se inviti per email, sono i tipi Professionista e Reception. Noemí ha accesso alla sua agenda, e Xóchitl ha preferito non mostrarle la lista delle sue clienti, così l’allergia doveva arrivarle tramite l’appuntamento.

Come arriva un’allergia a chi è in cabina?

Tramite l’appuntamento: o te la risponde la tua cliente al momento della prenotazione, o la annoti tu. Entrambe compaiono nel riquadro dell’appuntamento, che è quello che la tua estetista vede nella sua agenda.

Perché te la rispondano, in Agenda, in Impostazioni, c’è Domande alla prenotazione: tocchi Aggiungi domanda, la scrivi e scegli il Tipo di risposta. Xóchitl ha messo «Hai qualche allergia? Se no, scrivi “nessuna”», di testo breve e Obbligatoria. La risposta esce nell’appuntamento, sotto la domanda come l’hai scritta, e nelle email della prenotazione, la tua e la sua. Puoi fare fino a 12 domande, e le cambia solo chi amministra la pagina.

La domanda la fa la tua pagina. Se l’appuntamento lo annoti tu perché ti hanno scritto su WhatsApp, nessuno la risponde, e quello che sai va in Aggiungi nota, dentro lo stesso appuntamento: «La vedono solo tu e il tuo team. Il cliente non la vede mai.» Noemí la legge nella sua agenda e lì stesso può annotare quello che ha visto in cabina.

La risposta resta in quell’appuntamento e non passa alla scheda. Se Tania scrive «lattice» a novembre, a dicembre lo scrive di nuovo, e quello che vuoi conservare per sempre lo passi tu alla sua nota.

La casella di accettazione serve come modulo di consenso?

Serve perché la tua cliente accetti, al momento della prenotazione, una frase scritta da te, e il suo appuntamento salva «Ha accettato:» con la tua frase, il giorno e l’ora. Non ha firma, quindi non sostituisce il foglio che le tue clienti firmano su carta.

Si aggiunge nelle stesse Domande alla prenotazione, con il tipo Casella di accettazione. In una cabina, quello che serve di più è Si chiede in: se non segni servizi, esce in tutti; se ne segni alcuni, solo in quelli. Xóchitl l’ha messa nel peeling e nel dermapen, con la frase «Ho letto le indicazioni per prima e dopo il mio trattamento» e il link alla pagina dove le ha. A chi prenota una pulizia non esce.

Cosa non salva la scheda?

Non salva foto né file: il prima e dopo di un peeling resta sul tuo cellulare. Non ha nemmeno campi che inventi tu, come tipo di pelle o fototipo; quello va nella nota. E non somma quello che ti ha pagato ogni cliente: ogni appuntamento dice Pagato, Anticipo o Paga in negozio, senza un totale.

Non sostituisce nemmeno la scheda clinica di cosmetologia che compili su carta. La cartella di Xóchitl resta in cabina, con i fogli della prima visita. Il sabato, quello che Noemí ha bisogno di sapere è già nei suoi appuntamenti.

Come lo metto in pratica nella mia cabina?

Descrivi la tua attività in Proyecta con le tue parole. Qualcosa così: “una pagina per la mia cabina di cosmiatria a Puerto Escondido, con pulizia profonda, peeling chimico e dermapen con il loro prezzo e la loro durata, appuntamenti online con me in settimana e con Noemí il sabato, e che al momento della prenotazione chieda alla cliente se ha qualche allergia”.

Oggi, nel motore di ricerca delle tue chat di WhatsApp, scrivi «allergia» e poi «allergica», e conta le clienti che compaiono. A Xóchitl ne sono uscite undici con qualcosa che stava solo nel suo cellulare. Copia quello di ognuna nella nota della sua scheda; se qualcuna non è ancora in Clienti, Aggiungi cliente porta la sua propria nota. Inizia su proyecta.dev.