Hồ sơ khách hàng để biết dị ứng và lịch sử của khách trước khi khách vào phòng chăm sóc da

Xóchitl có một phòng chăm sóc da ở Puerto Escondido, nơi cô thực hiện các dịch vụ làm sạch sâu, peel và dermapen. Trong tuần cô tự tiếp khách, còn thứ Bảy thì Noemí, một chuyên viên chăm sóc da, phụ trách thay. Khách của cô đặt lịch trên trang web từ tháng Ba, nhưng hồ sơ khách hàng vẫn chỉ là một tờ giấy mà mỗi khách điền vào lần đầu đến, cất trong một tập hồ sơ cạnh giường chăm sóc.

Một thứ Bảy vào lúc 10 giờ sáng, Tania đến làm sạch sâu với Noemí. Khi đã nằm trên giường, cô nhìn thấy hộp găng tay và hỏi liệu đó có phải là găng tay cao su không, vì cô bị dị ứng. Noemí đổi sang găng tay khác và tiếp tục. Tania đã ghi điều này từ tháng Ba, trong tờ giấy của mình, nhưng không ai mở tập hồ sơ ra, và thông tin đó chỉ đến được phòng chăm sóc vì chính cô đã nhớ ra mà nói.

Những gì bạn biết về một khách hàng chỉ có ích nếu người sẽ chăm sóc cho khách đọc được nó trước khi khách bước vào. Lịch hẹn của bạn có ba nơi để ghi lại điều đó, và không phải ai cũng đọc được cả ba nơi như nhau.

Hồ sơ khách hàng là gì?

Hồ sơ khách hàng là nơi lưu lại mọi chuyện đã xảy ra với từng khách: khi nào khách đến, khi nào khách vắng, đã làm dịch vụ gì và những gì khách đã kể cho bạn. Hồ sơ giấy thì bạn điền một lần; hồ sơ trong lịch hẹn thì cứ đầy dần theo từng lịch hẹn.

Trong Proyecta, mục này nằm ở Lịch hẹn, trong Khách hàng. Bạn không cần tự tạo hồ sơ: ai đặt lịch trên trang của bạn sẽ tự xuất hiện ở đó với tên và số điện thoại, còn ai đến mà không đặt lịch trước thì bạn ghi lại bằng Thêm khách hàng. Từ lịch, bạn mở lịch hẹn của khách và nhấn Xem hồ sơ.

Lịch sử của mỗi khách hàng gồm những gì?

Phía trên các lịch hẹn hiện ra ba con số: bao nhiêu lần Đã đến, bao nhiêu lần Không đến và bao nhiêu lần Đã hủy, cùng với Lịch hẹn tiếp theo và Lần đến gần nhất của khách. Phía dưới là các lịch hẹn, chia thành Sắp tới và Đã qua và đã hủy, mỗi lịch hẹn kèm dịch vụ, người thực hiện và cách thanh toán. Hồ sơ của Tania ghi bảy lần đến từ tháng Ba, không có lần vắng nào và một lần hủy vào tháng Bảy.

Trong cùng hồ sơ đó còn có Thẻ, Ngày sinh và nút Đặt lại lịch, giúp mở một lịch hẹn mới với dịch vụ gần nhất và cùng người đã chăm sóc cho khách lần trước. Ở cuối cùng là Lịch sử, gồm các lịch hẹn và ghi chú của bạn, xếp từ mới nhất đến cũ nhất.

Bạn ghi dị ứng ở đâu để không bị thất lạc?

Ngay trong hồ sơ của khách, ở hai nơi: một thẻ ngắn và một ghi chú chi tiết. Xóchitl gắn cho Tania thẻ «cao su», và trong Ghi chú viết «Dị ứng với cao su, khách đã nói từ lần đầu đến. Luôn dùng găng tay không chứa cao su» rồi nhấn Lưu ghi chú.

Cần cả hai vì mỗi thứ nằm ở một vị trí khác nhau. Ghi chú được thêm vào Lịch sử kèm theo ngày, và vì ở đó cái mới nhất luôn nằm trên cùng, ghi chú của hôm nay sẽ dần bị đẩy xuống dưới mỗi lịch hẹn mới sau này. Còn thẻ thì luôn nằm ở trên, trước các lịch hẹn, bất kể bạn mở hồ sơ vào lúc nào. Trên máy tính, mỗi dòng trong lịch sử chỉ hiện trên một hàng, vì vậy điều quan trọng nhất nên đặt ở đầu ghi chú.

Ai trong nhóm của bạn có thể xem hồ sơ này?

Điều này tùy vào quyền truy cập bạn đã cấp. Một chuyên viên chỉ có quyền truy cập lịch hẹn của riêng mình thì chỉ thấy lịch hẹn và giờ làm việc của mình, không thấy danh sách khách hàng; còn lễ tân thì thấy được hồ sơ khách hàng, cùng với lịch hẹn của cả nhóm, nhưng không thấy phần tiền bạc hay cài đặt.

Cả hai quyền này được cấp chỉ bằng một số WhatsApp, trong Lịch hẹn, mục Nhóm: với mỗi chuyên viên thì vào Quyền truy cập lịch hẹn của họ, còn với người ở quầy tiếp tân thì vào Lễ tân, bằng nút Thêm lễ tân. Nếu mời qua email, hai loại tương ứng là Chuyên viên và Lễ tân. Noemí có quyền truy cập lịch hẹn của mình, và Xóchitl chọn không cho cô xem danh sách khách hàng, vì vậy thông tin về dị ứng phải đến với cô qua lịch hẹn.

Thông tin dị ứng đến với người ở phòng chăm sóc như thế nào?

Qua lịch hẹn: hoặc khách tự trả lời khi đặt lịch, hoặc bạn tự ghi vào. Cả hai cách đều hiện trên thẻ lịch hẹn, chính là thứ chuyên viên chăm sóc da của bạn nhìn thấy trong lịch của mình.

Để khách tự trả lời, vào Lịch hẹn, mục Cài đặt, có phần Câu hỏi khi đặt lịch: bạn nhấn Thêm câu hỏi, viết câu hỏi và chọn Loại câu trả lời. Xóchitl đặt câu «Bạn có bị dị ứng gì không? Nếu không, hãy ghi “không có”», dạng văn bản ngắn và Bắt buộc. Câu trả lời hiện trong lịch hẹn, ngay dưới câu hỏi đúng như bạn đã viết, và trong email xác nhận đặt lịch, cả của bạn và của khách. Bạn có thể tạo tối đa 12 câu hỏi, và chỉ người quản trị trang mới thay đổi được chúng.

Câu hỏi này là do trang của bạn hỏi. Nếu lịch hẹn do bạn tự ghi vì khách nhắn qua WhatsApp, thì không ai trả lời câu hỏi đó, và những gì bạn biết thì ghi vào Thêm ghi chú, ngay trong lịch hẹn đó: «Chỉ bạn và nhóm của bạn xem được. Khách hàng không bao giờ nhìn thấy.» Noemí đọc được ghi chú này trong lịch của mình, và ngay tại đó cô cũng có thể ghi lại những gì mình thấy trong phòng chăm sóc.

Câu trả lời chỉ ở lại trong lịch hẹn đó, không tự chuyển sang hồ sơ. Nếu Tania ghi «cao su» vào tháng Mười một, thì tháng Mười hai cô lại phải ghi lại lần nữa, và nếu bạn muốn lưu lại điều đó vĩnh viễn thì chính bạn phải chuyển nó sang ghi chú trong hồ sơ của khách.

Ô xác nhận đồng ý có thể dùng như phiếu đồng ý điều trị không?

Ô này giúp khách hàng xác nhận đồng ý, ngay khi đặt lịch, với một câu bạn đã viết sẵn, và lịch hẹn của khách sẽ lưu lại «Đã đồng ý:» kèm câu đó, cùng ngày và giờ. Nó không có chữ ký, vì vậy không thể thay thế tờ giấy mà khách ký tay.

Bạn thêm nó vào cùng phần Câu hỏi khi đặt lịch, với loại Ô xác nhận đồng ý. Trong một phòng chăm sóc, phần hữu ích nhất là Hỏi trong: nếu không chọn dịch vụ nào, ô này sẽ hiện ở tất cả; nếu chọn một vài dịch vụ, nó chỉ hiện ở những dịch vụ đó. Xóchitl đặt nó cho peel và dermapen, với câu «Tôi đã đọc hướng dẫn trước và sau khi điều trị» kèm đường link đến trang có hướng dẫn đó. Ai đặt lịch làm sạch sâu thì không thấy ô này.

Hồ sơ không lưu những gì?

Hồ sơ không lưu ảnh hay file: ảnh trước và sau khi peel vẫn nằm trên điện thoại của bạn. Nó cũng không có các ô tự đặt như loại da hay tuýp da; những thứ đó thì ghi vào ghi chú. Và nó không cộng tổng số tiền khách đã trả: mỗi lịch hẹn chỉ ghi Đã thanh toán, Đặt cọc hoặc Thanh toán tại cửa hàng, không có tổng số.

Nó cũng không thay thế hồ sơ y tế thẩm mỹ mà bạn điền trên giấy. Tập hồ sơ của Xóchitl vẫn nằm trong phòng chăm sóc, với các tờ giấy của lần đến đầu tiên. Vào thứ Bảy, những gì Noemí cần biết đã có sẵn trong các lịch hẹn.

Làm sao để áp dụng điều này vào phòng chăm sóc của tôi?

Hãy mô tả doanh nghiệp của bạn trong Proyecta bằng chính lời của bạn. Chẳng hạn như: “một trang cho phòng chăm sóc da của tôi ở Puerto Escondido, với dịch vụ làm sạch sâu, peel hóa học và dermapen kèm giá và thời gian thực hiện, đặt lịch trực tuyến với tôi trong tuần và với Noemí vào thứ Bảy, và khi đặt lịch thì hỏi khách hàng xem có bị dị ứng gì không”.

Ngay hôm nay, hãy vào ô tìm kiếm trong các cuộc chat WhatsApp của bạn, gõ «dị ứng» rồi gõ «bị dị ứng», và đếm xem có bao nhiêu khách hàng hiện ra. Với Xóchitl, có đến mười một khách với thông tin chỉ nằm trong điện thoại của cô. Hãy chép thông tin của từng người vào ghi chú trong hồ sơ của họ; nếu ai đó vẫn chưa có trong Khách hàng, thì Thêm khách hàng cũng có phần ghi chú riêng. Bắt đầu tại proyecta.dev.