ไฟล์ลูกค้าสำหรับอ่านอาการแพ้และประวัติ ก่อนที่เธอจะเข้าห้องทรีตเมนต์

โซชิตล์มีคลินิกความงามอยู่ที่ปัวร์โตเอสกอนดีโด ที่นั่นเธอทำความสะอาดผิวหน้าแบบลึก พีลลิ่ง และเดอร์มาเพน วันธรรมดาเธอดูแลเอง ส่วนวันเสาร์มีโนเอมี่ ช่างเสริมความงาม มาช่วยดูแลแทน ลูกค้าของเธอจองผ่านหน้าเว็บมาตั้งแต่เดือนมีนาคม แต่ไฟล์ลูกค้ายังคงเป็นแผ่นกระดาษที่แต่ละคนกรอกตอนมาครั้งแรก เก็บไว้ในแฟ้มข้างเตียงทำทรีตเมนต์

วันเสาร์หนึ่งตอนสิบโมงเช้า ทันย่ามาทำความสะอาดผิวหน้าแบบลึกกับโนเอมี่ พอนอนลงบนเตียงแล้ว เธอเห็นกล่องถุงมือและถามว่าเป็นลาเท็กซ์หรือเปล่า เพราะเธอแพ้ลาเท็กซ์ โนเอมี่เปลี่ยนถุงมือแล้วทำต่อไป ทันย่าเคยเขียนเรื่องนี้ไว้ในแผ่นกระดาษตั้งแต่เดือนมีนาคม แต่ไม่มีใครเปิดแฟ้มดู ข้อมูลนี้มาถึงห้องทรีตเมนต์ได้ก็เพราะเธอจำได้เอง

สิ่งที่คุณรู้เกี่ยวกับลูกค้าจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคนที่จะดูแลเธอได้อ่านมันก่อนที่เธอจะเข้ามา ปฏิทินของคุณมีที่ให้จดได้สามจุด และไม่ใช่ทุกจุดที่คนกลุ่มเดียวกันจะอ่านเจอ

ไฟล์ลูกค้าคืออะไร

ไฟล์ลูกค้าคือหน้าที่เก็บเรื่องราวที่เกิดขึ้นกับลูกค้าแต่ละคน ว่าเธอมาเมื่อไหร่ ขาดนัดเมื่อไหร่ ทำอะไรไปแล้ว และเล่าอะไรให้คุณฟังบ้าง ไฟล์กระดาษกรอกครั้งเดียวจบ แต่ไฟล์ในปฏิทินของคุณจะค่อย ๆ เติมเต็มขึ้นทุกครั้งที่มีนัด

ใน Proyecta ไฟล์นี้อยู่ใน ปฏิทิน หัวข้อ ลูกค้า คุณไม่ต้องสร้างเอง ใครที่จองผ่านหน้าเว็บของคุณจะปรากฏที่นั่นพร้อมชื่อและเบอร์โทร ส่วนคนที่มาโดยไม่ได้จองล่วงหน้า คุณจดเพิ่มได้ด้วย เพิ่มลูกค้า จากหน้าปฏิทิน เปิดนัดของเธอแล้วแตะ ดูไฟล์ลูกค้า

ประวัติของลูกค้าแต่ละคนมีอะไรบ้าง

เหนือรายการนัดจะมีตัวเลขสามค่า คือ มาตามนัด กี่ครั้ง ไม่มาตามนัด กี่ครั้ง และ ยกเลิก กี่ครั้ง พร้อมด้วย นัดครั้งต่อไป และ มาครั้งล่าสุด ด้านล่างเป็นรายการนัดของเธอ แบ่งเป็น ที่จะมาถึง และ ที่ผ่านไปแล้วและที่ยกเลิก แต่ละรายการระบุบริการ คนที่ให้บริการ และวิธีการชำระเงิน ของทันย่าแสดงว่ามาตามนัดเจ็ดครั้งตั้งแต่เดือนมีนาคม ไม่มีครั้งที่ขาดนัด และยกเลิกหนึ่งครั้งในเดือนกรกฎาคม

ในไฟล์เดียวกันนี้ยังมี แท็ก ของเธอ วันเกิด และปุ่ม จองใหม่อีกครั้ง ซึ่งจะเปิดนัดใหม่ด้วยบริการล่าสุดและคนที่ดูแลเธอคนเดิม ด้านล่างสุดคือ ประวัติ ที่รวมนัดและบันทึกต่าง ๆ ของคุณ เรียงจากล่าสุดไปเก่าสุด

จดอาการแพ้ไว้ที่ไหนไม่ให้หาย

ในไฟล์ของเธอ มีสองส่วน คือแท็กสั้น ๆ และบันทึกที่มีรายละเอียด โซชิตล์ติดแท็ก «ลาเท็กซ์» ให้ทันย่า และเขียนใน บันทึก ว่า «แพ้ลาเท็กซ์ บอกไว้ตั้งแต่มาครั้งแรก ต้องใช้ถุงมือที่ไม่มีลาเท็กซ์เสมอ» แล้วแตะ บันทึกข้อมูล

ต้องมีทั้งสองอย่างเพราะมันวางตำแหน่งต่างกัน บันทึกจะเข้าไปอยู่ใน ประวัติ พร้อมวันที่ และเพราะในนั้นรายการใหม่อยู่ด้านบน บันทึกของวันนี้จะถูกดันลงไปอยู่ใต้นัดที่เกิดขึ้นทีหลัง ส่วนแท็กจะอยู่ด้านบนเสมอ ก่อนรายการนัดทั้งหมด ไม่ว่าคุณจะเปิดไฟล์เมื่อไหร่ก็ตาม บนคอมพิวเตอร์แต่ละแถวของประวัติจะแสดงในบรรทัดเดียว ดังนั้นสิ่งที่สำคัญควรอยู่ตอนต้นของบันทึก

ทีมของคุณคนไหนดูไฟล์นี้ได้บ้าง

ขึ้นอยู่กับสิทธิ์การเข้าถึงที่คุณให้ไว้ ผู้เชี่ยวชาญที่มีสิทธิ์เข้าถึงปฏิทินของตัวเองจะเห็นนัดและตารางเวลาของตัวเอง แต่ไม่เห็นรายชื่อลูกค้าของคุณ ส่วนคนที่ดูแลหน้าเคาน์เตอร์จะเห็นไฟล์ลูกค้าได้ พร้อมกับปฏิทินของทุกคน แต่ไม่เห็นเรื่องเงินหรือการตั้งค่า

ทั้งสองอย่างให้สิทธิ์ได้ด้วย WhatsApp ใน ปฏิทิน หัวข้อ ทีมงาน สำหรับแต่ละคนให้สิทธิ์ที่ เข้าถึงปฏิทินของตัวเอง และสำหรับคนที่อยู่หน้าเคาน์เตอร์ ให้สิทธิ์ที่ แผนกต้อนรับ ด้วย เพิ่มพนักงานต้อนรับ ถ้าเชิญทางอีเมล ประเภทที่เลือกคือ ผู้เชี่ยวชาญ และ แผนกต้อนรับ โนเอมี่มีสิทธิ์เข้าถึงปฏิทินของตัวเอง และโซชิตล์เลือกที่จะไม่ให้เธอเห็นรายชื่อลูกค้าทั้งหมด ดังนั้นข้อมูลอาการแพ้จึงต้องไปถึงเธอผ่านทางนัดนั่นเอง

อาการแพ้ไปถึงคนที่อยู่ในห้องทรีตเมนต์ได้อย่างไร

ผ่านทางนัด: ไม่ว่าจะเป็นคำตอบที่ลูกค้ากรอกไว้ตอนจอง หรือที่คุณจดไว้เอง ทั้งสองแบบจะปรากฏในการ์ดของนัดนั้น ซึ่งเป็นสิ่งที่ช่างเสริมความงามของคุณเห็นในปฏิทินของเธอ

ถ้าอยากให้ลูกค้าตอบเอง ใน ปฏิทิน หัวข้อ การตั้งค่า มี คำถามตอนจอง แตะ เพิ่มคำถาม เขียนคำถาม แล้วเลือก ประเภทคำตอบ โซชิตล์ใส่คำถาม «คุณมีอาการแพ้อะไรไหม ถ้าไม่มีให้เขียนว่า “ไม่มี”» แบบข้อความสั้น และตั้งเป็น บังคับตอบ คำตอบจะแสดงในนัด อยู่ใต้คำถามตามที่คุณเขียนไว้ และในอีเมลยืนยันการจอง ทั้งของคุณและของเธอ คุณตั้งคำถามได้สูงสุด 12 ข้อ และมีแค่คนที่ดูแลหน้าเว็บเท่านั้นที่เปลี่ยนแปลงได้

คำถามนี้เป็นของหน้าเว็บของคุณ ถ้าคุณจดนัดเองเพราะลูกค้าเขียนมาทาง WhatsApp จะไม่มีใครตอบคำถามนี้ และสิ่งที่คุณรู้ก็ไปอยู่ใน เพิ่มบันทึก ภายในนัดเดียวกันนั้น «มีแค่คุณและทีมของคุณที่เห็น ลูกค้าจะไม่เห็นเลย» โนเอมี่อ่านมันได้ในปฏิทินของเธอ และสามารถจดสิ่งที่เห็นในห้องทรีตเมนต์ลงไปที่เดียวกันนั้นได้เลย

คำตอบจะอยู่ในนัดนั้นเท่านั้น ไม่ถูกส่งต่อไปที่ไฟล์ลูกค้า ถ้าทันย่าเขียน «ลาเท็กซ์» ในเดือนพฤศจิกายน เดือนธันวาคมเธอก็ต้องเขียนใหม่อีกครั้ง และถ้าอยากเก็บข้อมูลไว้ตลอดไป คุณต้องนำไปจดไว้ในบันทึกของไฟล์ลูกค้าเอง

ช่องยอมรับข้อตกลงใช้แทนเอกสารยินยอมได้ไหม

ช่องนี้ใช้ให้ลูกค้ายอมรับข้อความที่คุณเขียนไว้ตอนที่เธอจอง และนัดของเธอจะบันทึกไว้ว่า «ยอมรับ:» พร้อมข้อความของคุณ วันและเวลา แต่ไม่มีลายเซ็น จึงใช้แทนเอกสารที่ลูกค้าเซ็นบนกระดาษไม่ได้

เพิ่มได้ในหัวข้อ คำถามตอนจอง เหมือนกัน โดยเลือกประเภท ช่องยอมรับข้อตกลง สำหรับคลินิกความงาม สิ่งที่มีประโยชน์ที่สุดคือ ถามในบริการ: ถ้าไม่เลือกบริการไหนไว้ จะแสดงในทุกบริการ แต่ถ้าเลือกบางบริการ จะแสดงเฉพาะบริการนั้น โซชิตล์ตั้งไว้ในพีลลิ่งและเดอร์มาเพน ด้วยข้อความ «ฉันอ่านคำแนะนำก่อนและหลังการทำทรีตเมนต์แล้ว» พร้อมลิงก์ไปยังหน้าที่มีคำแนะนำเหล่านั้น ลูกค้าที่จองทำความสะอาดผิวหน้าจะไม่เห็นข้อความนี้

ไฟล์ลูกค้าไม่ได้เก็บอะไร

ไม่เก็บรูปภาพหรือไฟล์ต่าง ๆ ภาพก่อนและหลังการพีลลิ่งจะอยู่ในมือถือของคุณเอง และก็ไม่มีช่องที่คุณกำหนดขึ้นเองได้ เช่น ประเภทผิวหรือค่าความไวต่อแสง สิ่งเหล่านั้นต้องไปอยู่ในบันทึกแทน และไฟล์ก็ไม่รวมยอดเงินที่ลูกค้าแต่ละคนจ่ายให้คุณ แต่ละนัดจะระบุแค่ จ่ายแล้ว มัดจำ หรือ จ่ายที่ร้าน โดยไม่มียอดรวม

ก็ไม่ได้มาแทนบันทึกทางคลินิกที่คุณกรอกบนกระดาษ แฟ้มของโซชิตล์ยังอยู่ในห้องทรีตเมนต์ พร้อมเอกสารของการมาครั้งแรก ส่วนวันเสาร์ สิ่งที่โนเอมี่ต้องรู้ก็มีอยู่แล้วในนัดของเธอ

จะเริ่มใช้ในคลินิกของฉันได้อย่างไร

บอก Proyecta เกี่ยวกับธุรกิจของคุณด้วยคำพูดของคุณเอง ลองแบบนี้: “หน้าเว็บสำหรับคลินิกความงามของฉันในปัวร์โตเอสกอนดีโด มีบริการทำความสะอาดผิวหน้าแบบลึก พีลลิ่งทางเคมี และเดอร์มาเพน พร้อมราคาและระยะเวลา จองนัดออนไลน์กับฉันในวันธรรมดา และกับโนเอมี่ในวันเสาร์ และตอนจองให้ถามลูกค้าว่ามีอาการแพ้อะไรไหม”

วันนี้ลองเข้าไปที่ช่องค้นหาแชท WhatsApp ของคุณ พิมพ์คำว่า «แพ้» แล้วตามด้วย «อาการแพ้» นับดูว่ามีลูกค้ากี่คนที่ขึ้นมา โซชิตล์เจอสิบเอ็ดคนที่มีข้อมูลซึ่งมีอยู่แค่ในมือถือของเธอ คัดลอกข้อมูลของแต่ละคนไปใส่ในบันทึกของไฟล์ลูกค้า ถ้าใครยังไม่อยู่ใน ลูกค้า ก็ใช้ เพิ่มลูกค้า ซึ่งมีช่องบันทึกของตัวเองให้ด้วย เริ่มต้นได้ที่ proyecta.dev