Картка клієнтки, щоб дізнатися про її алергії та історію відвідувань до того, як вона зайде в кабінет
Картка клієнтки об'єднує її візити, пропущені прийоми та все, що ви про неї знаєте, наприклад алергію. У Proyecta ви відкриваєте її з запису кнопкою «Переглянути картку», а те, що має знати ваша косметологиня, записуєте в самому записі.
Сочітль має кабінет косметології в Пуерто-Ескондідо, де робить глибоке чищення, пілінги та дермапен. У будні приймає сама, а по суботах її замінює Ноемі, косметологиня. Клієнтки записуються на її сторінці з березня, але картка клієнтки й досі залишалася аркушем паперу, який кожна заповнювала під час першого візиту й який зберігався в папці біля кушетки.
Однієї суботи о 10:00 Таня прийшла на глибоке чищення до Ноемі. Уже лежачи на кушетці, вона побачила коробку з рукавичками й запитала, чи вони латексні, бо в неї алергія. Ноемі поміняла рукавички й продовжила роботу. Таня написала про це ще в березні, у своєму аркуші, але ніхто не відкрив папку, і ця інформація дійшла до кабінету лише тому, що вона сама про неї згадала.
Те, що ви знаєте про клієнтку, має сенс лише тоді, коли це читає, ще до її приходу, та людина, яка буде її обслуговувати. У вашому календарі є три місця, де можна це записати, і не всі їх читають одні й ті самі люди.
Що таке картка клієнтки?
Картка клієнтки — це аркуш, де зберігається все, що відбувалося з кожною: коли вона приходила, коли не з’явилася, що їй робили і що вона вам розповіла. Паперову заповнюють один раз; та, що в календарі, заповнюється з кожним новим записом.
У Proyecta вона знаходиться в розділі Календар, у Клієнти. Вручну її не створюєте: та, хто записується на вашій сторінці, з’являється там автоматично з іменем і телефоном, а ту, хто приходить без запису, додаєте через Додати клієнта. У календарі відкриваєте її запис і натискаєте Переглянути картку.
Що містить історія кожної клієнтки?
Над її записами виводяться три числа: скільки разів вона Відвідала, скільки разів Не з’явилася і скільки Скасувала, а також її Найближчий запис і Останній візит. Нижче йдуть її записи — у розділах Майбутні та Минулі та скасовані, кожен із послугою, з ким був запис і як оплачений. У картці Тані було сім відвідувань з березня, жодної пропущеної та одна скасована в липні.
У тій самій картці є її Теги, День народження і кнопка Забронювати знову, яка відкриває новий запис із тією ж послугою і тим самим фахівцем, який її обслуговував. У самому низу — Історія, з її записами й вашими примітками, від найновіших до найстаріших.
Де записати алергію, щоб вона не загубилася?
У її картці, у двох місцях: короткий тег і примітка з деталями. Сочітль поставила Тані тег «латекс», а в полі Примітка написала «Алергія на латекс, сказала про це під час першого візиту. Завжди рукавички без латексу» і натиснула Зберегти примітку.
Потрібні обидва, бо розташовуються вони по-різному. Примітка потрапляє в Історію зі своєю датою, а оскільки там нове йде зверху, сьогоднішня опиниться нижче кожного наступного запису. Тег же залишається зверху, перед усіма записами, коли б ви не відкрили картку. На комп’ютері кожен рядок історії показується в один рядок, тож найважливіше варто писати на початку примітки.
Хто з вашої команди може бачити картку?
Залежить від того, який доступ ви їй дали. Фахівчиня з доступом до свого календаря бачить свої записи й свій розклад, але не бачить ваших клієнтів; людина на рецепції бачить картки, а також календар усіх, але без грошей і налаштувань.
Обидва рівні доступу надаються через WhatsApp, у розділі Календар, у Команда: кожній людині — через Доступ до свого календаря, а тій, хто на рецепції, — через Рецепція, кнопкою Додати рецепціоніста. Якщо запрошуєте електронною поштою, це типи Фахівець і Рецепція. Ноемі має доступ до свого календаря, а Сочітль вирішила не показувати їй список своїх клієнток, тож інформація про алергію мала дійти до неї через запис.
Як інформація про алергію доходить до того, хто в кабінеті?
Через запис: або клієнтка відповідає на це під час бронювання, або ви самі це записуєте. Обидва варіанти з’являються на картці запису — саме її бачить ваша косметологиня у своєму календарі.
Щоб вам відповідали, у розділі Календар, у Налаштування, є Питання під час бронювання: натискаєте Додати запитання, пишете його і обираєте Тип відповіді. Сочітль поставила запитання «У вас є якась алергія? Якщо немає, напишіть “немає”», з коротким текстом і позначкою Обов’язкове. Відповідь з’являється в записі, під запитанням так, як ви його написали, а також у листах про бронювання — і у вашому, і в клієнтки. Можна зробити до 12 запитань, і змінювати їх може лише той, хто керує сторінкою.
Запитання задає ваша сторінка. Якщо запис створюєте ви самі, бо вам написали через WhatsApp, ніхто на нього не відповідає, і все, що ви знаєте, вписуєте через Додати примітку в тому самому записі: «Бачите тільки ви й ваша команда. Клієнт її ніколи не бачить.» Ноемі читає це у своєму календарі й там само може записати те, що побачила в кабінеті.
Відповідь залишається в цьому записі й не переходить у картку. Якщо Таня напише «латекс» у листопаді, у грудні вона напише те саме знову, а те, що хочете зберегти назавжди, переносите в її примітку самі.
Чи замінює прапорець згоди аркуш інформованої згоди?
Він потрібен, щоб клієнтка підтвердила під час бронювання фразу, яку написали ви, і в її записі зберігається «Погодилася:» з вашою фразою, датою та часом. Підпису він не має, тож не замінює аркуш, який ваші клієнтки підписують на папері.
Додається в тих самих Питаннях під час бронювання, з типом Прапорець згоди. У кабінеті найкорисніший пункт — Запитується в: якщо не позначити жодної послуги, з’являється в усіх; якщо позначити деякі, то тільки в них. Сочітль додала його до пілінгу та дермапену з фразою «Я прочитала рекомендації до і після процедури» і посиланням на сторінку, де вони опубліковані. Тій, хто бронює чищення, він не з’являється.
Чого картка не зберігає?
Вона не зберігає фото чи файли: фото «до і після» пілінгу залишаються у вашому телефоні. Також у ній немає полів, які ви можете вигадати самі, наприклад тип шкіри чи фототип — це йде в примітку. І вона не підсумовує, скільки заплатила кожна клієнтка: кожен запис показує Оплачено, Передоплата або Оплата на місці, без загальної суми.
Вона також не замінює клінічну картку косметології, яку ви заповнюєте на папері. Папка Сочітль досі лежить у кабінеті, з аркушами першого візиту. По суботах усе, що потрібно знати Ноемі, уже є в її записах.
Як це налаштувати в моєму кабінеті?
Опишіть свій бізнес у Proyecta власними словами. Приблизно так: «сторінка для мого кабінету косметології в Пуерто-Ескондідо, з глибоким чищенням, хімічним пілінгом і дермапеном, із цінами та тривалістю, онлайн-записом до мене в будні й до Ноемі по суботах, і щоб під час бронювання питала клієнтку, чи немає в неї якоїсь алергії».
Сьогодні в пошуку своїх чатів WhatsApp напишіть «алергія», а потім «алергічна», і порахуйте, скільки клієнток з’явиться. У Сочітль знайшлося одинадцять із чимось, що зберігалося тільки в телефоні. Скопіюйте інформацію про кожну в примітку її картки; якщо котроїсь ще немає в Клієнти, кнопка Додати клієнта має власне поле примітки. Почніть на proyecta.dev.