ملف العميلة لقراءة حساسيّاتها وسجلّها قبل دخولها غرفة العلاج

تملك سوتشيتل غرفة علاج تجميلي في بويرتو إسكونديدو، تقدّم فيها التنظيف العميق والتقشير وجلسات الديرمابن. تستقبل هي العميلات خلال الأسبوع، وتغطّي نويمي، أخصائية التجميل، أيام السبت. تحجز عميلاتها من صفحتها منذ مارس، لكن ملف العميلة ظلّ ورقة يملؤها كل منهنّ في زيارتها الأولى، محفوظة في مجلد بجانب سرير العلاج.

في أحد أيام السبت عند الساعة 10:00، حضرت تانيا لجلسة التنظيف العميق مع نويمي. وبعد أن استلقت، رأت علبة القفازات وسألت إن كانت من اللاتكس، لأنها تعاني من حساسية منه. غيّرت نويمي القفازات واستمرت في العمل. كانت تانيا قد كتبت ذلك في مارس، في ورقتها، لكن لم يفتح أحد المجلد، ولم تصل المعلومة إلى غرفة العلاج إلا لأنها تذكّرت بنفسها.

ما تعرفينه عن عميلة لا ينفع إلا إذا قرأته، قبل دخولها، من ستتولى علاجها. في أجندتك ثلاثة أماكن لتدوين ذلك، ولا تقرؤها كلّها نفس الأشخاص.

ما هو ملف العميلة؟

ملف العميلة هو الورقة التي يعيش فيها كل ما حدث مع كل واحدة منهنّ: متى حضرت، متى غابت، ماذا فُعل لها، وما أخبرتك به. الورقة الملموسة تملؤينها مرة واحدة؛ أما ملف أجندتك فيمتلئ مع كل موعد.

في Proyecta تجدينه في الأجندة، في العميلات. لا تُنشئينه يدويًا: فمن تحجز من صفحتك تظهر فيه تلقائيًا باسمها وهاتفها، ومن تأتي بلا موعد تدوّنينها بالضغط على إضافة عميلة. من التقويم، تفتحين موعدها وتضغطين على عرض الملف.

ما الذي يتضمنه سجل كل عميلة؟

فوق مواعيدها تظهر ثلاثة أرقام: عدد مرات الحضور، وعدد مرات الغياب، وعدد الملغاة، بالإضافة إلى الموعد القادم وآخر زيارة. وتحتها تأتي مواعيدها، في القادمة والسابقة والملغاة، كل موعد مع الخدمة ومع من تم ومع طريقة الدفع. كان ملف تانيا يسجّل سبع زيارات منذ مارس، بلا غياب واحد، وموعدًا ملغى في يوليو.

وفي نفس الملف تجدين الوسوم الخاصة بها، وعيد ميلادها، وزر إعادة الحجز الذي يفتح موعدًا جديدًا بآخر خدمة طلبتها ومع نفس من قدّمتها لها. وفي الأسفل يأتي السجل، بمواعيدها وملاحظاتك، من الأحدث إلى الأقدم.

أين تدوّنين الحساسية حتى لا تُفقد؟

في ملفها، في جزأين: وسم قصير وملاحظة بالتفصيل. وضعت سوتشيتل لتانيا وسم «لاتكس»، وفي ملاحظة كتبت «تعاني من حساسية اللاتكس، أخبرت بذلك في زيارتها الأولى. قفازات بلا لاتكس دائمًا» وضغطت على حفظ الملاحظة.

يحتاج الاثنان معًا لأنهما يُعرَضان بشكل مختلف. تدخل الملاحظة إلى السجل بتاريخها، وبما أن الأحدث يظهر فيه أولًا، فستبقى ملاحظة اليوم تحت كل موعد يأتي بعدها. أما الوسم فيبقى في الأعلى، قبل مواعيدها، في أي وقت تفتحين الملف. على الحاسوب يظهر كل سطر من السجل في صف واحد، لذلك يجب أن يأتي الأهم في بداية الملاحظة.

من في فريقك يمكنه رؤية الملف؟

يعتمد على نوع الوصول الذي منحتِه لها. الأخصائية التي لديها وصول إلى أجندتها ترى مواعيدها وجدولها، ولا ترى عميلاتك؛ أما من في الاستقبال فترى الملفات، إلى جانب أجندة الجميع، دون الأموال أو الإعدادات.

يُمنح الاثنان بإرسال رسالة WhatsApp، من الأجندة، في الفريق: لكل شخص، من الوصول إلى أجندتها، ولمن في الاستقبال، من الاستقبال، بالضغط على إضافة موظفة استقبال. وإذا دعوتِها بالبريد الإلكتروني، فالنوعان هما أخصائية واستقبال. لدى نويمي وصول إلى أجندتها، وفضّلت سوتشيتل ألا تُظهر لها قائمة عميلاتها، فكان على معلومة الحساسية أن تصلها عبر الموعد.

كيف تصل معلومة الحساسية إلى من في غرفة العلاج؟

عبر الموعد: فإما أن تجيب عميلتك عن سؤال عند الحجز، أو تدوّنينها أنتِ. وتظهر الطريقتان في بطاقة الموعد، وهي ما تراه أخصائية التجميل في أجندتها.

لتحصلي على الإجابة، في الأجندة، في الإعدادات، يوجد أسئلة عند الحجز: تضغطين على إضافة سؤال، تكتبينه وتختارين نوع الإجابة. وضعت سوتشيتل سؤال «هل تعانين من أي حساسية؟ إن لم يكن لديك، اكتبي “لا يوجد”»، من نوع نص قصير وإلزامي. تظهر الإجابة في الموعد، تحت السؤال كما كتبتِه، وفي رسائل تأكيد الحجز، رسالتك ورسالتها. يمكنك إضافة حتى 12 سؤالًا، ولا يغيّرها إلا من يدير الصفحة.

صفحتك هي من توجّه السؤال. وإذا دوّنتِ الموعد أنتِ لأن العميلة كتبت لك عبر WhatsApp، فلا أحد يجيب عن السؤال، وما تعرفينه يُكتب في إضافة ملاحظة، داخل نفس الموعد: «لا يراها إلا أنتِ وفريقك. العميلة لا تراها أبدًا.» تقرأها نويمي في أجندتها، وفي نفس المكان يمكنها تدوين ما لاحظته في غرفة العلاج.

تبقى الإجابة في ذلك الموعد ولا تنتقل إلى الملف. فإذا كتبت تانيا «لاتكس» في نوفمبر، تكتبه مرة أخرى في ديسمبر، وما تريدين الاحتفاظ به للأبد تنقلينه أنتِ إلى ملاحظتها.

هل تصلح خانة الموافقة كنموذج موافقة؟

تُستخدم لتوافق عميلتك، عند الحجز، على عبارة كتبتِها أنتِ، ويحفظ موعدها «وافقت:» مع عبارتك، واليوم والساعة. لا تتضمن توقيعًا، فهي لا تحل محل الورقة التي توقّعها عميلاتك يدويًا.

تُضاف في نفس أسئلة عند الحجز، باختيار نوع خانة الموافقة. وفي غرفة العلاج، أكثر ما يفيد هو يُسأل في: فإذا لم تحدّدي خدمات، تظهر في جميعها؛ وإذا حددتِ بعضها، تظهر فيها فقط. وضعتها سوتشيتل في التقشير وفي جلسات الديرمابن، بعبارة «قرأت التعليمات الخاصة بما قبل وبعد علاجي» مع رابط الصفحة التي توجد فيها. ومن تحجز تنظيفًا عميقًا لا تراها.

ما الذي لا يحفظه الملف؟

لا يحفظ صورًا أو ملفات: صور قبل وبعد التقشير تبقى في هاتفك. كما لا يحتوي على حقول تُنشئينها أنتِ، كنوع البشرة أو النمط الضوئي؛ فهذه تُكتب في الملاحظة. ولا يجمع ما دفعته كل عميلة: كل موعد يُظهر مدفوع أو دفعة مقدمة أو تدفع في المحل، بلا إجمالي.

ولا يحلّ أيضًا محل الملف السريري للتجميل الذي تملئينه على الورق. ومجلد سوتشيتل لا يزال في غرفة العلاج، بأوراق الزيارة الأولى. وأيام السبت، ما تحتاج نويمي معرفته موجود مسبقًا في مواعيدها.

كيف أطبّق هذا في غرفة علاجي؟

صِفي نشاطك التجاري في Proyecta بكلماتك. على سبيل المثال: “صفحة لغرفة علاجي التجميلي في بويرتو إسكونديدو، فيها تنظيف عميق وتقشير كيميائي وجلسات ديرمابن مع السعر والمدة لكل منها، ومواعيد عبر الإنترنت معي خلال الأسبوع ومع نويمي أيام السبت، وأن يُسأل العميلة عند الحجز إن كانت تعاني من أي حساسية”.

اليوم، في خانة البحث داخل محادثات WhatsApp، اكتبي «حساسية» ثم «حساسة»، وعدّي العميلات اللواتي يظهرن. ظهرت لسوتشيتل إحدى عشرة عميلة لديها معلومة لم تكن موجودة إلا في هاتفها. انقلي ما يخص كل واحدة منهن إلى ملاحظة ملفها؛ وإذا لم تكن إحداهن في العميلات بعد، فإن إضافة عميلة توفر لها ملاحظتها الخاصة. ابدئي من proyecta.dev.