Fișa clientei, ca să-i citești alergiile și istoricul înainte să intre în cabină
O fișă de clientă adună vizitele ei, absențele și ce știi despre ea, cum ar fi o alergie. În Proyecta o deschizi din programarea ei cu Vezi fișa, iar ce trebuie să știe cosmeticiana ta notezi în programare.
Xóchitl are o cabină de cosmetică în Puerto Escondido, unde face curățări faciale profunde, peelinguri și dermapen. În timpul săptămânii se ocupă ea, iar sâmbăta o înlocuiește Noemí, o cosmeticiană. Clientele ei fac programări pe pagina ei din martie, dar fișa de clientă rămânea o foaie de hârtie pe care fiecare o completa la prima vizită, ținută într-un dosar lângă canapeaua de tratament.
Într-o sâmbătă, la ora 10:00, Tania a venit la curățarea ei facială profundă cu Noemí. Deja întinsă pe canapea, a văzut cutia de mănuși și a întrebat dacă sunt din latex, pentru că este alergică. Noemí și-a schimbat mănușile și a continuat. Tania scrisese asta în martie, pe foaia ei, dar nimeni n-a deschis dosarul, iar informația a ajuns în cabină doar pentru că ea și-a adus aminte.
Ce știi despre o clientă e de folos doar dacă îl citește, înainte ca ea să intre, persoana care o va trata. Agenda ta are trei locuri unde poți nota asta, și nu pe toate le citesc aceleași persoane.
Ce este o fișă de clientă?
O fișă de clientă este foaia în care trăiește tot ce s-a întâmplat cu fiecare clientă: când a venit, când a lipsit, ce s-a făcut și ce ți-a spus. Pe cea de hârtie o completezi o singură dată; cea din agenda ta se completează cu fiecare programare.
În Proyecta se găsește în Agendă, la Clienți. Nu trebuie s-o creezi tu: cine face o programare pe pagina ta apare acolo cu numele și telefonul ei, iar pe cine vine fără programare o notezi cu Adaugă client. Din calendar, deschizi programarea ei și apeși pe Vezi fișa.
Ce conține istoricul fiecărei cliente?
Deasupra programărilor ei apar trei cifre: de câte ori A participat, de câte ori Nu a participat și câte Anulate, împreună cu Următoarea programare și Ultima vizită. Mai jos vin programările ei, în Următoare și în Trecute și anulate, fiecare cu serviciul, cu persoana care a tratat-o și cum s-a plătit. Fișa Taniei arăta șapte prezențe din martie, nicio absență și o anulare în iulie.
Pe aceeași fișă se află Etichetele ei, Ziua de naștere și butonul Programează din nou, care deschide o programare nouă cu ultimul ei serviciu și cu aceeași persoană care a tratat-o. Mai jos de tot este Istoricul, cu programările și notițele tale, de la cel mai nou la cel mai vechi.
Unde notezi o alergie ca să nu se piardă?
Pe fișa ei, în două locuri: o etichetă scurtă și o notă cu detaliul. Xóchitl i-a pus Taniei eticheta „latex”, iar la Notă a scris „Alergică la latex, a spus asta la prima vizită. Mereu mănuși fără latex” și a apăsat pe Salvează nota.
Sunt necesare amândouă pentru că se poziționează diferit. Nota intră în Istoric cu data ei, și cum acolo cele noi apar sus, cea de azi va rămâne sub fiecare programare care vine după. Eticheta rămâne sus, înainte de programările ei, indiferent când deschizi fișa. Pe computer, fiecare rând din istoric se vede pe o singură linie, așa că partea importantă trebuie să fie la începutul notei.
Cine din echipa ta poate vedea fișa?
Depinde de accesul pe care i l-ai dat. O profesionistă cu acces la agenda ei vede programările și orele ei, dar nu vede clienții tăi; cineva de la recepție vede fișele, împreună cu agenda tuturor, fără partea de bani sau de configurare.
Amândouă se dau cu un WhatsApp, în Agendă, la Echipă: fiecărei persoane, la Acces la agenda ei, și cui stă la recepție, la Recepție, cu Adaugă recepționistă. Dacă inviți prin e-mail, sunt tipurile Profesionist și Recepție. Noemí are acces la agenda ei, iar Xóchitl a preferat să nu-i arate lista clientelor, așa că alergia trebuia să-i ajungă prin programare.
Cum ajunge o alergie la persoana din cabină?
Prin programare: fie îți răspunde clienta ta când face programarea, fie o notezi tu. Amândouă apar pe cardul programării, care e ceea ce vede cosmeticiana ta în agenda ei.
Pentru ca să-ți răspundă, în Agendă, la Setări, se găsește Întrebări la programare: apeși pe Adaugă întrebare, o scrii și alegi Tipul de răspuns. Xóchitl a pus „Ai vreo alergie? Dacă nu, scrie «niciuna»”, de tip text scurt și Obligatorie. Răspunsul apare în programare, sub întrebarea așa cum ai scris-o, și în e-mailurile rezervării, al tău și al ei. Poți face până la 12 întrebări, și doar cine administrează pagina le poate schimba.
Întrebarea o pune pagina ta. Dacă programarea o notezi tu, pentru că ți-au scris pe WhatsApp, nimeni nu-i răspunde, și ce știi tu intră la Adaugă notă, în aceeași programare: „O văd doar tu și echipa ta. Clientul n-o vede niciodată.” Noemí o citește în agenda ei și tot acolo poate nota ce a observat în cabină.
Răspunsul rămâne la programarea respectivă și nu trece în fișă. Dacă Tania scrie „latex” în noiembrie, în decembrie îl scrie din nou, iar ce vrei să ții pentru totdeauna îl treci tu în nota ei.
Căsuța de acceptare funcționează ca o foaie de consimțământ?
Îi permite clientei tale să accepte, la programare, o frază pe care ai scris-o tu, iar programarea ei salvează „A acceptat:” cu fraza ta, data și ora. Nu are semnătură, așa că nu înlocuiește foaia pe care clientele tale o semnează pe hârtie.
Se adaugă în aceleași Întrebări la programare, cu tipul Căsuță de acceptare. Într-o cabină, ce ajută cel mai mult este Se întreabă la: dacă nu marchezi niciun serviciu, apare la toate; dacă marchezi câteva, apare doar la acelea. Xóchitl a pus-o la peeling și la dermapen, cu fraza „Am citit indicațiile pentru înainte și după tratamentul meu” și linkul către pagina unde le are. Celei care programează o curățare nu-i apare.
Ce nu salvează fișa?
Nu salvează fotografii și nici fișiere: înainte și după al unui peeling rămâne pe telefonul tău. Nici nu are câmpuri pe care să le inventezi tu, cum ar fi tipul de piele sau fototipul; acestea vin în notă. Și nu adună cât ți-a plătit fiecare clientă: fiecare programare spune Plătit, Avans sau Plătește la salon, fără un total.
Nici nu înlocuiește fișa clinică de cosmetologie pe care o completezi pe hârtie. Dosarul lui Xóchitl rămâne în cabină, cu foile de la prima vizită. Sâmbăta, ce trebuie să știe Noemí se găsește deja în programări.
Cum pun asta în practică în cabina mea?
Descrie-ți afacerea în Proyecta cu propriile tale cuvinte. Ceva de genul: „o pagină pentru cabina mea de cosmetică în Puerto Escondido, cu curățare facială profundă, peeling chimic și dermapen, cu prețul și durata lor, programări online cu mine în timpul săptămânii și cu Noemí sâmbăta, iar la programare să întrebe clienta dacă are vreo alergie”.
Chiar azi, în căutarea din conversațiile tale de WhatsApp, scrie „alergie” și apoi „alergică”, și contează clientele care apar. Lui Xóchitl i-au apărut unsprezece cu ceva ce exista doar pe telefonul ei. Copiază informația fiecăreia în nota din fișa ei; dacă vreuna nu este încă în Clienți, Adaugă client are și propriul câmp pentru notă. Începe pe proyecta.dev.