क्लाइंट प्रोफ़ाइल, जिससे कैबिन में आने से पहले उसकी एलर्जी और इतिहास पढ़ सकें

Xóchitl का Puerto Escondido में एक कॉस्मियाट्री कैबिन है, जहाँ वह डीप क्लीनिंग, पीलिंग और डर्मापेन करती है। हफ़्ते के दिनों में वह खुद देखती है और शनिवार को उसकी जगह Noemí, एक कॉस्मेटोलॉजिस्ट, संभालती है। मार्च से उनकी क्लाइंट्स उसकी वेबसाइट पर बुकिंग कर रही हैं, लेकिन क्लाइंट प्रोफ़ाइल अब भी कागज़ की एक शीट थी, जिसे हर क्लाइंट अपनी पहली विज़िट पर भरती थी, और जो बेड के पास एक फ़ोल्डर में रखी रहती थी।

एक शनिवार सुबह 10:00 बजे, Tania अपनी डीप क्लीनिंग के लिए Noemí के पास आई। बेड पर लेटते ही उसने ग्लव्स का डिब्बा देखा और पूछा कि क्या ये लेटेक्स के हैं, क्योंकि उसे इससे एलर्जी है। Noemí ने ग्लव्स बदल लिए और काम जारी रखा। Tania ने यह बात मार्च में ही अपनी शीट पर लिख दी थी, लेकिन किसी ने फ़ोल्डर नहीं खोला, और यह जानकारी कैबिन तक सिर्फ़ इसलिए पहुँची क्योंकि उसे खुद याद आया।

किसी क्लाइंट के बारे में जो आप जानते हैं, वह तभी काम आता है जब जो उसे अटेंड करने वाली है, वह अंदर आने से पहले उसे पढ़ ले। आपके शेड्यूल में इसे लिखने की तीन जगहें हैं, और इन्हें हर कोई एक जैसा नहीं पढ़ता।

क्लाइंट प्रोफ़ाइल क्या होती है?

क्लाइंट प्रोफ़ाइल वह जगह है जहाँ हर क्लाइंट के साथ जो हुआ, वह दर्ज रहता है: वह कब आई, कब नहीं आई, क्या किया गया और उसने आपको क्या बताया। कागज़ वाली शीट आप एक बार भरते हैं; शेड्यूल वाली प्रोफ़ाइल हर अपॉइंटमेंट के साथ अपने-आप भरती जाती है।

Proyecta में यह शेड्यूल के अंदर, क्लाइंट्स में मिलती है। इसे आपको बनाना नहीं पड़ता: जो भी आपकी वेबसाइट पर बुकिंग करती है, वह अपने नाम और फ़ोन नंबर के साथ वहाँ खुद आ जाती है, और जो बिना अपॉइंटमेंट के आती है, उसे आप क्लाइंट जोड़ें से दर्ज करते हैं। कैलेंडर से, उसकी अपॉइंटमेंट खोलें और प्रोफ़ाइल देखें पर टैप करें।

हर क्लाइंट के इतिहास में क्या-क्या होता है?

उसकी अपॉइंटमेंट्स के ऊपर तीन आँकड़े दिखते हैं: वह कितनी बार उपस्थित हुई, कितनी बार अनुपस्थित रही और कितनी बार रद्द हुई, साथ ही उसकी आगामी अपॉइंटमेंट और आख़िरी विज़िट। नीचे उसकी अपॉइंटमेंट्स आती हैं, आने वाली और पिछली और रद्द में, हर एक में सर्विस, किसके साथ गई और भुगतान कैसे हुआ, यह सब दिखता है। Tania की प्रोफ़ाइल में मार्च से सात बार उपस्थिति, एक भी गैरहाज़िरी नहीं, और जुलाई में एक रद्द अपॉइंटमेंट दर्ज थी।

उसी प्रोफ़ाइल में उसके टैग, उसका जन्मदिन और फिर से बुक करें बटन भी होता है, जो उसके आख़िरी सर्विस और उसे अटेंड करने वाली उसी व्यक्ति के साथ एक नई अपॉइंटमेंट खोल देता है। सबसे नीचे इतिहास होता है, जिसमें उसकी अपॉइंटमेंट्स और आपके नोट्स, सबसे नए से सबसे पुराने क्रम में दिखते हैं।

एलर्जी कहाँ लिखें कि वह खो न जाए?

उसकी प्रोफ़ाइल में, दो जगहों पर: एक छोटा टैग और एक नोट जिसमें पूरा ब्यौरा हो। Xóchitl ने Tania को «लेटेक्स» टैग लगाया, और नोट में लिखा «लेटेक्स से एलर्जी है, उसने अपनी पहली विज़िट में ही बता दिया था। हमेशा बिना लेटेक्स वाले ग्लव्स» और नोट सेव करें पर टैप किया।

दोनों की ज़रूरत है क्योंकि ये अलग-अलग तरह से दिखते हैं। नोट अपनी तारीख़ के साथ इतिहास में जुड़ता है, और वहाँ नया सबसे ऊपर आता है, इसलिए आज का नोट आगे आने वाली हर अपॉइंटमेंट के नीचे चला जाएगा। टैग ऊपर ही रहता है, उसकी अपॉइंटमेंट्स से पहले, चाहे आप प्रोफ़ाइल कभी भी खोलें। कंप्यूटर पर इतिहास की हर लाइन एक ही पंक्ति में दिखती है, इसलिए सबसे ज़रूरी बात नोट की शुरुआत में ही लिखें।

आपकी टीम में कौन प्रोफ़ाइल देख सकता है?

यह इस पर निर्भर करता है कि आपने उसे कैसा एक्सेस दिया है। जिस प्रोफेशनल को सिर्फ़ अपने शेड्यूल का एक्सेस है, वह अपनी अपॉइंटमेंट्स और अपने समय देख पाती है, आपकी क्लाइंट्स नहीं देख पाती; रिसेप्शन पर बैठी व्यक्ति प्रोफ़ाइल्स देख सकती है, साथ ही सबका शेड्यूल भी, लेकिन पैसे और सेटिंग्स नहीं।

दोनों तरह का एक्सेस एक WhatsApp नंबर से मिल जाता है, शेड्यूल में, टीम के अंदर: हर व्यक्ति को उसके शेड्यूल का एक्सेस से, और काउंटर पर बैठने वाली को रिसेप्शन में रिसेप्शनिस्ट जोड़ें से। अगर आप ईमेल से इनवाइट करती हैं, तो ये दो प्रकार होते हैं: प्रोफेशनल और रिसेप्शन। Noemí को सिर्फ़ अपने शेड्यूल का एक्सेस है, और Xóchitl ने उसे अपनी क्लाइंट्स की लिस्ट न दिखाना ही बेहतर समझा, इसलिए एलर्जी की बात उस तक सिर्फ़ अपॉइंटमेंट के ज़रिए ही पहुँच सकती थी।

कैबिन में मौजूद व्यक्ति तक एलर्जी की बात कैसे पहुँचती है?

अपॉइंटमेंट के ज़रिए: या तो आपकी क्लाइंट बुकिंग करते समय इसका जवाब देती है, या फिर आप इसे खुद लिखती हैं। दोनों ही अपॉइंटमेंट कार्ड पर दिखते हैं, जो आपकी कॉस्मेटोलॉजिस्ट को उसके शेड्यूल में नज़र आता है।

इसका जवाब पाने के लिए, शेड्यूल में, सेटिंग्स में, बुक करते समय सवाल है: आप सवाल जोड़ें पर टैप करती हैं, सवाल लिखती हैं और जवाब का प्रकार चुनती हैं। Xóchitl ने «क्या आपको कोई एलर्जी है? अगर नहीं, तो “कोई नहीं” लिखें» सवाल रखा, छोटे टेक्स्ट के जवाब के साथ और अनिवार्य के रूप में। जवाब अपॉइंटमेंट में, आपके लिखे सवाल के नीचे ही दिखता है, और बुकिंग के ईमेल में भी, आपके और उसके दोनों के। आप 12 सवाल तक बना सकती हैं, और इन्हें सिर्फ़ वही बदल सकता है जो वेबसाइट का एडमिन है।

यह सवाल आपकी वेबसाइट पूछती है। अगर अपॉइंटमेंट आपने खुद दर्ज की है क्योंकि किसी ने आपको WhatsApp पर लिखा था, तो इसका कोई जवाब नहीं आता, और जो भी आप जानती हों, वह उसी अपॉइंटमेंट के अंदर नोट जोड़ें में लिख देती हैं: «इसे सिर्फ़ आप और आपकी टीम देख सकते हैं। क्लाइंट इसे कभी नहीं देखती।» Noemí इसे अपने शेड्यूल में पढ़ लेती है और वहीं पर कैबिन में जो देखा, वह भी लिख सकती है।

यह जवाब उस अपॉइंटमेंट में ही रहता है, प्रोफ़ाइल में नहीं जाता। अगर Tania नवंबर में «लेटेक्स» लिखती है, तो दिसंबर में उसे फिर लिखना पड़ेगा, और जो भी बात आप हमेशा के लिए सेव रखना चाहती हैं, उसे आप खुद उसकी नोट में डालें।

क्या सहमति चेकबॉक्स कंसेंट फ़ॉर्म का काम करता है?

यह इसलिए काम आता है कि आपकी क्लाइंट बुकिंग करते समय आपकी लिखी एक लाइन को स्वीकार कर ले, और उसकी अपॉइंटमेंट में «स्वीकार किया:» आपकी लाइन, तारीख़ और समय के साथ सेव हो जाता है। इसमें दस्तख़त नहीं होते, इसलिए यह उस कागज़ की जगह नहीं ले सकता, जिस पर आपकी क्लाइंट्स साइन करती हैं।

इसे उन्हीं बुक करते समय सवाल में, सहमति चेकबॉक्स प्रकार चुनकर जोड़ा जाता है। किसी कैबिन के लिए सबसे काम की चीज़ है यह पूछा जाता है: अगर आप कोई सर्विस न चुनें, तो यह सभी में दिखेगा; अगर कुछ चुनें, तो सिर्फ़ उनमें। Xóchitl ने इसे पीलिंग और डर्मापेन में लगाया, इस लाइन के साथ «मैंने अपने ट्रीटमेंट से पहले और बाद की हिदायतें पढ़ ली हैं» और उस पेज के लिंक के साथ जहाँ ये हिदायतें हैं। जो डीप क्लीनिंग बुक करती है, उसे यह नहीं दिखता।

प्रोफ़ाइल में क्या सेव नहीं होता?

इसमें फ़ोटो या फ़ाइलें सेव नहीं होतीं: किसी पीलिंग का पहले और बाद का फ़ोटो आपके फ़ोन में ही रहता है। इसमें आपके बनाए हुए कोई फ़ील्ड भी नहीं होते, जैसे स्किन टाइप या फ़ोटोटाइप; यह सब नोट में ही जाता है। और यह हर क्लाइंट ने कितना भुगतान किया है, इसका कुल जोड़ भी नहीं निकालता: हर अपॉइंटमेंट में सिर्फ़ भुगतान हो गया, एडवांस या दुकान पर भुगतान करेगी लिखा होता है, कोई कुल योग नहीं।

यह उस क्लिनिकल कॉस्मेटोलॉजी फ़ाइल की जगह भी नहीं लेता जो आप कागज़ पर भरती हैं। Xóchitl का फ़ोल्डर अब भी कैबिन में है, पहली विज़िट की शीट्स के साथ। शनिवारों को, Noemí को जो जानना होता है, वह उसकी अपॉइंटमेंट्स में पहले से ही होता है।

मैं इसे अपनी कैबिन में कैसे लागू करूँ?

Proyecta में अपने बिज़नेस को अपने शब्दों में बताइए। कुछ इस तरह: “Puerto Escondido में मेरी कॉस्मियाट्री कैबिन के लिए एक वेबसाइट, जिसमें डीप क्लीनिंग, केमिकल पीलिंग और डर्मापेन हो, उनकी क़ीमत और समय के साथ, हफ़्ते के दिनों में मेरे साथ और शनिवार को Noemí के साथ ऑनलाइन अपॉइंटमेंट्स, और बुकिंग के समय क्लाइंट से पूछे कि उसे कोई एलर्जी है या नहीं”।

आज ही, अपने WhatsApp चैट्स के सर्च बार में «alergia» लिखें और फिर «alérgica», और देखें कितनी क्लाइंट्स सामने आती हैं। Xóchitl को ऐसी ग्यारह क्लाइंट्स मिलीं, जिनकी जानकारी सिर्फ़ उनके फ़ोन में ही थी। हर एक की बात उसकी प्रोफ़ाइल के नोट में कॉपी कर लें; अगर कोई अभी तक क्लाइंट्स में नहीं है, तो क्लाइंट जोड़ें के साथ उसका अपना नोट भी बना लें। शुरुआत करें proyecta.dev से।