Kundkortet för att läsa allergier och historik innan hon går in i behandlingsrummet
Ett kundkort samlar hennes besök, hennes uteblivna besök och det du vet om henne, som en allergi. I Proyecta öppnar du det från bokningen med Visa kort, och det din kosmetolog behöver veta skriver du i bokningen.
Xóchitl driver en hudvårdsklinik i Puerto Escondido, där hon gör djuprengöringar, peelingar och dermapen-behandlingar. Hon tar emot kunder i veckorna, och på lördagarna täcker Noemí, en kosmetolog, upp för henne. Hennes kunder har bokat på hennes sida sedan mars, men kundkortet var fortfarande ett pappersark som varje kund fyllde i vid sitt första besök, förvarat i en pärm bredvid behandlingsbänken.
En lördag klockan 10 kom Tania till sin djuprengöring hos Noemí. Redan liggande på bänken såg hon lådan med handskar och frågade om de var av latex, eftersom hon är allergisk. Noemí bytte handskar och fortsatte. Tania hade skrivit det i mars, på sitt papper, men ingen hade öppnat pärmen, och informationen kom fram i behandlingsrummet bara för att hon själv kom ihåg det.
Det du vet om en kund är till nytta bara om den som ska behandla henne läser det innan hon kliver in. Din bokningskalender har tre ställen att skriva det på, och det är inte samma person som läser alla tre.
Vad är ett kundkort?
Ett kundkort är sidan där allt som hänt med varje kund samlas: när hon kom, när hon uteblev, vad som gjordes och vad hon berättat för dig. Pappersversionen fyller du i en gång; kortet i din bokningskalender fylls på med varje bokning.
I Proyecta hittar du det under Bokningskalender, i Kunder. Du behöver inte skapa det själv: alla som bokar på din sida dyker upp där med namn och telefonnummer, och den som kommer utan bokning lägger du till med Lägg till kund. Från kalendern öppnar du bokningen och trycker på Visa kort.
Vad innehåller historiken för varje kund?
Ovanför bokningarna visas tre siffror: hur många gånger hon Närvarade, hur många gånger hon Uteblev och hur många som Avbokades, tillsammans med hennes Nästa bokning och Senaste besök. Nedanför kommer bokningarna, under Kommande och Tidigare och avbokade, varje en med tjänsten, vem som utförde den och hur den betalades. Tanias kort visade sju besök sedan mars, inga uteblivna besök och en avbokning i juli.
På samma kort finns hennes Etiketter, hennes Födelsedag och knappen Boka igen, som öppnar en ny bokning med hennes senaste tjänst och samma person som behandlade henne. Längst ner finns Historik, med hennes bokningar och dina anteckningar, från det senaste till det äldsta.
Var skriver du en allergi så att den inte försvinner?
På hennes kort, i två delar: en kort etikett och en anteckning med detaljerna. Xóchitl gav Tania etiketten ”latex”, och under Anteckning skrev hon ”Allergisk mot latex, sa det vid första besöket. Alltid handskar utan latex” och tryckte på Spara anteckning.
Båda behövs eftersom de fungerar olika. Anteckningen hamnar i Historik med sitt datum, och eftersom det nyaste ligger överst där kommer dagens anteckning att hamna under varje bokning som kommer efter. Etiketten ligger kvar överst, före bokningarna, oavsett när du öppnar kortet. På datorn visas varje rad i historiken på en enda rad, så det viktigaste ska stå först i anteckningen.
Vem i ditt team kan se kortet?
Det beror på vilken åtkomst du gett personen. En behandlare med åtkomst till sin egen kalender ser sina bokningar och tider, men ser inte dina kunder; en receptionist ser däremot kundkorten, tillsammans med allas kalendrar, men utan pengarna eller inställningarna.
Båda bjuder du in via WhatsApp, under Bokningskalender, i Team: varje person får Åtkomst till sin kalender, och den som sitter i receptionen läggs till under Reception, med Lägg till receptionist. Om du bjuder in via mejl heter typerna Behandlare och Reception. Noemí har åtkomst till sin kalender, och Xóchitl valde att inte visa henne listan över sina kunder, så allergin var tvungen att nå henne via bokningen.
Hur når en allergi fram till den som är i behandlingsrummet?
Via bokningen: antingen svarar kunden på det när hon bokar, eller skriver du det själv. Båda visas på bokningskortet, det som din kosmetolog ser i sin kalender.
För att få svaret finns, under Bokningskalender, i Inställningar, Frågor vid bokning: du trycker på Lägg till fråga, skriver den och väljer Svarstyp. Xóchitl lade till ”Har du någon allergi? Om inte, skriv ’ingen’”, med kort text och Obligatorisk. Svaret visas i bokningen, under frågan som du skrev den, och i bokningsmejlen, både ditt och hennes. Du kan lägga till upp till 12 frågor, och det är bara den som administrerar sidan som kan ändra dem.
Frågan ställs av din sida. Om du själv skriver in bokningen eftersom kunden skrev till dig på WhatsApp, är det ingen som svarar på frågan, och det du vet skriver du i Lägg till anteckning, i samma bokning: ”Bara du och ditt team ser den. Kunden ser den aldrig.” Noemí läser den i sin kalender och kan där och då skriva ner vad hon sett i behandlingsrummet.
Svaret stannar kvar i just den bokningen och förs inte över till kortet. Om Tania skriver ”latex” i november, skriver hon det igen i december, och det du vill spara för gott för du över själv till hennes anteckning.
Fungerar godkännanderutan som ett samtyckesformulär?
Den gör att kunden, när hon bokar, godkänner en text som du har skrivit, och bokningen sparar ”Godkände:” med din text, datum och klockslag. Den har ingen signatur, så den ersätter inte pappret som dina kunder skriver under för hand.
Den läggs till under samma Frågor vid bokning, med typen Godkännanderuta. I en hudvårdsklinik är det mest användbara Visas vid: markerar du inga tjänster visas den vid alla, markerar du vissa visas den bara vid dem. Xóchitl satte den på peelingen och dermapen-behandlingen, med texten ”Jag har läst anvisningarna för före och efter min behandling” och länken till sidan där de finns. Den som bokar en rengöring ser den inte.
Vad sparar kortet inte?
Kortet sparar inga foton eller filer: före- och efterbilderna från en peeling stannar i din mobil. Det har heller inga fält som du själv hittar på, som hudtyp eller fototyp; det skriver du i anteckningen. Och det summerar inte vad varje kund betalat dig: varje bokning visar Betald, Förskott eller Betalar i verksamheten, utan en totalsumma.
Det ersätter heller inte den kliniska journalen för kosmetologi som du fyller i på papper. Xóchitls pärm finns kvar i behandlingsrummet, med blanketterna för första besök. På lördagarna finns det Noemí behöver veta redan i hennes bokningar.
Hur sätter jag igång med det i min klinik?
Beskriv din verksamhet i Proyecta med dina egna ord. Något i stil med: ”en sida för min hudvårdsklinik i Puerto Escondido, med djuprengöring, kemisk peeling och dermapen med pris och längd, onlinebokning med mig i veckorna och med Noemí på lördagarna, och att kunden vid bokning får frågan om hon har någon allergi”.
Gör det idag: skriv ”allergi” och sedan ”allergisk” i sökfältet för dina WhatsApp-chattar, och räkna hur många kunder som dyker upp. Hos Xóchitl blev det elva med något som bara fanns i mobilen. Kopiera det för var och en till anteckningen på hennes kort; om någon ännu inte finns under Kunder har Lägg till kund sin egen anteckning. Börja på proyecta.dev.