איך בונים עמוד הרשמה לאירוע שיגיד לך כמה אנשים יגיעו

למטילדה יש חנות ספרים בפאצקוארו, במרחק רחוב אחד מהכיכר, ועד השנה הזו לא היה לה עמוד הרשמה לאירוע: היא הייתה מעלה את הפלקט לפייסבוק וסופרת את ה”מתעניינים”. במרץ היא ערכה אירוע השקה לרומן של סופרת ממישואקאן. תשעים ושש אנשים סימנו “מתעניין”, היא השכירה שישים כיסאות, והגיעו שבעה-עשר.

ביוני היא עשתה את ההפך. היא לא השכירה כלום, הוציאה את שנים-עשר השרפרפים של החנות, והגיעו ארבעים ושלושה. חצי מהם שמעו את הקריאה בעמידה, מהמדרכה.

בשני המקרים חסר לה אותו הדבר: מספר לפני יום חמישי. “מתעניין” לא משאיר שם או טלפון, כך שאין את מי לשאול אם בסוף הוא מגיע.

מה זה עמוד הרשמה לאירוע?

זה עמוד עם התאריך, השעה והמקום של אירוע, וכפתור הרשמה שמשאיר ברשימה את השם ואת פרטי הקשר של כל אחד. הוא לא מוכר כרטיסים ולא שומר מקומות: הוא הופך “נתראה שם” לשורה שאפשר לספור ושאפשר לכתוב אליה.

בעמוד שנבנה עם Proyecta, זה חי בחלק אירועים בפאנל שלך. לכל אירוע יש כותרת, התחלה (יום ושעה), סיום אם רלוונטי, מיקום, תיאור עם התוכנית, העלות ומה להביא, והתמונות, עם הפלקט ראשון.

ויש לו מתג: דורש הרשמה. כבוי, האירוע רק מתפרסם. דלוק, מופיע הכפתור להרשמה.

אירוע הוא תאריך: ההשקה של יום חמישי, יציאת האופניים של חנות אופניים, השיעור הפתוח של סטודיו לקרמיקה. מה שחוזר כל שבוע, כמו מועדון הקריאה של יום שלישי, הוא לוח זמנים, לא אירוע.

אילו פרטים מבקשים ממי שנרשם?

בבסיס, ארבעה, ורק שניים מהם חובה: שם מלא ואימייל. הטלפון או WhatsApp וההערות הם אופציונליים.

זה מכוון שיהיה מעט. כדי לספור כיסאות מספיק שם, וכדי להודיע שהשעה השתנתה, מספיק אימייל. הגיל, במה הם עוסקים או איך הם שמעו על האירוע לא משנים כמה כיסאות אתם מכינים.

שם האירוע מגיע כבר כתוב בהערות, כדי שתדעו לאיזה אירוע הוא נרשם בלי לשאול אותו. האדם יכול להוסיף שם משהו משלו: “אנחנו שלושה”, “אני מגיע מאוחר”.

מטילדה משאירה את ה-WhatsApp אופציונלי, אבל מבקשת אותו בתיאור: “השאירו לנו את ה-WhatsApp שלכם ונעדכן אתכם אם השעה משתנה”. באירוע ההשקה שלה בספטמבר נרשמו 52 אנשים ו-44 מהם השאירו אותו.

מה קורה כשמישהו נרשם?

שלושה דברים, ואף אחד מהם לא תלוי בזה שתהיו עם היד על הדופק. האדם רואה על המסך שההרשמה נקלטה, מגיע לו מייל אישור עם מספר האסמכתא שלו, ואליכם מגיע מייל נוסף עם הפרטים שלו. מהרגע הזה הוא מופיע בפאנל שלכם, בחלק משתתפים.

שימו לב לדבר אחד: המייל הזה מאשר את ההרשמה, אבל לא חוזר על הכתובת או על השעה. בגלל זה עמוד האירוע צריך לומר הכול, ואת התזכורת של יום לפני שולחים אתם. יש לכם למי לשלוח – בשביל זה ביקשתם את פרטי הקשר.

איך יודעים כמה יגיעו?

עם מספר המאושרים, לא עם מספר הנרשמים. ברשימת המשתתפים יש שלוש כרטיסיות, לאישור, מאושרים ומבוטלים, ומעליהן מונה שסופר רק את המאושרים.

כל הרשמה נכנסת תחילה ל«לאישור». משם אתם מזיזים אותה בעצמכם בלחיצת כפתור: לאשר או לבטל. אם מישהו ביטל ובסוף כן מגיע, פותחים את ההרשמה מחדש והיא חוזרת ל«לאישור».

מטילדה משתמשת בזה כך. ביום שלישי, יומיים לפני, היא כותבת לכל מי שנמצא ב«לאישור»: “את/ה מגיע/ה ביום חמישי בשעה 7?”.

למי שעונה שכן, היא מאשרת. למי שאומר שלא, היא מבטלת. מי שלא עונה נשאר ב«לאישור», ולו היא לא מכינה כיסא.

בספטמבר, מתוך 52 הנרשמים אישרו 31. היא השכירה ארבעים כיסאות: 31 למאושרים ועוד תשעה בשביל מי שמגיע בלי להודיע. הגיעו 34. נשארו שישה כיסאות פנויים ואף אחד לא שמע בעמידה.

העמוד סוגר את ההרשמה כשהוא מתמלא?

לא. המונה סופר, הוא לא שומר מקומות, והפאנל שלכם עצמו אומר את זה: “ספירה אינפורמטיבית: לא שומרת מקומות ולא מגבילה מספר מקומות”. אם במקום שלכם נכנסים ארבעים, גם הנרשם ה-41 יוכל להירשם.

אתם סוגרים את זה בעצמכם, בפעולה אחת: מכבים את דורש הרשמה באירוע. הכפתור נעלם והאירוע נשאר מתפרסם, עם התאריך והמקום שלו.

בגלל זה כדאי לכתוב את מספר המקומות בתיאור מהיום הראשון, ולהחליף אותו ל”אין מקומות פנויים” כשמכבים את ההרשמה. כך מי שמגיע באיחור מבין למה אין יותר כפתור.

מה העמוד לא עושה בשבילכם?

שלושה דברים, וכדאי להכיר אותם לפני שמפרסמים משהו:

• הוא לא גובה תשלום. חלק האירועים מפרסם ורושם. אם הסדנה שלכם בתשלום, כתבו את המחיר ואיך משלמים בתיאור.
• הוא לא מפריד בין שני אירועים. רשימת המשתתפים והמונה שלה הם אחד. באוגוסט מטילדה פתחה הרשמה לקריאה ולסדנת כריכה באותו שבוע: המונה הראה 38 ולא ציין לאיזה מהם. לאיזה אירוע כל אחד נרשם קוראים רק בהערות שלו, בחלק פניות. הפרקטי הוא לפתוח הרשמה אחת בכל פעם.
• הוא לא מבחין בין “נקרא” ל”מאושר”. ההרשמות מופיעות גם בפניות, ואם שם אתם מסמנים אחת כנקראה, ברשימת המשתתפים היא נחשבת מאושרת. תמיד תאשרו ותבטלו מתוך משתתפים.

מה שהוא כן עושה בעצמו זה לסדר. בפאנל שלכם האירועים נראים בלוח שנה (יום, שבוע או חודש) או ברשימה, מחולקים ל”קרובים” ו”עברו”. ההשקה של ספטמבר עברה ל”עברו” מבלי שמטילדה תמחק אותה.

לפני שמפרסמים את האירוע הבא, עשו את החישוב הזה

קחו את האירוע האחרון שלכם וכתבו שלושה מספרים: כמה אמרו שיגיעו, כמה מקומות הכנתם וכמה בסוף הגיעו. אם את הראשון אתם לא יכולים למלא עם מספר מדויק, זה בדיוק מה שעמוד הרשמה לאירוע נותן לכם.

אחר כך תארו את זה ב-Proyecta בדיוק כך: “עמוד לחנות הספרים שלי בפאצקוארו עם חלק אירועים: השקת ספר ביום חמישי 12 בנובמבר בשעה 7 בערב, כניסה חופשית, מקום ל-40 אנשים והרשמה עם שם, אימייל ו-WhatsApp”.

לאחר הפרסום, היכנסו לאירועים בפאנל שלכם, בדקו את התאריך והשעה, העלו את הפלקט והדליקו את «דורש הרשמה»; אם נשאר אירוע דוגמה כלשהו, מחקו אותו. אחר כך תירשמו בעצמכם: בדקו שהמייל מגיע אליכם, שאתם מופיעים במשתתפים ושבפניות אפשר לקרוא לאיזה אירוע נרשמתם. לאחר מכן בטלו את הרשמת הבדיקה הזו.

יומיים לפני, שאלו. ביום חמישי תכינו את הכיסאות שהמונה אומר, לא את מה שאתם מדמיינים. התחילו ב-proyecta.dev.