Cách tạo trang đăng ký sự kiện cho bạn biết sẽ có bao nhiêu người đến

Matilde có một hiệu sách ở Pátzcuaro, cách quảng trường một dãy phố, và cho đến năm nay cô chưa từng có trang đăng ký sự kiện: cô đăng tấm poster lên Facebook và đếm số lượt “Tôi quan tâm”. Tháng Ba, cô tổ chức buổi giới thiệu tiểu thuyết của một tác giả người Michoacán. Chín mươi sáu người bấm “Tôi quan tâm”, cô thuê sáu mươi cái ghế và chỉ có mười bảy người đến.

Tháng Sáu, cô làm ngược lại. Không thuê gì cả, chỉ mang ra mười hai cái ghế đẩu của hiệu sách, và có bốn mươi ba người đến. Một nửa phải nghe buổi đọc sách trong khi đứng, từ ngoài vỉa hè.

Cả hai lần, cô đều thiếu một thứ: một con số trước ngày thứ Năm. Một lượt “Tôi quan tâm” không để lại tên hay số điện thoại, nên chẳng có ai để hỏi xem rốt cuộc họ có đến không.

Trang đăng ký sự kiện là gì?

Đó là một trang có ngày, giờ và địa điểm của sự kiện, cùng một nút đăng ký lưu lại tên và thông tin liên hệ của từng người vào một danh sách. Nó không bán vé cũng không giữ chỗ: nó biến một lời hẹn “gặp nhau ở đó” thành một hàng người mà bạn có thể đếm được và có thể viết thư cho họ.

Trên một trang được tạo bằng Proyecta, điều đó nằm ở mục Sự kiện trong bảng điều khiển của bạn. Mỗi sự kiện có tiêu đề, thời gian bắt đầu (ngày và giờ), thời gian kết thúc nếu có, địa điểm, một phần mô tả với chương trình, chi phí và những gì cần mang theo, cùng với hình ảnh – poster đặt lên đầu.

Và có một công tắc: Yêu cầu đăng ký. Khi tắt, sự kiện chỉ được thông báo. Khi mở, nút đăng ký sẽ xuất hiện.

Một sự kiện là một ngày cụ thể: buổi giới thiệu sách ngày thứ Năm, buổi đạp xe của một tiệm xe đạp, buổi học mở của một lớp gốm. Những gì lặp lại mỗi tuần, như câu lạc bộ đọc sách vào thứ Ba, là một lịch trình, không phải một sự kiện.

Bạn hỏi những thông tin gì từ người đăng ký?

Ban đầu là bốn mục, và chỉ hai mục là bắt buộc: họ tên đầy đủ và email. Số điện thoại hoặc WhatsApp và phần bình luận là không bắt buộc.

Để ít như vậy là có chủ đích. Để đếm ghế, bạn chỉ cần một cái tên, và để báo rằng giờ đã thay đổi, bạn chỉ cần một email. Tuổi tác, nghề nghiệp hay việc họ biết đến sự kiện qua đâu không làm thay đổi số ghế bạn cần chuẩn bị.

Tên sự kiện sẽ tự được ghi vào phần bình luận, để bạn biết họ đăng ký vào sự kiện nào mà không cần hỏi lại. Người đăng ký có thể thêm vào đó ý riêng của mình: “chúng tôi đi ba người”, “tôi sẽ đến muộn”.

Matilde để WhatsApp là không bắt buộc, nhưng cô nhắc trong phần mô tả: “để lại WhatsApp của bạn và chúng tôi sẽ báo nếu giờ thay đổi”. Trong buổi giới thiệu sách tháng Chín, có 52 người đăng ký và 44 người đã để lại số.

Điều gì xảy ra khi ai đó đăng ký?

Ba điều, và không điều nào phụ thuộc vào việc bạn có đang theo dõi hay không. Người đó thấy trên màn hình rằng họ đã đăng ký thành công, nhận được một email xác nhận kèm mã số của mình, và bạn nhận được một email khác với thông tin của họ. Từ lúc đó, họ xuất hiện trong bảng điều khiển của bạn, ở mục Người tham dự.

Chú ý một điều: email đó xác nhận việc đăng ký, nhưng không nhắc lại địa chỉ hay giờ giấc. Vì thế trang sự kiện phải nói rõ mọi thứ, và lời nhắc trước một ngày là do bạn gửi. Bạn đã có người để gửi: đó chính là lý do bạn xin thông tin liên hệ.

Làm sao bạn biết sẽ có bao nhiêu người đến?

Bằng số người đã xác nhận, không phải số người đăng ký. Danh sách người tham dự có ba thẻ: Chờ xác nhận, Đã xác nhận và Đã hủy, và ở trên có một bộ đếm chỉ tính những người đã xác nhận.

Mọi đăng ký đều vào mục «Chờ xác nhận». Từ đó, bạn tự chuyển bằng một nút: Xác nhận hoặc Hủy. Nếu ai đó đã hủy nhưng sau đó vẫn đến, bạn mở lại và họ sẽ trở về mục «Chờ xác nhận».

Matilde dùng nó như thế này. Vào thứ Ba, hai ngày trước, cô viết cho từng người trong mục «Chờ xác nhận»: “bạn có đến cùng chúng tôi vào thứ Năm lúc 7 giờ không?”.

Ai trả lời có, cô xác nhận. Ai nói không, cô hủy. Ai không trả lời thì vẫn ở lại «Chờ xác nhận», và cô không chuẩn bị ghế cho người đó.

Trong tháng Chín, trong số 52 người đăng ký, có 31 người xác nhận. Cô thuê bốn mươi cái ghế: 31 cho những người đã xác nhận và chín ghế thêm cho những người đến mà không báo trước. Rốt cuộc có 34 người đến. Dư sáu ghế và không ai phải nghe trong khi đứng.

Trang có tự đóng đăng ký khi đã đầy không?

Không. Bộ đếm chỉ đếm, không giữ chỗ, và chính bảng điều khiển của bạn cũng nói rõ điều đó: “Chỉ mang tính thông tin: không giữ chỗ và không áp dụng giới hạn số lượng”. Nếu không gian của bạn chỉ chứa được bốn mươi người, người đăng ký thứ bốn mươi mốt vẫn được vào bình thường.

Bạn là người đóng đăng ký, bằng một thao tác: tắt Yêu cầu đăng ký ở sự kiện đó. Nút đăng ký sẽ biến mất và sự kiện vẫn được công bố, với ngày và địa điểm của nó.

Vì vậy, nên ghi rõ số lượng giới hạn trong phần mô tả từ ngày đầu tiên, và đổi thành “đã hết chỗ” khi bạn tắt đăng ký. Như vậy ai đến muộn cũng hiểu vì sao không còn nút đăng ký nữa.

Trang không làm gì cho bạn?

Ba điều, và nên biết trước khi thông báo bất cứ điều gì:

• Không thu tiền. Mục sự kiện chỉ thông báo và đăng ký. Nếu buổi học của bạn có phí, hãy ghi giá và cách thanh toán trong phần mô tả.
• Không tách riêng hai sự kiện. Danh sách người tham dự và bộ đếm của nó là một thể thống nhất. Vào tháng Tám, Matilde mở đăng ký cho một buổi đọc sách và một buổi học đóng sách trong cùng một tuần: bộ đếm hiện 38 nhưng không nói rõ là của sự kiện nào. Ai đi sự kiện nào chỉ được biết qua phần bình luận của họ, trong mục Yêu cầu. Cách thực tế nhất là chỉ mở một đợt đăng ký tại một thời điểm.
• Không phân biệt “đã đọc” với “đã xác nhận”. Các đăng ký cũng xuất hiện trong mục Yêu cầu, và nếu bạn đánh dấu một đăng ký là đã đọc ở đó, nó sẽ được tính là đã xác nhận trong mục Người tham dự. Hãy luôn xác nhận và hủy từ mục Người tham dự.

Điều nó tự làm tốt là sắp xếp. Trong bảng điều khiển của bạn, các sự kiện hiện ra theo lịch (ngày, tuần hoặc tháng) hoặc theo danh sách, được chia thành Sắp tới và Đã qua. Buổi giới thiệu sách tháng Chín đã tự chuyển sang mục Đã qua mà Matilde không cần xóa nó.

Trước khi thông báo sự kiện tiếp theo, hãy làm phép tính này

Lấy sự kiện gần nhất của bạn và viết ra ba con số: bao nhiêu người nói họ sẽ đến, bao nhiêu chỗ bạn đã chuẩn bị, và bao nhiêu người thực sự đến. Nếu con số đầu tiên bạn không thể điền bằng một số chính xác, đó chính là điều mà trang đăng ký sự kiện mang lại cho bạn.

Sau đó, hãy mô tả nó cho Proyecta đúng như vậy: “một trang web cho hiệu sách của tôi ở Pátzcuaro với mục sự kiện: buổi giới thiệu sách vào thứ Năm ngày 12 tháng 11 lúc 7 giờ tối, vào cửa tự do, tối đa 40 người, và đăng ký bằng tên, email và WhatsApp”.

Sau khi đã xuất bản, vào mục Sự kiện trong bảng điều khiển, kiểm tra ngày và giờ, tải lên poster và mở «Yêu cầu đăng ký»; nếu còn sự kiện mẫu nào sót lại, hãy xóa nó. Sau đó, tự đăng ký thử: kiểm tra xem bạn có nhận được email không, bạn có xuất hiện trong mục Người tham dự không, và trong mục Yêu cầu có đọc được bạn đã đăng ký sự kiện nào không. Rồi hủy đăng ký thử đó đi.

Hai ngày trước, hãy hỏi lại. Đến thứ Năm, bạn chuẩn bị số ghế mà bộ đếm báo, không phải số ghế bạn tự tưởng tượng. Bắt đầu tại proyecta.dev.