来場者数がわかるイベント登録ページの作り方

マティルデはパツクアロの広場から1区画のところで書店を営んでいて、今年までイベント登録ページを使ったことがなかった。告知はFacebookにポスターを上げて、「興味あり」の数を数えるだけだった。3月にはミチョアカン出身の作家の小説を紹介するイベントを開いた。「興味あり」をつけた人は96人。椅子を60脚借りたが、来たのは17人だった。

6月は逆のことをした。何も借りず、店にある12個のスツールを出しただけだったが、43人が来た。半分は歩道に立って朗読を聞くことになった。

どちらの回も足りなかったものは同じだった。木曜までにわかる「数字」だ。「興味あり」は名前も電話番号も残らないから、本当に来るのか聞く相手がいない。

イベント登録ページとは何か

イベントの日時と場所を載せたページに、申し込みボタンをつけたもので、押すと名前と連絡先が一覧に残る。チケットを売ったり席を確保したりはしない。「じゃあ、そこで」という約束を、数えられて、連絡も取れる「列」に変えるものだ。

Proyectaで作ったページでは、これは管理パネルのイベントセクションに入っている。各イベントにはタイトル、開始(日時)、必要なら終了時刻、場所、プログラムや料金・持ち物を書いた説明文、そして写真(ポスターを最初に)を登録できる。

そしてスイッチが一つある。登録が必要だ。オフなら、イベントは告知だけされる。オンにすると、登録ボタンが表示される。

イベントとは「ある日付」のことだ。木曜の発表会、自転車店のサイクリング会、陶芸工房の体験クラスなど。毎週火曜の読書会のように繰り返されるものは、イベントではなく「スケジュール」になる。

登録する人には何を聞くのか

基本は4項目で、必須なのはそのうち2つ、氏名とメールアドレスだけだ。電話番号やWhatsApp、コメントは任意にしている。

これはあえて少なくしてある。椅子を数えるには名前だけで十分だし、時間が変わったと知らせるにはメールアドレスがあればいい。年齢や職業、どこで知ったかは、椅子の数には関係しない。

イベント名はあらかじめコメント欄に入っているので、わざわざ聞かなくても、どのイベントに申し込んだのかがわかる。本人はそこに自分の一言を書き加えられる。「3人で行きます」「遅れて着きます」といった具合だ。

マティルデはWhatsAppを任意のままにしているが、説明文の中でこう頼んでいる。「WhatsAppを教えてください、時間が変わったらお知らせします」。9月の発表会では52人が登録し、そのうち44人がWhatsAppを書いてくれた。

誰かが登録すると何が起こるのか

3つのことが起こり、どれもあなたが張り付いている必要はない。登録した人には画面上で登録完了が表示され、受付番号つきの確認メールが届く。そしてあなたにも、その人のデータが入った別のメールが届く。その瞬間から、パネルの参加者セクションに表示されるようになる。

一つだけ注意点がある。この確認メールは登録を確認するだけで、場所や時間を改めて書いてはいない。だからイベントページにすべて書いておく必要があるし、前日のリマインダーはあなたが送る。誰に送ればいいかはすでにわかっている。連絡先を聞いたのはそのためだ。

何人来るかはどうやってわかるのか

登録者数ではなく、確定者数でわかる。参加者一覧には確認待ち、確定、キャンセルという3つのタブがあり、上部のカウンターは確定の人だけを数えている。

どの登録もまず「確認待ち」に入る。そこからあなたがボタンで動かす。「確定する」か「キャンセルする」だ。一度キャンセルした人がやはり来ると言ったら、再開すれば「確認待ち」に戻る。

マティルデはこう使っている。2日前の火曜日に、「確認待ち」の一人ひとりに連絡する。「木曜の7時、来てくれますか?」

来ると答えた人は確定にする。来ないと言った人はキャンセルにする。返事がない人は「確認待ち」のままにしておき、その人の椅子は用意しない。

9月は、登録者52人のうち31人が確定した。椅子は40脚借りた。確定した31脚に加え、連絡なしで来る人向けに9脚余分にした。実際に来たのは34人。6脚余ったが、立って聞いた人は誰もいなかった。

満席になったら登録ページは自動で締め切られるのか

いいえ。カウンターは数えるだけで、席を確保するものではない。パネル自体にもこう書かれている。「参考カウント: 席の確保や人数上限の適用は行いません」。会場に40人分の席があっても、41人目の登録はそのまま受け付けられる。

締め切るのはあなた自身で、ひと手間だけだ。イベントの登録が必要をオフにすればいい。ボタンは消え、イベントは日時と場所つきで公開され続ける。

だから最初の日から定員を説明文に書いておき、登録をオフにするときに「満席になりました」に書き換えておくといい。そうすれば、遅れて見た人もボタンが消えている理由がわかる。

ページがやってくれないことは何か

3つあり、何かを告知する前に知っておいたほうがいい。

決済はしない。 イベントセクションは告知と登録をするだけだ。ワークショップが有料なら、料金と支払い方法を説明文に書いておく。
2つのイベントを分けて数えない。 参加者一覧とそのカウンターは一つしかない。8月、マティルデは同じ週に朗読会と製本ワークショップの登録を同時に開いたことがある。カウンターは「38」と表示されるだけで、どちらのイベントの分かはわからなかった。誰がどのイベントに行くのかは、申込内容セクションのコメント欄を読むしかない。実用的には、登録は一度に一つだけ開くことだ。
「既読」と「確定」を区別しない。 登録は申込内容にも表示され、そこで既読にすると、参加者側では確定としてカウントされてしまう。確定・キャンセルの操作は必ず参加者セクションから行うこと。

一方で、自動でやってくれるのは整理だ。パネルではイベントをカレンダー表示(日・週・月)かリスト表示で見られ、「今後」と「過去」に分かれている。9月の発表会は、マティルデが消さなくても自然に「過去」へ移った。

次のイベントを告知する前に、この計算をしてみよう

直近のイベントを振り返り、3つの数字を書き出してみよう。「行く」と言った人の数、用意した席の数、実際に来た人の数だ。最初の数字を正確な数で埋められないなら、それこそがイベント登録ページで手に入るものだ。

次に、Proyectaにそのまま伝えてみよう。「パツクアロの書店用のページを作りたい。イベントセクションつきで、11月12日木曜の夜7時に本の発表会、入場無料、定員40人、登録項目は氏名・メール・WhatsApp」。

公開されたら、パネルの「イベント」に入り、日時を確認し、ポスターをアップロードして「登録が必要」をオンにする。サンプルのイベントが残っていたら削除しておく。そのあと自分で登録してみよう。メールが届くか、参加者に自分が表示されるか、申込内容でどのイベントに登録したかが読めるかを確認する。確認が済んだら、そのテスト登録はキャンセルしておく。

2日前には、確認の連絡をしよう。木曜日には、想像の数ではなく、カウンターが示す数の椅子を用意する。proyecta.devから始めよう。