Cum faci o pagină de înregistrare pentru un eveniment care să-ți spună câți vor veni
O pagină de înregistrare pentru un eveniment publică data, ora și locul, și adună într-o listă pe toți cei care se înscriu. Ca să știi câte scaune să pui, contează numărul de confirmați, pe care îl actualizezi tu, nu cel de înscriși.
Matilde are o librărie în Pátzcuaro, la o stradă de piață, și până anul acesta nu avusese niciodată o pagină de înregistrare pentru un eveniment: urca afișul pe Facebook și număra „Mă interesează”. În martie a prezentat romanul unei autoare din Michoacán. Nouăzeci și șase de persoane au dat „Mă interesează”, a închiriat șaizeci de scaune și au venit șaptesprezece.
În iunie a făcut exact invers. Nu a închiriat nimic, a scos cele douăsprezece bănci din librărie și au venit patruzeci și trei de persoane. Jumătate au ascultat lectura în picioare, de pe trotuar.
De ambele dăți i-a lipsit același lucru: un număr înainte de joi. Un „Mă interesează” nu lasă în urmă nici nume, nici telefon, așa că nu are pe cine să întrebe dacă totuși vine.
Ce este o pagină de înregistrare pentru un eveniment?
Este o pagină cu data, ora și locul unui eveniment, și un buton de înscriere care lasă într-o listă numele și datele de contact ale fiecărei persoane. Nu vinde bilete și nici nu rezervă locuri: transformă un „ne vedem acolo” într-o listă pe care o poți număra și căreia îi poți scrie.
Pe o pagină făcută cu Proyecta, asta se găsește în secțiunea Evenimente din panoul tău. Fiecare eveniment are titlu, început (zi și oră), final dacă e cazul, locație, o descriere cu programul, costul și ce trebuie să aducă participanții, și fotografii, cu afișul primul.
Și are un comutator: Necesită înregistrare. Dezactivat, evenimentul este doar anunțat. Activat, îi apare butonul de înregistrare.
Un eveniment este o dată anume: lansarea de joi, turul cu bicicleta organizat de un magazin, cursul demonstrativ al unui atelier de ceramică. Ce se repetă în fiecare săptămână, cum ar fi clubul de lectură de marți, este un program, nu un eveniment.
Ce date ceri celui care se înregistrează?
Din start, patru, și doar două sunt obligatorii: numele complet și emailul. Telefonul sau WhatsApp și comentariile sunt opționale.
Sunt puține intenționat. Ca să numeri scaunele, îți ajunge un nume, iar ca să anunți o schimbare de oră, un email. Vârsta, ocupația sau cum au aflat de eveniment nu schimbă câte scaune pui.
Numele evenimentului ajunge deja scris în comentarii, ca să știi la care s-a înscris fără să îl întrebi. Persoana poate adăuga acolo ce vrea: „venim trei”, „ajung târziu”.
Matilde lasă WhatsApp opțional, dar îl cere în descriere: „lasă-ne WhatsApp-ul tău și te anunțăm dacă se schimbă ora”. La lansarea ei din septembrie s-au înscris 52 de persoane, iar 44 l-au completat.
Ce se întâmplă când cineva se înregistrează?
Trei lucruri, și niciunul nu depinde de faptul că tu ești atent. Persoana vede pe ecran că s-a înregistrat, primește un email de confirmare cu numărul ei de referință, iar ție îți ajunge un alt email cu datele ei. Din acel moment apare în panoul tău, în secțiunea Participanți.
Atenție la un lucru: emailul acela confirmă înregistrarea, dar nu repetă adresa, nici ora. De aceea pagina evenimentului trebuie să spună totul, iar memento-ul cu o zi înainte îl trimiți tu. Deja știi cui: pentru asta ai cerut datele de contact.
Cum știi câți vor veni?
Cu numărul de confirmați, nu cu cel de înscriși. Lista participanților are trei file, De confirmat, Confirmați și Anulați, și sus un contor care numără doar confirmații.
Orice înregistrare intră la «De confirmat». De acolo o muți tu cu un buton: Confirmă sau Anulează. Dacă cineva a anulat și apoi vine totuși, redeschizi înregistrarea și revine la «De confirmat».
Matilde o folosește așa. Marți, cu două zile înainte, îi scrie fiecărei persoane de la «De confirmat»: „vii totuși joi la ora 7?”.
Pe cine răspunde că da, îl confirmă. Pe cine spune că nu, îl anulează. Cine nu răspunde rămâne la «De confirmat», și pentru acela nu pune scaun.
În septembrie, din cei 52 de înscriși au confirmat 31. A închiriat patruzeci de scaune: 31 pentru confirmați și încă nouă pentru cei care vin fără să anunțe. Au venit 34. Au rămas șase scaune libere și nimeni n-a ascultat în picioare.
Pagina închide înregistrarea când se umple?
Nu. Contorul numără, nu rezervă, iar panoul tău chiar spune asta: „Numărătoare informativă: nu rezervă locuri și nu aplică o limită de capacitate”. Dacă în localul tău încap patruzeci de persoane, a patruzeci și una înregistrare intră oricum.
O închizi tu, cu o singură mișcare: dezactivezi Necesită înregistrare la eveniment. Butonul dispare, iar evenimentul rămâne publicat, cu data și locul lui.
De aceea e bine să scrii capacitatea în descriere încă din prima zi și să o schimbi în „locuri epuizate” când dezactivezi înregistrarea. Așa cine ajunge târziu înțelege de ce nu mai există buton.
Ce nu face pagina pentru tine?
Trei lucruri, și e bine să le știi înainte de a anunța orice:
- Nu încasează plăți. Secțiunea de evenimente anunță și înregistrează. Dacă atelierul tău are un preț, pune costul și modul de plată în descriere.
- Nu separă două evenimente. Lista participanților și contorul ei sunt unul singur. În august, Matilde a deschis înregistrare pentru o lectură și pentru un atelier de legătorie în aceeași săptămână: contorul arăta 38 și nu spunea pentru care. La ce eveniment merge fiecare se citește doar în comentariile lor, în secțiunea Cereri. Practic e să deschizi o singură înregistrare odată.
- Nu deosebește „citit” de „confirmat”. Înregistrările apar și în Cereri, iar dacă acolo marchezi una ca citită, în Participanți contează drept confirmată. Confirmă și anulează mereu din Participanți.
Ce face totuși singură este să ordoneze. În panoul tău, evenimentele se văd în calendar (zi, săptămână sau lună) sau în agendă, separate în Viitoare și Trecute. Lansarea din septembrie a trecut la Trecute fără ca Matilde să o șteargă.
Înainte să-ți anunți următorul eveniment, fă acest calcul
Ia ultimul tău eveniment și scrie trei numere: câți au spus că vin, câte locuri ai pregătit și câți au venit efectiv. Dacă pe primul nu-l poți completa cu un număr exact, exact asta îți oferă o pagină de înregistrare pentru un eveniment.
Apoi descrie-l în Proyecta exact așa: „o pagină pentru librăria mea din Pátzcuaro cu o secțiune de evenimente: lansarea unei cărți joi, 12 noiembrie, la ora 7 seara, intrare liberă, capacitate de 40 de persoane și înregistrare cu nume, email și WhatsApp”.
Odată publicată, intră la Evenimente în panoul tău, verifică data și ora, urcă afișul și activează «Necesită înregistrare»; dacă a rămas vreun eveniment exemplu, șterge-l. Apoi înregistrează-te chiar tu: verifică să-ți ajungă emailul, să apari în Participanți și să se citească în Cereri la ce eveniment te-ai înscris. După aceea anulează acea înregistrare de test.
Cu două zile înainte, întreabă. Joi pui scaunele pe care le spune contorul, nu cele pe care ți le imaginezi. Începe pe proyecta.dev.