Como criar uma página de inscrição para um evento que te diga quantas pessoas vão chegar

Matilde tem uma livraria em Pátzcuaro, a uma quadra da praça, e até este ano nunca tinha tido uma página de inscrição para um evento: subia o cartaz no Facebook e contava quantos marcavam “Interessado”. Em março, lançou o romance de uma autora de Michoacán. Noventa e seis pessoas marcaram “Interessado”, ela alugou sessenta cadeiras e chegaram dezessete.

Em junho, fez o contrário. Não alugou nada, tirou os doze bancos da livraria e chegaram quarenta e três pessoas. A metade ouviu a leitura de pé, da calçada.

Nas duas vezes faltou a mesma coisa: um número antes de quinta-feira. Um “Interessado” não deixa nome nem telefone, então não há a quem perguntar se vai mesmo aparecer.

O que é uma página de inscrição para um evento?

É uma página com a data, o horário e o local de um evento, e um botão para se inscrever que registra numa lista o nome e o contato de cada pessoa. Ela não vende ingressos nem reserva lugares: transforma um “a gente se vê lá” numa fila que você pode contar e para a qual pode escrever.

Numa página feita com a Proyecta, isso vive na seção Eventos do seu painel. Cada evento leva título, início (dia e horário), fim se aplicável, localização, uma descrição com a programação, o custo e o que levar, e as fotos, com o cartaz em primeiro lugar.

E tem um interruptor: Requer inscrição. Desligado, o evento só é anunciado. Ligado, aparece o botão para se inscrever.

Um evento é uma data: o lançamento de quinta-feira, o passeio de bicicleta de uma loja de bicicletas, a aula aberta de um ateliê de cerâmica. O que se repete toda semana, como o clube do livro das terças, é um horário, não um evento.

Quais dados você pede a quem se inscreve?

De início, quatro, e só dois são obrigatórios: nome completo e e-mail. O telefone ou WhatsApp e os comentários são opcionais.

É pouco de propósito. Para contar cadeiras, basta um nome, e para avisar que a hora mudou, um e-mail. A idade, a profissão ou como ficaram sabendo não mudam quantas cadeiras você coloca.

O nome do evento já chega escrito nos comentários, para você saber em qual a pessoa se inscreveu sem precisar perguntar. Ela pode acrescentar ali o que quiser: “vamos em três”, “chego atrasado”.

Matilde deixa o WhatsApp opcional, mas pede na descrição: “deixe seu WhatsApp e te avisamos se a hora mudar”. No seu lançamento de setembro, 52 pessoas se inscreveram e 44 colocaram o número.

O que acontece quando alguém se inscreve?

Três coisas, e nenhuma depende de você estar de olho. A pessoa vê na tela que a inscrição foi feita, recebe um e-mail de confirmação com o número do registro, e você recebe outro e-mail com os dados dela. A partir desse momento, ela aparece no seu painel, na seção Participantes.

Fique atento a uma coisa: esse e-mail confirma a inscrição, mas não repete o endereço nem o horário. Por isso a página do evento tem que dizer tudo, e o lembrete de um dia antes é você quem manda. Você já sabe para quem: foi para isso que pediu o contato.

Como você sabe quantas pessoas vão chegar?

Com o número de confirmados, não com o de inscritos. A lista de participantes tem três abas, A confirmar, Confirmados e Cancelados, e no topo um contador que só soma os confirmados.

Toda inscrição entra em «A confirmar». Dali você movimenta com um botão: Confirmar ou Cancelar. Se alguém cancelou e depois decide ir, você reabre e a inscrição volta para «A confirmar».

Matilde usa assim. Na terça-feira, dois dias antes, ela escreve para cada pessoa de «A confirmar»: “você vem mesmo na quinta às 7?”.

Quem responde que sim, ela confirma. Quem diz que não, ela cancela. Quem não responde fica em «A confirmar», e para esse ela não separa cadeira.

Em setembro, dos 52 inscritos, 31 confirmaram. Ela alugou quarenta cadeiras: 31 para os confirmados e mais nove para quem chega sem avisar. Chegaram 34. Sobraram seis cadeiras e ninguém ouviu de pé.

A página encerra a inscrição quando enche?

Não. O contador conta, não reserva, e o seu próprio painel diz isso: “Contagem informativa: não reserva lugares nem aplica um limite de vagas”. Se no seu espaço cabem quarenta pessoas, a inscrição de número quarenta e um entra do mesmo jeito.

Você mesma encerra, com um movimento: desliga Requer inscrição no evento. O botão desaparece e o evento continua publicado, com sua data e seu local.

Por isso vale a pena escrever o número de vagas na descrição desde o primeiro dia, e mudar para “vagas esgotadas” quando você desligar a inscrição. Assim quem chega atrasado entende por que não há mais botão.

O que a página não faz por você?

Três coisas, e vale a pena saber antes de anunciar qualquer coisa:

• Não cobra. A seção de eventos anuncia e registra. Se o seu workshop tem custo, coloque o preço e a forma de pagamento na descrição.
• Não separa dois eventos. A lista de participantes e o seu contador são únicos. Em agosto, Matilde abriu inscrição para uma leitura e para um workshop de encadernação na mesma semana: o contador dizia 38 e não dizia de qual evento. A qual evento cada pessoa vai só se lê nos comentários, na seção Solicitações. O prático é abrir uma inscrição por vez.
• Não distingue “lido” de “confirmado”. As inscrições também aparecem em Solicitações, e se ali você marcar uma como lida, em Participantes ela conta como confirmada. Confirme e cancele sempre a partir de Participantes.

O que ela faz sozinha é organizar. No seu painel, os eventos aparecem em calendário (dia, semana ou mês) ou em agenda, separados em Próximos e Passados. O lançamento de setembro passou para Passados sem que Matilde precisasse apagá-lo.

Antes de anunciar seu próximo evento, faça essa conta

Pegue seu último evento e escreva três números: quantos disseram que iam, quantos lugares você preparou e quantos chegaram. Se o primeiro você não conseguir preencher com um número exato, é exatamente isso que uma página de inscrição para um evento te dá.

Depois descreva isso na Proyecta assim mesmo: “uma página para minha livraria em Pátzcuaro com uma seção de eventos: o lançamento de um livro na quinta-feira, 12 de novembro, às 7 da noite, entrada livre, vagas para 40 pessoas e inscrição com nome, e-mail e WhatsApp”.

Já publicada, entre em Eventos no seu painel, revise a data e o horário, suba o cartaz e ligue «Requer inscrição»; se ficou algum evento de exemplo, apague-o. Depois se inscreva você mesma: confira se chega o e-mail, se você aparece em Participantes e se em Solicitações se lê em qual evento você se inscreveu. Depois cancele essa inscrição de teste.

Dois dias antes, pergunte. Na quinta-feira, coloque as cadeiras que o contador diz, não as que você imagina. Comece em proyecta.dev.