इवेंट के लिए रजिस्ट्रेशन पेज कैसे बनाएं जो बताए कितने लोग आएंगे

मटिल्डे की पात्सकुआरो में, प्लाज़ा से एक गली दूर, एक किताबों की दुकान है, और इस साल से पहले उसने इवेंट के लिए कभी रजिस्ट्रेशन पेज नहीं बनाया था: वह पोस्टर Facebook पर डाल देती थी और “मुझे दिलचस्पी है” वालों को गिन लेती थी। मार्च में उसने मिचोआकान की एक लेखिका के उपन्यास की प्रस्तुति रखी। छियानबे लोगों ने “मुझे दिलचस्पी है” कहा, उसने साठ कुर्सियाँ किराए पर मंगाई, और आए सत्रह।

जून में उसने इसका उल्टा किया। कुछ भी किराए पर नहीं लिया, दुकान के बारह स्टूल निकाल दिए, और आए तैंतालीस लोग। आधे लोगों ने खड़े होकर, फुटपाथ से, रीडिंग सुनी।

दोनों बार उसे एक ही चीज़ की कमी रही: गुरुवार से पहले एक पक्का नंबर। “मुझे दिलचस्पी है” में न नाम बचता है न फ़ोन नंबर, इसलिए किसी से यह पूछने का कोई रास्ता नहीं रहता कि वह सच में आ रहा है या नहीं।

इवेंट के लिए रजिस्ट्रेशन पेज क्या होता है?

यह एक ऐसा पेज है जिस पर इवेंट की तारीख, समय और जगह लिखी होती है, और एक बटन होता है जिससे नाम दर्ज करने पर हर व्यक्ति का नाम और कॉन्टैक्ट एक लिस्ट में जुड़ जाता है। यह न टिकट बेचता है, न सीटें आरक्षित करता है: यह एक “वहाँ मिलते हैं” को एक ऐसी लिस्ट में बदल देता है जिसे आप गिन सकते हैं और जिसे आप लिख भी सकते हैं।

Proyecta से बने पेज में, यह सब आपके पैनल के इवेंट्स सेक्शन में रहता है। हर इवेंट में टाइटल, शुरुआत (दिन और समय), अगर लागू हो तो समाप्ति, जगह, कार्यक्रम बताने वाला विवरण, लागत और क्या लाना है, और फ़ोटोज़ होती हैं — पहले पोस्टर।

और इसमें एक स्विच होता है: रजिस्ट्रेशन ज़रूरी है। बंद होने पर, इवेंट सिर्फ़ अनाउंस होता है। चालू होने पर, रजिस्टर करने का बटन दिखने लगता है।

इवेंट एक तारीख होती है: गुरुवार का लोकार्पण, साइकिल की दुकान की राइड, मिट्टी के बर्तन बनाने वाली वर्कशॉप की ओपन क्लास। जो हर हफ़्ते दोहराया जाता है, जैसे मंगलवार की रीडिंग क्लब, वह एक शेड्यूल है, इवेंट नहीं।

रजिस्टर करने वाले से आप कौन-सी जानकारी माँगते हैं?

शुरुआत में चार, और उनमें से सिर्फ़ दो ज़रूरी हैं: पूरा नाम और ईमेल। फ़ोन या WhatsApp और कमेंट्स वैकल्पिक हैं।

यह जान-बूझकर कम रखा गया है। कुर्सियाँ गिनने के लिए एक नाम काफ़ी है, और समय बदलने की सूचना देने के लिए एक ईमेल काफ़ी है। उम्र, लोग क्या काम करते हैं, या उन्हें इवेंट के बारे में कैसे पता चला — इससे यह नहीं बदलता कि आप कितनी कुर्सियाँ लगाएंगे।

इवेंट का नाम कमेंट्स में पहले से ही लिखा आ जाता है, ताकि आपको बिना पूछे पता चल जाए कि किसने किस इवेंट के लिए नाम दर्ज किया। व्यक्ति वहाँ अपनी बात भी जोड़ सकता है: “हम तीन लोग आ रहे हैं”, “मुझे देर हो जाएगी”।

मटिल्डे WhatsApp को वैकल्पिक रखती है, लेकिन विवरण में इसे माँगती है: “अपना WhatsApp नंबर दें और अगर समय बदला तो हम आपको बता देंगे”। सितंबर की उसकी प्रस्तुति में 52 लोगों ने नाम दर्ज किया और 44 ने नंबर भी दिया।

किसी के रजिस्टर करने पर क्या होता है?

तीन चीज़ें होती हैं, और इनमें से किसी के लिए आपका ध्यान देना ज़रूरी नहीं। व्यक्ति को स्क्रीन पर दिख जाता है कि वह रजिस्टर हो गया है, उसे अपने फ़ोलियो के साथ एक कन्फर्मेशन ईमेल मिलता है, और आपको उसका डेटा लेकर एक अलग ईमेल मिलता है। उस पल से वह आपके पैनल में, अटेंडीज़ सेक्शन में, दिखने लगता है।

एक बात का ध्यान रखें: यह ईमेल रजिस्ट्रेशन कन्फर्म करता है, लेकिन इसमें पता या समय दोहराया नहीं जाता। इसलिए इवेंट के पेज पर सब कुछ साफ़-साफ़ लिखा होना चाहिए, और एक दिन पहले का रिमाइंडर आपको खुद भेजना होगा। आपके पास भेजने के लिए कॉन्टैक्ट तो है ही — इसी के लिए तो आपने माँगा था।

आपको कैसे पता चलता है कि कितने लोग आएंगे?

कन्फर्म किए गए लोगों की संख्या से, रजिस्टर्ड लोगों की संख्या से नहीं। अटेंडीज़ की लिस्ट में तीन टैब होते हैं — कन्फर्म करना बाकी है, कन्फर्म्ड और कैंसल्ड — और ऊपर एक काउंटर होता है जो सिर्फ़ कन्फर्म्ड लोगों को जोड़ता है।

हर रजिस्ट्रेशन «कन्फर्म करना बाकी है» में आकर गिरता है। वहाँ से आप खुद उसे एक बटन से आगे ले जाते हैं: कन्फर्म करें या कैंसल करें। अगर किसी ने कैंसल किया था और फिर भी आ गया, तो आप उसे फिर से खोल सकते हैं और वह दोबारा «कन्फर्म करना बाकी है» में लौट आता है।

मटिल्डे इसे इस तरह इस्तेमाल करती है। मंगलवार को, दो दिन पहले, वह «कन्फर्म करना बाकी है» में मौजूद हर व्यक्ति को लिखती है: “क्या आप गुरुवार 7 बजे आ रहे हैं?”।

जो हाँ कहता है, उसे वह कन्फर्म कर देती है। जो नहीं कहता है, उसे कैंसल कर देती है। जो जवाब नहीं देता, वह «कन्फर्म करना बाकी है» में ही रह जाता है, और उसके लिए वह कुर्सी नहीं लगाती।

सितंबर में, 52 रजिस्टर्ड लोगों में से 31 ने कन्फर्म किया। उसने चालीस कुर्सियाँ किराए पर लीं: 31 कन्फर्म्ड लोगों के लिए, और नौ और उन लोगों के लिए जो बिना बताए आ जाते हैं। आए 34 लोग। छह कुर्सियाँ खाली रहीं और किसी को खड़े होकर नहीं सुनना पड़ा।

भर जाने पर क्या पेज खुद रजिस्ट्रेशन बंद कर देता है?

नहीं। काउंटर सिर्फ़ गिनता है, सीट आरक्षित नहीं करता, और आपका पैनल खुद यही कहता है: “सूचना के लिए गिनती: यह जगह आरक्षित नहीं करता और न ही किसी सीमा को लागू करता है”। अगर आपकी जगह में चालीस लोगों की गुंजाइश है, तो इक्कतालीसवाँ रजिस्ट्रेशन भी वैसे ही दर्ज हो जाएगा।

इसे बंद आप करते हैं, एक ही कदम से: इवेंट में रजिस्ट्रेशन ज़रूरी है को बंद कर दें। बटन गायब हो जाता है और इवेंट अपनी तारीख और जगह के साथ पब्लिश्ड बना रहता है।

इसलिए बेहतर है कि पहले दिन से ही विवरण में सीटों की संख्या लिख दें, और रजिस्ट्रेशन बंद करते समय इसे “जगह फुल” कर दें। इस तरह जो देर से आता है, उसे समझ आ जाता है कि बटन अब क्यों नहीं है।

पेज आपके लिए क्या नहीं करता?

तीन चीज़ें, और कुछ भी अनाउंस करने से पहले इन्हें जान लेना ठीक रहेगा:

• यह पैसे नहीं लेता। इवेंट्स सेक्शन सिर्फ़ अनाउंस और रजिस्टर करता है। अगर आपकी वर्कशॉप की कोई कीमत है, तो विवरण में दाम और भुगतान का तरीका लिखें।
• यह दो इवेंट्स को अलग नहीं करता। अटेंडीज़ की लिस्ट और उसका काउंटर एक ही है। अगस्त में मटिल्डे ने एक ही हफ़्ते में एक रीडिंग और एक बुक-बाइंडिंग वर्कशॉप के लिए रजिस्ट्रेशन खोला: काउंटर में 38 दिखा, पर यह नहीं दिखा कि किस इवेंट के लिए। कौन किस इवेंट में जा रहा है, यह सिर्फ़ रिक्वेस्ट्स सेक्शन में, उनके कमेंट्स में पढ़ा जा सकता है। व्यावहारिक तरीका यही है कि एक बार में एक ही रजिस्ट्रेशन खोलें।
• यह “पढ़ा गया” और “कन्फर्म्ड” में फ़र्क़ नहीं करता। रजिस्ट्रेशन रिक्वेस्ट्स में भी दिखते हैं, और अगर आप वहाँ किसी को पढ़ा गया मार्क करते हैं, तो अटेंडीज़ में वह कन्फर्म्ड गिना जाता है। कन्फर्म और कैंसल हमेशा अटेंडीज़ से ही करें।

जो चीज़ यह खुद कर लेता है, वह है व्यवस्थित करना। आपके पैनल में इवेंट्स कैलेंडर (दिन, हफ़्ता या महीना) या एजेंडा में दिखते हैं, जो आने वाले और बीत चुके में बँटे होते हैं। सितंबर की प्रस्तुति बिना मटिल्डे के कुछ किए खुद बीत चुके में चली गई।

अपना अगला इवेंट अनाउंस करने से पहले, यह हिसाब लगाएं

अपना पिछला इवेंट उठाएं और तीन नंबर लिखें: कितने लोगों ने कहा था कि वे आएंगे, आपने कितनी जगह तैयार की, और कितने लोग आए। अगर पहला नंबर आप किसी पक्के आंकड़े से नहीं भर सकते, तो यही वह चीज़ है जो आपको इवेंट के लिए रजिस्ट्रेशन पेज देता है।

फिर इसे Proyecta में वैसे ही बताएं जैसा है: “पात्सकुआरो में मेरी किताबों की दुकान के लिए एक पेज, जिसमें एक इवेंट्स सेक्शन हो: गुरुवार 12 नवंबर को शाम 7 बजे एक किताब का लोकार्पण, एंट्री फ्री, 40 लोगों की सीमा, और नाम, ईमेल और WhatsApp के साथ रजिस्ट्रेशन”।

पब्लिश होने के बाद, अपने पैनल में इवेंट्स में जाएं, तारीख और समय जाँचें, पोस्टर अपलोड करें और «रजिस्ट्रेशन ज़रूरी है» चालू करें; अगर कोई उदाहरण वाला इवेंट बचा रह गया हो, तो उसे हटा दें। फिर खुद रजिस्टर करें: देखें कि आपको ईमेल आता है, कि आप अटेंडीज़ में दिखते हैं, और कि रिक्वेस्ट्स में यह पढ़ा जा सकता है कि आपने किस इवेंट के लिए नाम दर्ज किया। उसके बाद अपना यह टेस्ट रजिस्ट्रेशन कैंसल कर दें।

दो दिन पहले, पूछ लें। गुरुवार को वे ही कुर्सियाँ लगाएं जो काउंटर बताता है, वे नहीं जो आप अपने मन से सोचते हैं। शुरुआत करें proyecta.dev पर।