Cara membuat halaman pendaftaran acara yang memberitahumu berapa orang yang akan datang

Matilde punya toko buku di Pátzcuaro, sejauh satu blok dari alun-alun, dan sampai tahun ini dia belum pernah punya halaman pendaftaran acara: dia unggah posternya ke Facebook dan menghitung jumlah “Tertarik”. Bulan Maret dia mengadakan peluncuran novel seorang penulis asal Michoacán. Sembilan puluh enam orang menekan “Tertarik”, dia sewa enam puluh kursi, dan yang datang tujuh belas orang.

Bulan Juni dia lakukan sebaliknya. Tidak menyewa apa-apa, cuma mengeluarkan dua belas bangku milik toko buku itu sendiri, dan yang datang empat puluh tiga orang. Setengahnya mendengarkan pembacaan sambil berdiri, dari trotoar.

Kedua kalinya, yang hilang sama: sebuah angka sebelum hari Kamis tiba. “Tertarik” tidak meninggalkan nama atau nomor telepon, jadi tidak ada siapa pun yang bisa ditanya apakah dia benar-benar akan datang.

Apa itu halaman pendaftaran acara?

Ini halaman yang memuat tanggal, jam, dan lokasi sebuah acara, plus tombol untuk mendaftar yang menyimpan nama dan kontak setiap orang ke dalam sebuah daftar. Ini bukan jualan tiket atau memesankan kursi: ini mengubah “sampai ketemu di sana” menjadi sebuah barisan yang bisa kamu hitung dan bisa kamu kirimi pesan.

Di halaman yang dibuat dengan Proyecta, fitur ini ada di bagian Acara pada panelmu. Setiap acara punya judul, waktu mulai (hari dan jam), waktu selesai jika ada, lokasi, deskripsi berisi rangkaian acara, biaya dan apa yang perlu dibawa, serta foto-foto, dengan poster di urutan pertama.

Dan ada satu saklar: Perlu Pendaftaran. Saat mati, acara itu hanya diumumkan. Saat menyala, tombol untuk mendaftar akan muncul.

Satu acara adalah satu tanggal: peluncuran hari Kamis, acara gowes bareng dari toko sepeda, atau kelas terbuka dari sebuah studio keramik. Sesuatu yang berulang tiap minggu, seperti klub buku setiap Selasa, itu jadwal rutin, bukan acara.

Data apa yang kamu minta dari orang yang mendaftar?

Secara default, empat data, dan hanya dua yang wajib: nama lengkap dan email. Nomor telepon atau WhatsApp serta kolom komentar bersifat opsional.

Ini sengaja dibuat sedikit. Untuk menghitung kursi, satu nama saja cukup, dan untuk memberitahu kalau jamnya berubah, email saja cukup. Usia, pekerjaan, atau dari mana mereka tahu acara ini tidak mengubah berapa kursi yang perlu kamu siapkan.

Nama acara sudah otomatis terisi di kolom komentar, jadi kamu tahu dia mendaftar ke acara yang mana tanpa perlu bertanya. Orang itu bisa menambahkan catatannya sendiri di situ: “kami bertiga”, “saya datang telat”.

Matilde membiarkan WhatsApp tetap opsional, tapi dia memintanya lewat deskripsi: “tinggalkan nomor WhatsApp-mu, nanti kami kabari kalau jamnya berubah”. Di peluncurannya bulan September, 52 orang mendaftar dan 44 di antaranya mencantumkan nomor WhatsApp.

Apa yang terjadi saat seseorang mendaftar?

Ada tiga hal, dan tak satu pun bergantung padamu untuk terus memantau. Orang itu melihat di layar bahwa pendaftarannya berhasil, dia menerima email konfirmasi berisi nomor registrasinya, dan kamu menerima email lain berisi datanya. Sejak saat itu dia muncul di panelmu, di bagian Peserta.

Satu hal yang perlu diperhatikan: email itu mengonfirmasi pendaftarannya, tapi tidak mengulang alamat atau jamnya. Karena itu halaman acara harus menyebutkan semuanya, dan pengingat sehari sebelumnya adalah tugasmu untuk mengirimnya. Kamu sudah punya kontaknya — untuk itulah kamu memintanya.

Bagaimana kamu tahu berapa orang yang akan datang?

Dengan jumlah yang terkonfirmasi, bukan jumlah yang mendaftar. Daftar peserta punya tiga tab — Belum Dikonfirmasi, Terkonfirmasi, dan Dibatalkan — dan di bagian atas ada penghitung yang hanya menjumlahkan yang terkonfirmasi.

Setiap pendaftaran masuk ke “Belum Dikonfirmasi”. Dari situ, kamu yang memindahkannya lewat satu tombol: Konfirmasi atau Batalkan. Kalau ada yang sudah batal lalu ternyata jadi datang, kamu buka lagi statusnya dan dia kembali ke “Belum Dikonfirmasi”.

Begini cara Matilde memakainya. Hari Selasa, dua hari sebelum acara, dia menghubungi satu per satu orang yang ada di “Belum Dikonfirmasi”: “jadi ikut hari Kamis jam 7 malam?”.

Yang menjawab iya, dia konfirmasi. Yang bilang tidak, dia batalkan. Yang tidak membalas tetap di “Belum Dikonfirmasi”, dan untuk orang itu dia tidak menyiapkan kursi.

Bulan September, dari 52 yang mendaftar, 31 yang terkonfirmasi. Dia menyewa empat puluh kursi: 31 untuk yang terkonfirmasi dan sembilan lebih untuk jaga-jaga orang yang datang tanpa pemberitahuan. Yang datang 34 orang. Enam kursi tersisa dan tidak ada yang mendengarkan sambil berdiri.

Apakah halaman itu menutup pendaftaran saat sudah penuh?

Tidak. Penghitung itu hanya menghitung, bukan memesankan tempat, dan panelmu sendiri bilang begitu: “Hitungan informatif: tidak memesankan tempat atau menerapkan batas kuota”. Kalau tempatmu cuma muat empat puluh orang, pendaftar yang keempat puluh satu tetap bisa masuk.

Kamu sendiri yang menutupnya, dengan satu gerakan: matikan Perlu Pendaftaran di acara tersebut. Tombolnya hilang dan acaranya tetap terpublikasi, lengkap dengan tanggal dan lokasinya.

Karena itu sebaiknya tuliskan kuotanya di deskripsi sejak hari pertama, dan ubah jadi “kuota penuh” saat kamu mematikan pendaftaran. Dengan begitu orang yang datang terlambat mengerti kenapa tombolnya sudah tidak ada.

Apa yang tidak dilakukan halaman ini untukmu?

Ada tiga hal, dan sebaiknya kamu tahu sebelum mengumumkan apa pun:

• Tidak memproses pembayaran. Bagian acara hanya mengumumkan dan mendaftarkan. Kalau workshop-mu berbayar, cantumkan harganya dan cara pembayarannya di deskripsi.
• Tidak memisahkan dua acara. Daftar peserta dan penghitungnya cuma satu. Bulan Agustus, Matilde membuka pendaftaran untuk sesi pembacaan dan untuk workshop penjilidan buku di minggu yang sama: penghitungnya menunjukkan 38 dan tidak menyebutkan acara yang mana. Acara mana yang diikuti masing-masing orang hanya bisa dibaca dari kolom komentarnya, di bagian Permintaan. Cara yang lebih praktis adalah membuka satu pendaftaran dalam satu waktu.
• Tidak membedakan “sudah dibaca” dari “terkonfirmasi”. Pendaftaran juga muncul di Permintaan, dan kalau di sana kamu menandainya sebagai sudah dibaca, di Peserta itu terhitung sebagai terkonfirmasi. Selalu konfirmasi dan batalkan dari bagian Peserta.

Yang memang dilakukan sendiri oleh sistem ini adalah mengurutkan. Di panelmu, acara-acara terlihat dalam bentuk kalender (harian, mingguan, atau bulanan) atau dalam bentuk agenda, terpisah antara Mendatang dan Sudah Lewat. Peluncuran bulan September berpindah ke Sudah Lewat tanpa Matilde perlu menghapusnya.

Sebelum mengumumkan acara berikutnya, coba hitung ini dulu

Ambil acara terakhirmu dan tuliskan tiga angka: berapa yang bilang akan datang, berapa kursi yang kamu siapkan, dan berapa yang benar-benar datang. Kalau angka pertama tidak bisa kamu isi dengan angka yang pasti, itulah yang diberikan oleh halaman pendaftaran acara.

Lalu jelaskan ke Proyecta persis seperti ini: “sebuah halaman untuk toko bukuku di Pátzcuaro dengan bagian acara: peluncuran buku hari Kamis tanggal 12 November jam 7 malam, gratis masuk, kuota 40 orang, dan pendaftaran dengan nama, email, dan WhatsApp”.

Setelah terpublikasi, masuk ke bagian Acara di panelmu, periksa tanggal dan jamnya, unggah posternya, dan nyalakan “Perlu Pendaftaran”; kalau masih ada acara contoh yang tersisa, hapus itu. Lalu daftarkan dirimu sendiri: pastikan emailnya sampai, pastikan kamu muncul di Peserta, dan pastikan di Permintaan bisa dibaca kamu mendaftar ke acara yang mana. Setelah itu, batalkan pendaftaran uji coba tersebut.

Dua hari sebelumnya, tanyakan. Hari Kamis, siapkan kursi sebanyak yang ditunjukkan penghitung, bukan sebanyak yang kamu bayangkan. Mulai di proyecta.dev.