Cómo hacer una página de registro para un evento que te diga cuántos van a llegar

Matilde tiene una librería en Pátzcuaro, a una cuadra de la plaza, y hasta este año nunca había tenido una página de registro para un evento: subía el cartel a Facebook y contaba los “Me interesa”. En marzo presentó la novela de una autora michoacana. Noventa y seis personas le dieron “Me interesa”, rentó sesenta sillas y llegaron diecisiete.

En junio hizo lo contrario. No rentó nada, sacó los doce bancos de la librería y llegaron cuarenta y tres. La mitad oyó la lectura de pie, desde la banqueta.

Las dos veces le faltó lo mismo: un número antes del jueves. Un “Me interesa” no deja nombre ni teléfono, así que no hay a quién preguntarle si siempre sí viene.

¿Qué es una página de registro para un evento?

Es una página con la fecha, la hora y el lugar de un evento, y un botón para anotarse que deja en una lista el nombre y el contacto de cada persona. No vende boletos ni aparta asientos: convierte un “ahí nos vemos” en una fila que puedes contar y a la que le puedes escribir.

En una página hecha con Proyecta, eso vive en la sección Eventos de tu panel. Cada evento lleva título, inicio (día y hora), fin si aplica, ubicación, una descripción con el programa, el costo y qué llevar, y las fotos, con el cartel primero.

Y lleva un interruptor: Requiere registro. Apagado, el evento sólo se anuncia. Prendido, le aparece el botón para registrarse.

Un evento es una fecha: la presentación del jueves, la rodada de una tienda de bicicletas, la clase abierta de un taller de cerámica. Lo que se repite cada semana, como el club de lectura de los martes, es un horario, no un evento.

¿Qué datos le pides a quien se registra?

De entrada, cuatro, y sólo dos son obligatorios: nombre completo y correo. El teléfono o WhatsApp y los comentarios son opcionales.

Es poco a propósito. Para contar sillas te basta un nombre, y para avisar que cambió la hora, un correo. La edad, a qué se dedican o cómo se enteraron no cambian cuántas sillas pones.

El nombre del evento llega ya escrito en los comentarios, para que sepas a cuál se anotó sin preguntárselo. La persona puede agregar ahí lo suyo: “vamos tres”, “llego tarde”.

Matilde deja el WhatsApp opcional, pero lo pide en la descripción: “déjanos tu WhatsApp y te avisamos si cambia la hora”. En su presentación de septiembre se anotaron 52 personas y 44 lo pusieron.

¿Qué pasa cuando alguien se registra?

Tres cosas, y ninguna depende de que estés pendiente. La persona ve en pantalla que quedó registrada, le llega un correo de confirmación con su folio, y a ti te llega otro correo con sus datos. Desde ese momento aparece en tu panel, en la sección Asistentes.

Ojo con una cosa: ese correo confirma el registro, pero no repite la dirección ni la hora. Por eso la página del evento tiene que decirlo todo, y el recordatorio de un día antes lo mandas tú. Ya tienes a quién: para eso pediste el contacto.

¿Cómo sabes cuántos van a llegar?

Con el número de confirmados, no con el de registrados. La lista de asistentes tiene tres pestañas, Por confirmar, Confirmados y Cancelados, y arriba un contador que sólo suma a los confirmados.

Todo registro entra a «Por confirmar». De ahí lo mueves tú con un botón: Confirmar o Cancelar. Si alguien canceló y luego sí va, lo reabres y vuelve a «Por confirmar».

Matilde lo usa así. El martes, dos días antes, le escribe a cada persona de «Por confirmar»: “¿sí nos acompañas el jueves a las 7?”.

A quien contesta que sí, lo confirma. A quien dice que no, lo cancela. Quien no contesta se queda en «Por confirmar», y a ése no le pone silla.

En septiembre, de los 52 registrados confirmaron 31. Rentó cuarenta sillas: 31 para los confirmados y nueve más por quienes llegan sin avisar. Llegaron 34. Sobraron seis sillas y nadie oyó de pie.

¿La página cierra el registro cuando se llena?

No. El contador cuenta, no aparta, y tu mismo panel lo dice: “Conteo informativo: no aparta lugares ni aplica un límite de cupo”. Si en tu local caben cuarenta, el registro cuarenta y uno entra igual.

Lo cierras tú, con un movimiento: apagas Requiere registro en el evento. El botón desaparece y el evento sigue publicado, con su fecha y su lugar.

Por eso conviene escribir el cupo en la descripción desde el primer día, y cambiarlo a “cupo lleno” cuando apagues el registro. Así quien llega tarde entiende por qué ya no hay botón.

¿Qué no hace la página por ti?

Tres cosas, y conviene saberlas antes de anunciar nada:

• No cobra. La sección de eventos anuncia y registra. Si tu taller cuesta, pon el precio y cómo se paga en la descripción.
• No separa dos eventos. La lista de asistentes y su contador son uno solo. En agosto Matilde abrió registro para una lectura y para un taller de encuadernación la misma semana: el contador decía 38 y no decía de cuál. A qué evento va cada quien sólo se lee en sus comentarios, en la sección Solicitudes. Lo práctico es abrir un registro a la vez.
• No distingue “leído” de “confirmado”. Los registros también aparecen en Solicitudes, y si ahí marcas uno como leído, en Asistentes cuenta como confirmado. Confirma y cancela siempre desde Asistentes.

Lo que sí hace sola es ordenar. En tu panel los eventos se ven en calendario (día, semana o mes) o en agenda, separados en Próximos y Pasados. La presentación de septiembre se pasó a Pasados sin que Matilde la borrara.

Antes de anunciar tu próximo evento, haz esta cuenta

Toma tu último evento y escribe tres números: cuántos dijeron que iban, cuántos lugares preparaste y cuántos llegaron. Si el primero no lo puedes llenar con un número exacto, eso es lo que te da una página de registro para un evento.

Luego descríbelo en Proyecta tal cual: “una página para mi librería en Pátzcuaro con una sección de eventos: la presentación de un libro el jueves 12 de noviembre a las 7 de la tarde, entrada libre, cupo de 40 personas y registro con nombre, correo y WhatsApp”.

Ya publicada, entra a Eventos en tu panel, revisa la fecha y la hora, sube el cartel y prende «Requiere registro»; si quedó algún evento de ejemplo, bórralo. Después regístrate tú: revisa que te llegue el correo, que aparezcas en Asistentes y que en Solicitudes se lea a qué evento te anotaste. Luego cancela ese registro de prueba.

Dos días antes, pregunta. El jueves pones las sillas que dice el contador, no las que te imaginas. Empieza en proyecta.dev.