Så gör du en registreringssida för ett evenemang som visar hur många som kommer

Matilde har en bokhandel i Pátzcuaro, ett kvarter från torget, och hade fram till i år aldrig haft en registreringssida för ett evenemang: hon la upp affischen på Facebook och räknade “Intresserad”-markeringarna. I mars presenterade hon en roman av en författare från Michoacán. Nittiosex personer markerade “Intresserad”, hon hyrde sextio stolar och sjutton kom.

I juni gjorde hon tvärtom. Hon hyrde ingenting, tog fram bokhandelns tolv pallar, och fyrtiotre kom. Hälften stod och lyssnade på uppläsningen, ute på trottoaren.

Båda gångerna saknade hon samma sak: en siffra innan torsdagen. En “Intresserad”-markering lämnar inget namn och ingen telefon, så det finns ingen att fråga om de verkligen kommer.

Vad är en registreringssida för ett evenemang?

Det är en sida med datum, tid och plats för ett evenemang, och en knapp för att anmäla sig som lägger varje persons namn och kontaktuppgift i en lista. Den säljer inga biljetter och reserverar inga platser: den omvandlar ett “vi ses där” till en kö du kan räkna och skriva till.

På en sida byggd med Proyecta lever det i sektionen Evenemang i din panel. Varje evenemang har titel, start (dag och tid), slut om det gäller, plats, en beskrivning med programmet, kostnad och vad man ska ta med, samt bilder, med affischen först.

Och det har en strömbrytare: Kräver registrering. Avstängd, evenemanget annonseras bara. Påslagen, knappen för att registrera sig dyker upp.

Ett evenemang är ett datum: torsdagens presentation, en cykelklubbs utfärd, en keramikverkstads öppna klass. Det som upprepas varje vecka, som bokcirkeln på tisdagar, är ett schema, inte ett evenemang.

Vilka uppgifter frågar du efter av den som registrerar sig?

Till att börja med fyra, och bara två är obligatoriska: fullständigt namn och e-post. Telefon eller WhatsApp och kommentarer är frivilliga.

Det är avsiktligt lite. För att räkna stolar räcker ett namn, och för att meddela att tiden ändrats, en e-post. Ålder, yrke eller hur de fick reda på evenemanget ändrar inte hur många stolar du ställer fram.

Evenemangets namn kommer redan ifyllt i kommentarerna, så att du vet vilket de anmälde sig till utan att fråga. Personen kan lägga till sitt eget där: “vi kommer tre”, “jag blir sen”.

Matilde låter WhatsApp vara frivilligt, men ber om det i beskrivningen: “lämna ditt WhatsApp-nummer så meddelar vi dig om tiden ändras”. På hennes presentation i september registrerade sig 52 personer och 44 fyllde i det.

Vad händer när någon registrerar sig?

Tre saker, och ingen av dem beror på att du håller koll. Personen ser på skärmen att registreringen gick igenom, får ett bekräftelsemejl med sitt löpnummer, och du får ett annat mejl med personens uppgifter. Från det ögonblicket syns hen i din panel, i sektionen Deltagare.

Lägg märke till en sak: det mejlet bekräftar registreringen, men upprepar inte adressen eller tiden. Därför måste evenemangets sida säga allt, och det är du som skickar påminnelsen dagen innan. Du har redan till vem: det var därför du bad om kontaktuppgifterna.

Hur vet du hur många som kommer?

Med antalet bekräftade, inte antalet registrerade. Deltagarlistan har tre flikar, Att bekräfta, Bekräftade och Avbokade, och högst upp en räknare som bara summerar de bekräftade.

Varje registrering hamnar i “Att bekräfta”. Därifrån flyttar du den själv med en knapp: Bekräfta eller Avboka. Om någon avbokat men ändå kommer, öppnar du anmälan igen och den går tillbaka till “Att bekräfta”.

Så här gör Matilde. På tisdagen, två dagar innan, skriver hon till alla i “Att bekräfta”: “följer du med på torsdag kl. 19?”.

Den som svarar ja bekräftar hon. Den som säger nej avbokar hon. Den som inte svarar stannar i “Att bekräfta”, och åt den sätter hon inte fram en stol.

I september bekräftade 31 av de 52 registrerade. Hon hyrde fyrtio stolar: 31 för de bekräftade och nio extra för de som dyker upp oanmälda. 34 kom. Sex stolar blev över och ingen stod upp.

Stänger sidan registreringen när den blir full?

Nej. Räknaren räknar, den reserverar inte, och din egen panel säger det: “Informationsräkning: reserverar inga platser och tillämpar ingen platsgräns”. Om det ryms fyrtio i din lokal kommer den fyrtioförsta registreringen in precis som de andra.

Det är du som stänger den, med ett enda steg: stäng av Kräver registrering på evenemanget. Knappen försvinner och evenemanget förblir publicerat, med sitt datum och sin plats.

Därför är det klokt att skriva platsantalet i beskrivningen från första dagen, och ändra det till “fullbokat” när du stänger av registreringen. Så förstår den som kommer sent varför det inte längre finns någon knapp.

Vad gör sidan inte åt dig?

Tre saker, och det är bra att veta dem innan du annonserar något:

Den tar inte betalt. Evenemangssektionen annonserar och registrerar. Om din workshop kostar något, skriv priset och hur man betalar i beskrivningen.
Den skiljer inte mellan två evenemang. Deltagarlistan och dess räknare är en enda. I augusti öppnade Matilde registrering för en uppläsning och en bokbindningsworkshop samma vecka: räknaren sa 38 och sa inte vilket av de två. Vilket evenemang var och en anmält sig till ser man bara i deras kommentarer, i sektionen Förfrågningar. Det praktiska är att öppna en registrering i taget.
Den skiljer inte “läst” från “bekräftad”. Registreringarna syns även i Förfrågningar, och om du där markerar en som läst räknas den i Deltagare som bekräftad. Bekräfta och avboka alltid från Deltagare.

Vad den faktiskt gör på egen hand är att sortera. I din panel visas evenemangen i kalender (dag, vecka eller månad) eller i listvy, uppdelade i Kommande och Tidigare. Septemberpresentationen flyttades till Tidigare utan att Matilde raderade den.

Innan du annonserar ditt nästa evenemang, gör den här uträkningen

Ta ditt senaste evenemang och skriv ner tre siffror: hur många sa att de skulle komma, hur många platser förberedde du, och hur många kom. Om du inte kan fylla i den första med en exakt siffra, det är precis det en registreringssida för ett evenemang ger dig.

Beskriv det sedan för Proyecta rakt av: “en sida för min bokhandel i Pátzcuaro med en evenemangssektion: en bokpresentation torsdagen den 12 november klockan 19, fritt inträde, plats för 40 personer och registrering med namn, e-post och WhatsApp”.

När den är publicerad, gå in på Evenemang i din panel, kontrollera datum och tid, ladda upp affischen och slå på “Kräver registrering”; om det blev kvar något exempelevenemang, ta bort det. Registrera dig sedan själv: kontrollera att mejlet kommer fram, att du dyker upp i Deltagare och att man i Förfrågningar kan läsa vilket evenemang du anmälde dig till. Avboka därefter den testregistreringen.

Två dagar innan, fråga. På torsdagen ställer du fram de stolar räknaren säger, inte de du föreställer dig. Börja på proyecta.dev.