Jak zrobić stronę rejestracji na wydarzenie, która powie Ci, ile osób przyjdzie
Strona rejestracji na wydarzenie publikuje datę, godzinę i miejsce, a zapisujących się zbiera na jedną listę. Żeby wiedzieć, ile krzeseł przygotować, liczy się liczba potwierdzonych, którą ustawiasz sam, a nie liczba zarejestrowanych.
Matilde ma księgarnię w Pátzcuaro, kwartał od placu, i do tego roku nigdy nie miała strony rejestracji na wydarzenie: wrzucała plakat na Facebooka i liczyła „Interesuje mnie”. W marcu zorganizowała prezentację powieści autorki z Michoacán. Dziewięćdziesiąt sześć osób kliknęło „Interesuje mnie”, wynajęła sześćdziesiąt krzeseł, a przyszło siedemnaście.
W czerwcu zrobiła odwrotnie. Nie wynajęła nic, wystawiła dwanaście stołków z księgarni, a przyszły czterdzieści trzy osoby. Połowa słuchała czytania na stojąco, z chodnika.
Oba razy brakowało jej tego samego: liczby przed czwartkiem. „Interesuje mnie” nie zostawia ani imienia, ani telefonu, więc nie ma kogo zapytać, czy w końcu przyjdzie.
Co to jest strona rejestracji na wydarzenie?
To strona z datą, godziną i miejscem wydarzenia oraz przyciskiem do zapisania się, który zostawia na liście imię i kontakt każdej osoby. Nie sprzedaje biletów i nie rezerwuje miejsc: zamienia „do zobaczenia tam” w listę, którą możesz policzyć i do której możesz napisać.
Na stronie zrobionej w Proyecta to mieszka w sekcji Wydarzenia Twojego panelu. Każde wydarzenie ma tytuł, początek (dzień i godzinę), koniec, jeśli ma zastosowanie, lokalizację, opis z programem, koszt i co zabrać, oraz zdjęcia, z plakatem na pierwszym miejscu.
I ma przełącznik: Wymaga rejestracji. Wyłączony — wydarzenie jest tylko ogłoszone. Włączony — pojawia się przycisk do rejestracji.
Wydarzenie to konkretna data: czwartkowa prezentacja, przejazd rowerowy organizowany przez sklep, otwarte zajęcia w pracowni ceramiki. To, co powtarza się co tydzień, jak wtorkowy klub książki, to grafik, nie wydarzenie.
Jakie dane pytasz osobę, która się rejestruje?
Na start cztery, a tylko dwa są obowiązkowe: imię i nazwisko oraz e-mail. Telefon lub WhatsApp i komentarze są opcjonalne.
To mało celowo. Żeby policzyć krzesła, wystarczy imię, a żeby uprzedzić o zmianie godziny, e-mail. Wiek, czym się zajmują albo jak się dowiedzieli nie zmieniają liczby krzeseł, które przygotujesz.
Nazwa wydarzenia trafia już wpisana do komentarzy, żebyś wiedział, na które się zapisał, bez pytania. Osoba może tam dopisać swoje: „idziemy w trójkę”, „przyjdę później”.
Matilde zostawia WhatsApp jako opcjonalny, ale prosi o niego w opisie: „zostaw nam swój WhatsApp, a powiadomimy Cię, jeśli zmieni się godzina”. Na jej wrześniowej prezentacji zapisało się 52 osoby, a 44 je podały.
Co się dzieje, kiedy ktoś się rejestruje?
Trzy rzeczy, i żadna nie zależy od tego, czy pilnujesz. Osoba widzi na ekranie, że została zarejestrowana, dostaje e-mail z potwierdzeniem i numerem zgłoszenia, a do Ciebie trafia kolejny e-mail z jej danymi. Od tego momentu pojawia się w Twoim panelu, w sekcji Uczestnicy.
Uwaga na jedno: ten e-mail potwierdza rejestrację, ale nie powtarza adresu ani godziny. Dlatego strona wydarzenia musi mówić wszystko, a przypomnienie dzień wcześniej wysyłasz Ty sam. Masz już do kogo — po to poprosiłeś o kontakt.
Jak wiesz, ile osób przyjdzie?
Dzięki liczbie potwierdzonych, nie zarejestrowanych. Lista uczestników ma trzy zakładki: Do potwierdzenia, Potwierdzeni i Odwołani, a nad nimi licznik, który sumuje tylko potwierdzonych.
Każda rejestracja wpada do «Do potwierdzenia». Odtąd przenosisz ją Ty, jednym przyciskiem: Potwierdź lub Odwołaj. Jeśli ktoś odwołał, a potem jednak przyjdzie, otwierasz to ponownie i wraca do «Do potwierdzenia».
Matilde robi to tak. We wtorek, dwa dni wcześniej, pisze do każdej osoby z «Do potwierdzenia»: „czy w czwartek o 19 będziesz z nami?”.
Komu odpowie „tak”, tego potwierdza. Komu odpowie „nie”, tego odwołuje. Kto nie odpowie, zostaje w «Do potwierdzenia», i temu nie przygotowuje krzesła.
We wrześniu z 52 zarejestrowanych potwierdziło 31. Wynajęła czterdzieści krzeseł: 31 dla potwierdzonych i dziewięć więcej dla tych, którzy przychodzą bez uprzedzenia. Przyszło 34. Zostało sześć wolnych krzeseł i nikt nie słuchał na stojąco.
Czy strona zamyka rejestrację, kiedy się zapełni?
Nie. Licznik liczy, nie rezerwuje, i mówi o tym sam Twój panel: „Licznik informacyjny: nie rezerwuje miejsc i nie wprowadza limitu uczestników”. Jeśli w Twoim lokalu mieści się czterdzieści osób, czterdziesta pierwsza rejestracja i tak przejdzie.
Zamykasz ją Ty, jednym ruchem: wyłączasz Wymaga rejestracji w wydarzeniu. Przycisk znika, a wydarzenie zostaje opublikowane, ze swoją datą i miejscem.
Dlatego warto wpisać limit miejsc w opisie od pierwszego dnia i zmienić go na „brak miejsc”, kiedy wyłączysz rejestrację. Tak każdy, kto przyjdzie później, zrozumie, czemu nie ma już przycisku.
Czego strona nie zrobi za Ciebie?
Trzech rzeczy, i warto je znać, zanim coś ogłosisz:
- Nie pobiera opłat. Sekcja wydarzeń ogłasza i rejestruje. Jeśli Twoje warsztaty są płatne, podaj cenę i sposób płatności w opisie.
- Nie rozdziela dwóch wydarzeń. Lista uczestników i jej licznik są jedne. W sierpniu Matilde otworzyła rejestrację na czytanie i na warsztaty introligatorskie w tym samym tygodniu: licznik pokazywał 38 i nie mówił, na które. Na które wydarzenie idzie każda osoba, wyczytasz tylko w jej komentarzach, w sekcji Zgłoszenia. Praktyczniej jest otwierać jedną rejestrację na raz.
- Nie odróżnia „przeczytane” od „potwierdzone”. Rejestracje pojawiają się też w Zgłoszeniach, i jeśli tam oznaczysz jedną jako przeczytaną, w Uczestnikach liczy się jako potwierdzona. Potwierdzaj i odwołuj zawsze z Uczestników.
Co natomiast robi sama, to porządkuje. W Twoim panelu wydarzenia wyświetlają się w kalendarzu (dzień, tydzień lub miesiąc) albo w agendzie, podzielone na Nadchodzące i Minione. Wrześniowa prezentacja przeszła do Minionych, bez tego, żeby Matilde musiała ją usuwać.
Zanim ogłosisz swoje następne wydarzenie, zrób to liczenie
Weź swoje ostatnie wydarzenie i zapisz trzy liczby: ile osób powiedziało, że przyjdzie, ile miejsc przygotowałeś i ile osób faktycznie przyszło. Jeśli pierwszej nie możesz wypełnić dokładną liczbą, to właśnie to daje Ci strona rejestracji na wydarzenie.
Potem opisz to w Proyecta dosłownie tak: „strona dla mojej księgarni w Pátzcuaro z sekcją wydarzeń: prezentacja książki w czwartek 12 listopada o 19:00, wstęp wolny, limit 40 osób i rejestracja z imieniem, e-mailem i WhatsAppem”.
Po opublikowaniu wejdź do Wydarzeń w swoim panelu, sprawdź datę i godzinę, wgraj plakat i włącz «Wymaga rejestracji»; jeśli zostało jakieś przykładowe wydarzenie, usuń je. Potem zarejestruj się sam: sprawdź, czy dostajesz e-mail, czy pojawiasz się w Uczestnikach i czy w Zgłoszeniach widać, na które wydarzenie się zapisałeś. Następnie odwołaj tę testową rejestrację.
Dwa dni wcześniej zapytaj. W czwartek postaw tyle krzeseł, ile mówi licznik, nie tyle, ile sobie wyobrażasz. Zacznij na proyecta.dev.