Comment créer une page d'inscription à un événement qui vous dit combien de personnes vont venir
Une page d'inscription à un événement publie la date, l'heure et le lieu, et réunit dans une liste les personnes qui s'inscrivent. Pour savoir combien de chaises prévoir, c'est le nombre de confirmés qui compte — celui que vous déplacez vous-même — et non celui des inscrits.
Matilde tient une librairie à Pátzcuaro, à un pâté de maisons de la place principale, et jusqu’à cette année elle n’avait jamais eu de page d’inscription à un événement : elle publiait l’affiche sur Facebook et comptait les « Ça m’intéresse ». En mars, elle a présenté le roman d’une auteure du Michoacán. Quatre-vingt-seize personnes ont cliqué sur « Ça m’intéresse », elle a loué soixante chaises et dix-sept sont venues.
En juin, elle a fait l’inverse. Elle n’a rien loué, a sorti les douze tabourets de la librairie, et quarante-trois personnes sont venues. La moitié a écouté la lecture debout, depuis le trottoir.
Les deux fois, il lui a manqué la même chose : un chiffre avant le jeudi. Un « Ça m’intéresse » ne laisse ni nom ni numéro, donc il n’y a personne à qui demander si on vient vraiment.
Qu’est-ce qu’une page d’inscription à un événement ?
C’est une page avec la date, l’heure et le lieu d’un événement, et un bouton pour s’inscrire qui consigne dans une liste le nom et le contact de chaque personne. Elle ne vend pas de billets et ne réserve pas de places : elle transforme un « on se voit là-bas » en une liste que vous pouvez compter et à qui vous pouvez écrire.
Sur une page créée avec Proyecta, cela se trouve dans la section Événements de votre panneau. Chaque événement comporte un titre, un début (jour et heure), une fin si besoin, un lieu, une description avec le programme, le coût et ce qu’il faut apporter, ainsi que des photos, avec l’affiche en premier.
Et il y a un interrupteur : Inscription requise. Désactivé, l’événement est simplement annoncé. Activé, le bouton d’inscription apparaît.
Un événement, c’est une date précise : la présentation du jeudi, la sortie vélo organisée par un magasin de bicyclettes, le cours ouvert d’un atelier de céramique. Ce qui se répète chaque semaine, comme le club de lecture du mardi, c’est un horaire, pas un événement.
Quelles informations demandez-vous à la personne qui s’inscrit ?
Au départ, quatre, et seulement deux sont obligatoires : le nom complet et l’e-mail. Le téléphone ou WhatsApp et les commentaires sont facultatifs.
C’est volontairement peu. Pour compter les chaises, un nom suffit, et pour prévenir d’un changement d’heure, un e-mail suffit. L’âge, la profession ou la façon dont les gens ont entendu parler de l’événement ne changent rien au nombre de chaises à prévoir.
Le nom de l’événement apparaît déjà dans les commentaires, pour que vous sachiez à quel événement la personne s’est inscrite sans avoir à le demander. Elle peut y ajouter ses propres précisions : « on vient à trois », « j’arrive en retard ».
Matilde laisse le WhatsApp facultatif, mais elle le demande dans la description : « laissez-nous votre WhatsApp et on vous préviendra si l’heure change ». Pour sa présentation de septembre, 52 personnes se sont inscrites et 44 l’ont renseigné.
Que se passe-t-il quand quelqu’un s’inscrit ?
Trois choses, et aucune ne dépend de votre vigilance. La personne voit à l’écran qu’elle est bien inscrite, reçoit un e-mail de confirmation avec son numéro de dossier, et vous recevez vous-même un autre e-mail avec ses coordonnées. Dès cet instant, elle apparaît dans votre panneau, dans la section Participants.
Attention à un détail : cet e-mail confirme l’inscription, mais ne répète ni l’adresse ni l’heure. C’est pourquoi la page de l’événement doit tout dire, et c’est à vous d’envoyer le rappel la veille. Vous savez désormais à qui l’envoyer : c’est bien pour ça que vous avez demandé un contact.
Comment savoir combien de personnes vont venir ?
Avec le nombre de confirmés, pas celui des inscrits. La liste des participants comporte trois onglets, À confirmer, Confirmés et Annulés, et en haut un compteur qui n’additionne que les confirmés.
Toute inscription arrive dans « À confirmer ». C’est vous qui la déplacez ensuite, d’un clic : Confirmer ou Annuler. Si quelqu’un avait annulé puis décide finalement de venir, vous la rouvrez et elle retourne dans « À confirmer ».
C’est ainsi que Matilde procède. Le mardi, deux jours avant, elle écrit à chaque personne de « À confirmer » : « tu viens bien jeudi à 19h ? ».
Celles qui répondent oui, elle les confirme. Celles qui disent non, elle les annule. Celles qui ne répondent pas restent dans « À confirmer », et pour elles, pas de chaise.
En septembre, sur 52 inscrits, 31 ont confirmé. Elle a loué quarante chaises : 31 pour les confirmés et neuf de plus pour ceux qui arrivent sans prévenir. Trente-quatre personnes sont venues. Six chaises sont restées vides et personne n’a écouté debout.
La page ferme-t-elle les inscriptions une fois complète ?
Non. Le compteur compte, il ne réserve pas, et votre panneau le dit lui-même : « Décompte informatif : ne réserve pas de places et n’applique pas de limite de capacité ». Si votre local peut accueillir quarante personnes, la quarante-et-unième inscription passe quand même.
C’est vous qui fermez les inscriptions, d’un geste : vous désactivez Inscription requise sur l’événement. Le bouton disparaît et l’événement reste publié, avec sa date et son lieu.
C’est pourquoi il vaut mieux indiquer la capacité dans la description dès le premier jour, puis la remplacer par « complet » quand vous fermez les inscriptions. Ainsi, qui arrive en retard comprend pourquoi il n’y a plus de bouton.
Que ne fait pas la page pour vous ?
Trois choses, et il vaut mieux les connaître avant d’annoncer quoi que ce soit :
- Elle ne fait pas payer. La section événements annonce et enregistre. Si votre atelier est payant, indiquez le prix et le mode de paiement dans la description.
- Elle ne distingue pas deux événements. La liste des participants et son compteur sont uniques. En août, Matilde a ouvert les inscriptions pour une lecture et pour un atelier de reliure la même semaine : le compteur affichait 38 sans préciser pour lequel. On ne sait à quel événement chacun se rend qu’en lisant ses commentaires, dans la section Demandes. Le plus pratique est d’ouvrir une seule inscription à la fois.
- Elle ne distingue pas « lu » de « confirmé ». Les inscriptions apparaissent aussi dans Demandes, et si vous en marquez une comme lue là-bas, elle compte comme confirmée dans Participants. Confirmez et annulez toujours depuis Participants.
Ce qu’elle fait bien, en revanche, c’est ranger. Dans votre panneau, les événements s’affichent en calendrier (jour, semaine ou mois) ou en agenda, répartis entre À venir et Passés. La présentation de septembre est passée dans Passés sans que Matilde ait eu besoin de la supprimer.
Avant d’annoncer votre prochain événement, faites ce calcul
Prenez votre dernier événement et notez trois chiffres : combien ont dit qu’ils venaient, combien de places vous avez préparées et combien sont réellement venus. Si vous ne pouvez pas remplir le premier avec un chiffre exact, c’est précisément ce qu’une page d’inscription à un événement vous apporte.
Décrivez-le ensuite à Proyecta tel quel : « une page pour ma librairie à Pátzcuaro avec une section événements : la présentation d’un livre le jeudi 12 novembre à 19h, entrée libre, capacité de 40 personnes et inscription avec nom, e-mail et WhatsApp ».
Une fois la page publiée, allez dans Événements sur votre panneau, vérifiez la date et l’heure, mettez en ligne l’affiche et activez « Inscription requise » ; s’il reste un événement d’exemple, supprimez-le. Inscrivez-vous ensuite vous-même : vérifiez que l’e-mail vous parvient, que vous apparaissez dans Participants et que, dans Demandes, on peut lire à quel événement vous vous êtes inscrit. Annulez ensuite cette inscription test.
Deux jours avant, demandez. Le jeudi, installez le nombre de chaises indiqué par le compteur, pas celui que vous imaginez. Commencez sur proyecta.dev.