كيف تصنع صفحة تسجيل لحدث تُخبرك كم شخصًا سيحضر

ماتيلدي تملك مكتبة في باتسكوارو، على بعد زقاق واحد من الساحة الرئيسية، وحتى هذا العام لم يكن لديها صفحة تسجيل لحدث: كانت ترفع الملصق على فيسبوك وتعدّ عدد من ضغطوا “مهتم”. في مارس، احتفلت بإطلاق رواية لكاتبة من ميتشواكان. ستة وتسعون شخصًا ضغطوا “مهتم”، فاستأجرت ستين كرسيًا، وحضر سبعة عشر فقط.

في يونيو فعلت العكس. لم تستأجر شيئًا، أخرجت المقاعد الاثني عشر من المكتبة، وحضر ثلاثة وأربعون شخصًا. استمع نصفهم إلى القراءة واقفين، من على الرصيف.

في كلتا المرتين، كان ينقصها الشيء نفسه: رقم قبل يوم الخميس. فضغطة “مهتم” لا تترك اسمًا ولا رقم هاتف، فلا يوجد من تسأله إن كان قادمًا بالفعل أم لا.

ما هي صفحة التسجيل لحدث؟

هي صفحة تحمل تاريخ الحدث ووقته ومكانه، وزرًا للتسجيل يُدرج اسم كل شخص وبيانات التواصل معه في قائمة. لا تبيع تذاكر ولا تحجز مقاعد: إنها تحوّل عبارة “نتقابل هناك” إلى صفٍّ يمكنك عدّه والتواصل معه.

في صفحة مبنية بـProyecta، يعيش هذا في قسم الفعاليات بلوحة التحكم الخاصة بك. كل حدث يحمل عنوانًا، وبداية (اليوم والوقت)، ونهاية إن وُجدت، وموقعًا، ووصفًا يتضمّن البرنامج والتكلفة وما يجب إحضاره، والصور، مع الملصق أولًا.

ويحمل مفتاح تبديل: يتطلّب تسجيلًا. عند إيقافه، يُعلن عن الحدث فقط. وعند تفعيله، يظهر زر التسجيل.

الحدث هو تاريخ محدد: حفل إطلاق الكتاب يوم الخميس، أو جولة دراجات لمتجر دراجات، أو حصة مفتوحة في ورشة فخار. أما ما يتكرر كل أسبوع، مثل نادي القراءة يوم الثلاثاء، فهو جدول زمني، لا حدث.

ما البيانات التي تطلبها من المسجِّل؟

أربعة حقول في الأساس، واثنان فقط إلزاميان: الاسم الكامل والبريد الإلكتروني. أما الهاتف أو WhatsApp والتعليقات فاختيارية.

القلّة مقصودة. لعدّ الكراسي يكفيك اسم واحد، وللإخبار بتغيّر الوقت يكفيك بريد إلكتروني. العمر أو المهنة أو كيف عرفوا بالحدث لا تغيّر عدد الكراسي التي تجهّزها.

اسم الحدث يصل مكتوبًا مسبقًا في التعليقات، لتعرف لأي حدث سجّل الشخص دون أن تسأله. ويمكن للشخص أن يضيف ملاحظته الخاصة هناك: “سنأتي ثلاثة”، “سأتأخر قليلًا”.

تترك ماتيلدي حقل WhatsApp اختياريًا، لكنها تطلبه في الوصف: “اترك لنا رقم WhatsApp وسنخبرك إن تغيّر الوقت”. في حفل إطلاقها في سبتمبر سجّل 52 شخصًا، وكتب 44 منهم رقمهم.

ماذا يحدث عندما يسجّل أحدهم؟

ثلاثة أمور، ولا واحد منها يعتمد على أن تكون متابعًا للأمر بنفسك. يرى الشخص على الشاشة أن تسجيله اكتمل، ويصله بريد تأكيد مع رقم مرجعي، ويصلك أنت بريد آخر ببياناته. ومنذ تلك اللحظة يظهر في لوحة التحكم، في قسم الحضور.

انتبه لأمر واحد: ذلك البريد يؤكّد التسجيل، لكنه لا يكرّر العنوان ولا الوقت. لهذا يجب أن تقول صفحة الحدث كل شيء، والتذكير قبل يوم واحد تُرسله أنت بنفسك. وأنت تعرف لمن ترسله: لهذا طلبت بيانات التواصل من البداية.

كيف تعرف كم شخصًا سيحضر؟

بعدد المؤكَّدين، لا بعدد المسجَّلين. قائمة الحضور تحتوي على ثلاث تبويبات: قيد التأكيد، مؤكَّد، وملغى، وفي الأعلى عدّاد لا يحسب إلا المؤكَّدين.

كل تسجيل يدخل أولًا إلى «قيد التأكيد». ومن هناك تنقله أنت بضغطة زر: تأكيد أو إلغاء. وإذا ألغى شخص ثم قرر الحضور فعلًا، تعيد فتح تسجيله فيرجع إلى «قيد التأكيد».

تستخدمها ماتيلدي على هذا النحو. يوم الثلاثاء، قبل يومين، تكتب لكل شخص في «قيد التأكيد»: “هل ستنضم إلينا يوم الخميس في السابعة؟”.

من يردّ بنعم تؤكّد تسجيله. ومن يقول لا تلغيه. ومن لا يردّ يبقى في «قيد التأكيد»، ولا تخصّص له كرسيًا.

في سبتمبر، من بين 52 مسجَّلًا أكّد 31 شخصًا حضورهم. استأجرت أربعين كرسيًا: 31 للمؤكَّدين وتسعة إضافية لمن يحضرون دون إخبار مسبق. وحضر 34 شخصًا. تبقّت ستة كراسي ولم يستمع أحد واقفًا.

هل تغلق الصفحة التسجيل عندما يُكتمل العدد؟

لا. العدّاد يعدّ فقط، ولا يحجز، ولوحة التحكم نفسها تقول ذلك: “عدّاد إعلامي: لا يحجز مقاعد ولا يطبّق حدًّا للسعة”. فإذا كان مكانك يستوعب أربعين شخصًا، فإن التسجيل الحادي والأربعين يدخل أيضًا.

أنت من يغلقه، بحركة واحدة: تُوقف يتطلّب تسجيلًا في الحدث. فيختفي الزر ويبقى الحدث منشورًا، بتاريخه ومكانه.

لهذا يُفضَّل كتابة السعة في الوصف منذ اليوم الأول، وتغييرها إلى “السعة ممتلئة” عندما توقف التسجيل. بهذا يفهم من يتأخر لماذا لم يعد هناك زر.

ما الذي لا تفعله الصفحة نيابة عنك؟

ثلاثة أمور، ومن المفيد معرفتها قبل أن تعلن عن أي شيء:

• لا تُحصّل المال. قسم الفعاليات يعلن ويسجّل فقط. إذا كانت ورشتك مدفوعة، اكتب السعر وطريقة الدفع في الوصف.
• لا تفصل بين حدثين. قائمة الحضور وعدّادها واحدة لكل الأحداث. في أغسطس فتحت ماتيلدي تسجيلًا لقراءة ولورشة تجليد كتب في الأسبوع نفسه: قال العدّاد 38 دون أن يحدّد لأيّهما. ولمعرفة أي حدث يحضره كل شخص، لا سبيل سوى قراءة تعليقه في قسم الطلبات. الأعمل هو فتح تسجيل واحد في كل مرة.
• لا تفرّق بين “مقروء” و”مؤكَّد”. تظهر التسجيلات أيضًا في الطلبات، وإذا وضعت علامة “مقروء” على أحدها هناك، فإنه يُحسب كمؤكَّد في قسم الحضور. لذا أكّد وألغِ دائمًا من قسم الحضور وحده.

ما تفعله الصفحة وحدها هو الترتيب. في لوحة التحكم تظهر الفعاليات في تقويم (يوم أو أسبوع أو شهر) أو في جدول أعمال، مقسّمة إلى قادمة وسابقة. حفل سبتمبر انتقل إلى قسم السابقة دون أن تحذفه ماتيلدي.

قبل أن تعلن عن حدثك القادم، احسب هذا

خذ آخر حدث نظّمته واكتب ثلاثة أرقام: كم شخصًا قال إنه سيأتي، وكم مقعدًا جهّزت، وكم شخصًا حضر فعلًا. وإذا لم تستطع ملء الرقم الأول بعدد دقيق، فهذا هو بالضبط ما تمنحك صفحة التسجيل لحدث.

ثم صِفه في Proyecta كما هو: “صفحة لمكتبتي في باتسكوارو تتضمّن قسم فعاليات: حفل إطلاق كتاب يوم الخميس 12 نوفمبر في السابعة مساءً، دخول مجاني، سعة 40 شخصًا، وتسجيل بالاسم والبريد الإلكتروني وWhatsApp”.

بعد النشر، ادخل إلى قسم الفعاليات في لوحة التحكم، تحقّق من التاريخ والوقت، ارفع الملصق، وفعّل «يتطلّب تسجيلًا»؛ وإذا بقي أي حدث تجريبي، احذفه. بعد ذلك سجّل نفسك: تأكّد من وصول البريد إليك، ومن ظهورك في قسم الحضور، ومن إمكانية قراءة الحدث الذي سجّلت فيه في قسم الطلبات. ثم ألغِ ذلك التسجيل التجريبي.

قبل يومين، اسأل. ويوم الخميس ضع عدد الكراسي الذي يقوله العدّاد، لا الذي يخطر في بالك. ابدأ من proyecta.dev.