Wie du eine Anmeldeseite für eine Veranstaltung erstellst, die dir sagt, wie viele kommen werden
Eine Anmeldeseite für eine Veranstaltung veröffentlicht Datum, Uhrzeit und Ort und sammelt alle Angemeldeten in einer Liste. Um zu wissen, wie viele Stühle du aufstellen musst, zählt die Zahl der Bestätigten, die du selbst pflegst, nicht die der Angemeldeten.
Matilde hat eine Buchhandlung in Pátzcuaro, eine Straße vom Hauptplatz entfernt, und bis zu diesem Jahr hatte sie nie eine Anmeldeseite für eine Veranstaltung gehabt: Sie lud das Plakat auf Facebook hoch und zählte die “Interessiert mich”. Im März stellte sie den Roman einer Autorin aus Michoacán vor. Sechsundneunzig Personen klickten auf “Interessiert mich”, sie mietete sechzig Stühle, und siebzehn kamen.
Im Juni machte sie das Gegenteil. Sie mietete nichts, holte die zwölf Hocker aus der Buchhandlung, und es kamen dreiundvierzig. Die Hälfte hörte sich die Lesung im Stehen an, vom Bürgersteig aus.
Beide Male fehlte ihr dasselbe: eine Zahl vor Donnerstag. Ein “Interessiert mich” hinterlässt weder Namen noch Telefonnummer, also gibt es niemanden, den man fragen könnte, ob er wirklich kommt.
Was ist eine Anmeldeseite für eine Veranstaltung?
Es ist eine Seite mit Datum, Uhrzeit und Ort einer Veranstaltung sowie einem Button zum Anmelden, der Name und Kontakt jeder Person in einer Liste festhält. Sie verkauft keine Tickets und reserviert keine Plätze: Sie verwandelt ein “wir sehen uns dann” in eine Liste, die du zählen und der du schreiben kannst.
Auf einer mit Proyecta erstellten Seite lebt das im Bereich Veranstaltungen deines Dashboards. Jede Veranstaltung hat einen Titel, einen Beginn (Tag und Uhrzeit), ein Ende, falls zutreffend, einen Ort, eine Beschreibung mit dem Programm, die Kosten und was mitzubringen ist, sowie Fotos, mit dem Plakat zuerst.
Und sie hat einen Schalter: Anmeldung erforderlich. Ausgeschaltet wird die Veranstaltung nur angekündigt. Eingeschaltet erscheint der Button zur Anmeldung.
Eine Veranstaltung ist ein Termin: die Buchpräsentation am Donnerstag, die Ausfahrt eines Fahrradladens, die offene Keramikwerkstatt. Was sich jede Woche wiederholt, wie der Lesezirkel am Dienstag, ist ein fester Termin, keine Veranstaltung.
Welche Daten fragst du bei der Anmeldung ab?
Zunächst vier, und nur zwei sind Pflicht: vollständiger Name und E-Mail. Telefon oder WhatsApp sowie Kommentare sind optional.
Das ist bewusst wenig. Um Stühle zu zählen, reicht dir ein Name, und um mitzuteilen, dass sich die Uhrzeit geändert hat, reicht eine E-Mail. Das Alter, der Beruf oder wie jemand davon erfahren hat, ändern nichts daran, wie viele Stühle du aufstellst.
Der Name der Veranstaltung erscheint bereits vorausgefüllt im Kommentarfeld, damit du weißt, wofür sich jemand angemeldet hat, ohne nachfragen zu müssen. Die Person kann dort selbst noch etwas hinzufügen: “wir kommen zu dritt”, “ich komme später”.
Matilde lässt WhatsApp optional, bittet aber in der Beschreibung darum: “Hinterlasst uns eure WhatsApp-Nummer, dann sagen wir Bescheid, falls sich die Uhrzeit ändert.” Bei ihrer Präsentation im September meldeten sich 52 Personen an, und 44 gaben ihre Nummer an.
Was passiert, wenn sich jemand anmeldet?
Drei Dinge, und keines hängt davon ab, dass du gerade aufpasst. Die Person sieht auf dem Bildschirm, dass ihre Anmeldung erfolgreich war, bekommt eine Bestätigungs-E-Mail mit ihrer Nummer, und du bekommst eine weitere E-Mail mit ihren Daten. Ab diesem Moment erscheint sie in deinem Dashboard, im Bereich Teilnehmer.
Achtung bei einer Sache: Diese E-Mail bestätigt die Anmeldung, wiederholt aber nicht die Adresse oder die Uhrzeit. Deshalb muss die Veranstaltungsseite alles sagen, und die Erinnerung einen Tag vorher schickst du selbst. Den Kontakt hast du ja schon – genau dafür hast du ihn abgefragt.
Woher weißt du, wie viele kommen werden?
Anhand der Zahl der Bestätigten, nicht der Angemeldeten. Die Teilnehmerliste hat drei Reiter, Ausstehend, Bestätigt und Storniert, und oben einen Zähler, der nur die Bestätigten zusammenzählt.
Jede Anmeldung landet zunächst bei “Ausstehend”. Von dort bewegst du sie selbst mit einem Button: Bestätigen oder Stornieren. Wenn jemand storniert hat und dann doch kommt, öffnest du es wieder, und es kehrt zu “Ausstehend” zurück.
Matilde macht es so: Dienstags, zwei Tage vorher, schreibt sie jeder Person aus “Ausstehend”: “Kommst du am Donnerstag um 19 Uhr?”
Wer mit Ja antwortet, wird bestätigt. Wer absagt, wird storniert. Wer nicht antwortet, bleibt bei “Ausstehend”, und für den stellt sie keinen Stuhl bereit.
Im September meldeten sich 52 an, 31 bestätigten. Sie mietete vierzig Stühle: 31 für die Bestätigten und neun mehr für die, die unangekündigt kommen. Es kamen 34. Sechs Stühle blieben übrig, und niemand musste stehen.
Schließt die Seite die Anmeldung, wenn sie voll ist?
Nein. Der Zähler zählt, er reserviert nicht, und dein Dashboard sagt es selbst: “Informativer Zähler: Er reserviert keine Plätze und setzt kein Kapazitätslimit durch.” Wenn in deinem Laden vierzig Personen Platz haben, kommt die einundvierzigste Anmeldung trotzdem durch.
Du schließt sie selbst, mit einem Handgriff: Schalte Anmeldung erforderlich bei der Veranstaltung aus. Der Button verschwindet, und die Veranstaltung bleibt veröffentlicht, mit Datum und Ort.
Deshalb lohnt es sich, die Kapazität von Anfang an in die Beschreibung zu schreiben und sie auf “ausgebucht” zu ändern, sobald du die Anmeldung ausschaltest. So versteht jemand, der spät dazukommt, warum es keinen Button mehr gibt.
Was macht die Seite nicht für dich?
Drei Dinge, die du kennen solltest, bevor du etwas ankündigst:
- Sie kassiert nicht. Der Bereich Veranstaltungen kündigt an und nimmt Anmeldungen entgegen. Wenn dein Workshop etwas kostet, schreib den Preis und die Zahlungsweise in die Beschreibung.
- Sie trennt nicht zwei Veranstaltungen. Die Teilnehmerliste und ihr Zähler sind eine einzige. Im August eröffnete Matilde in derselben Woche die Anmeldung für eine Lesung und für einen Buchbinde-Workshop: Der Zähler zeigte 38 an, ohne zu sagen, für welche. Wer zu welcher Veranstaltung geht, liest man nur in den Kommentaren, im Bereich Anfragen. Praktischer ist es, immer nur eine Anmeldung gleichzeitig zu öffnen.
- Sie unterscheidet nicht “gelesen” von “bestätigt”. Die Anmeldungen erscheinen auch unter Anfragen, und wenn du dort eine als gelesen markierst, zählt sie bei Teilnehmer als bestätigt. Bestätige und storniere immer über Teilnehmer.
Was sie von allein gut macht, ist ordnen. In deinem Dashboard siehst du die Veranstaltungen im Kalender (Tag, Woche oder Monat) oder als Liste, getrennt in Bevorstehend und Vergangen. Die Präsentation im September wechselte zu Vergangen, ohne dass Matilde sie löschen musste.
Bevor du deine nächste Veranstaltung ankündigst, mach diese Rechnung
Nimm deine letzte Veranstaltung und schreib drei Zahlen auf: wie viele gesagt haben, dass sie kommen, wie viele Plätze du vorbereitet hast und wie viele tatsächlich kamen. Wenn du die erste Zahl nicht mit einer genauen Angabe füllen kannst, genau das liefert dir eine Anmeldeseite für eine Veranstaltung.
Beschreib sie dann genau so bei Proyecta: “eine Seite für meine Buchhandlung in Pátzcuaro mit einem Veranstaltungsbereich: die Vorstellung eines Buches am Donnerstag, den 12. November, um 19 Uhr, freier Eintritt, Kapazität für 40 Personen und Anmeldung mit Name, E-Mail und WhatsApp”.
Sobald sie veröffentlicht ist, geh zu Veranstaltungen in deinem Dashboard, prüfe Datum und Uhrzeit, lade das Plakat hoch und schalte “Anmeldung erforderlich” ein; falls noch eine Beispielveranstaltung übrig ist, lösche sie. Meld dich dann selbst an: Prüfe, ob die E-Mail bei dir ankommt, ob du bei Teilnehmer auftauchst und ob man bei Anfragen lesen kann, für welche Veranstaltung du dich angemeldet hast. Storniere danach diese Testanmeldung.
Zwei Tage vorher fragst du nach. Am Donnerstag stellst du so viele Stühle auf, wie der Zähler sagt, nicht so viele, wie du dir vorstellst. Starte auf proyecta.dev.