몇 명이 올지 알려주는 행사 등록 페이지 만드는 법
행사 등록 페이지는 날짜, 시간, 장소를 공지하고 신청한 사람들을 명단으로 모아줍니다. 의자를 몇 개 놓을지는 등록자 수가 아니라, 당신이 직접 옮기는 확정자 수로 판단합니다.
마틸데는 파츠쿠아로 광장에서 한 블록 떨어진 곳에서 서점을 운영합니다. 올해 전까지는 행사 등록 페이지를 가져본 적이 없었습니다. 포스터를 페이스북에 올리고 ‘관심 있어요’ 숫자를 세는 게 전부였죠. 지난 3월에는 미초아칸 출신 작가의 소설 출간 행사를 열었습니다. 96명이 ‘관심 있어요’를 눌렀고, 의자 60개를 빌렸는데, 실제로 온 사람은 17명이었습니다.
6월에는 반대로 해봤습니다. 아무것도 빌리지 않고 서점에 있던 의자 12개만 꺼내놨는데, 이번엔 43명이 왔습니다. 그중 절반은 인도에 서서 낭독회를 들어야 했죠.
두 번 모두 부족했던 건 같았습니다. 목요일이 되기 전에 미리 알 수 있는 숫자였죠. ‘관심 있어요’는 이름도 전화번호도 남기지 않으니, 정말 올 건지 물어볼 사람조차 없었던 겁니다.
행사 등록 페이지란 무엇인가요?
행사의 날짜, 시간, 장소를 보여주는 페이지에 신청 버튼이 붙어 있고, 이 버튼을 누르면 이름과 연락처가 명단에 남습니다. 티켓을 파는 것도 좌석을 예약하는 것도 아닙니다. “거기서 봐요”라는 말을, 숫자를 셀 수 있고 메시지를 보낼 수 있는 하나의 줄로 바꿔주는 것뿐입니다.
Proyecta로 만든 페이지에서는 이 기능이 패널의 이벤트 섹션에 있습니다. 각 행사에는 제목, 시작 일시, 해당되는 경우 종료 일시, 장소, 프로그램·비용·준비물을 담은 설명, 그리고 포스터를 맨 앞에 둔 사진들이 들어갑니다.
그리고 스위치가 하나 있습니다. 등록 필요입니다. 꺼두면 행사는 그냥 공지만 됩니다. 켜두면 신청 버튼이 나타납니다.
행사란 하나의 날짜입니다. 목요일의 출간회, 자전거 가게의 라이딩 모임, 도자기 공방의 공개 수업 같은 것이죠. 매주 화요일 독서 모임처럼 반복되는 것은 행사가 아니라 일정입니다.
신청자에게 어떤 정보를 요청하나요?
기본적으로 네 가지 항목이 있고, 필수는 두 가지뿐입니다. 이름과 이메일입니다. 전화번호(WhatsApp)와 메모는 선택 사항입니다.
일부러 적게 만든 겁니다. 의자 수를 세는 데는 이름 하나면 충분하고, 시간이 바뀌었다고 알리는 데는 이메일 하나면 충분합니다. 나이, 직업, 어떻게 알게 됐는지는 의자를 몇 개 놓을지와는 상관이 없으니까요.
행사 이름은 메모 칸에 미리 적혀서 들어오기 때문에, 따로 물어보지 않아도 어떤 행사에 신청했는지 알 수 있습니다. 신청자는 거기에 자기 말을 덧붙일 수 있습니다. “세 명이 가요”, “좀 늦을 것 같아요” 같은 식으로요.
마틸데는 WhatsApp을 선택 사항으로 남겨두는 대신 설명란에 이렇게 부탁합니다. “WhatsApp 번호를 남겨주시면 시간이 바뀔 때 알려드릴게요”. 지난 9월 행사에는 52명이 신청했고, 그중 44명이 번호를 남겼습니다.
누군가 신청하면 무슨 일이 일어나나요?
세 가지 일이 일어나고, 그중 어느 것도 당신이 신경 쓰고 있어야만 일어나는 건 아닙니다. 신청자는 화면에서 등록이 완료됐다는 걸 확인하고, 접수 번호가 적힌 확인 이메일을 받습니다. 그리고 당신에게는 신청자 정보가 담긴 이메일이 따로 도착합니다. 이 순간부터 패널의 참석자 섹션에 그 사람이 나타납니다.
한 가지 주의할 점이 있습니다. 이 이메일은 신청이 접수됐다는 것만 확인해줄 뿐, 주소나 시간을 다시 알려주지는 않습니다. 그러니 행사 페이지에 필요한 정보를 전부 적어둬야 하고, 하루 전 리마인더는 당신이 직접 보내야 합니다. 보낼 대상은 이미 확보되어 있습니다. 바로 그러려고 연락처를 받은 거니까요.
몇 명이 올지 어떻게 아나요?
등록자 수가 아니라 확정자 수로 알 수 있습니다. 참석자 명단은 확인 대기, 확정, 취소 세 개의 탭으로 나뉘어 있고, 맨 위의 숫자는 확정된 사람만 셉니다.
모든 신청은 ‘확인 대기’로 들어갑니다. 거기서부터는 당신이 버튼 하나로 옮깁니다. 확정하거나 취소하는 거죠. 취소했던 사람이 결국 오게 되면, 다시 열어서 ‘확인 대기’로 되돌릴 수 있습니다.
마틸데는 이렇게 씁니다. 이틀 전인 화요일에 ‘확인 대기’에 있는 사람들에게 일일이 메시지를 보냅니다. “목요일 7시에 오실 수 있나요?”
그렇다고 답한 사람은 확정으로 옮기고, 못 온다는 사람은 취소로 옮깁니다. 답이 없는 사람은 ‘확인 대기’에 그대로 두고, 그 사람 몫의 의자는 준비하지 않습니다.
9월에는 52명의 등록자 중 31명이 확정됐습니다. 의자는 40개를 빌렸는데, 확정자 31명분에 예고 없이 오는 사람들을 위한 9개를 더한 숫자였습니다. 실제로는 34명이 왔습니다. 의자 6개가 남았고, 서서 들은 사람은 아무도 없었습니다.
정원이 차면 페이지가 자동으로 신청을 마감하나요?
아니요. 숫자는 세어줄 뿐 자리를 확보해주지는 않습니다. 패널에도 이렇게 적혀 있습니다. “참고용 집계입니다. 자리를 따로 잡아두거나 정원 제한을 적용하지 않습니다”. 공간에 40명이 들어간다 해도, 41번째 신청은 그대로 받아들여집니다.
마감은 당신이 직접 합니다. 행사에서 등록 필요 스위치를 끄면 됩니다. 그러면 신청 버튼은 사라지지만, 행사는 날짜와 장소가 그대로 남은 채 계속 공지됩니다.
그래서 처음부터 설명란에 정원을 적어두고, 신청을 마감할 때는 “정원 마감”으로 바꿔두는 게 좋습니다. 그래야 늦게 들어온 사람도 왜 버튼이 사라졌는지 이해할 수 있습니다.
페이지가 대신 해주지 않는 것은 무엇인가요?
세 가지가 있고, 뭔가를 공지하기 전에 알아두는 게 좋습니다.
- 결제는 처리하지 않습니다. 이벤트 섹션은 공지하고 등록받는 역할만 합니다. 워크숍에 비용이 든다면 가격과 결제 방법을 설명란에 적어두세요.
- 두 행사를 구분해주지 않습니다. 참석자 명단과 집계는 하나로 합쳐집니다. 지난 8월, 마틸데는 낭독회와 제본 워크숍 신청을 같은 주에 동시에 열었는데, 숫자는 38이라고만 나올 뿐 어느 행사인지는 알려주지 않았습니다. 누가 어떤 행사에 신청했는지는 신청 내역 섹션의 메모를 하나하나 읽어야만 알 수 있습니다. 그러니 한 번에 하나씩만 신청을 여는 게 현실적입니다.
- ‘읽음’과 ‘확정’을 구분하지 않습니다. 신청 내역에도 똑같이 등록 건이 나타나는데, 거기서 하나를 읽음으로 표시하면 참석자 쪽에서는 확정으로 집계됩니다. 확정과 취소는 항상 참석자 섹션에서만 처리하세요.
혼자서 잘해주는 건 정리입니다. 패널에서 행사는 달력(일간, 주간, 월간) 또는 목록 형태로 볼 수 있고, ‘다가오는 행사’와 ‘지난 행사’로 나뉩니다. 9월 출간회는 마틸데가 지우지 않아도 저절로 ‘지난 행사’로 넘어갔습니다.
다음 행사를 공지하기 전에, 이 계산을 해보세요
가장 최근에 치른 행사를 떠올리며 숫자 세 개를 적어보세요. 오겠다고 한 사람 수, 준비한 자리 수, 실제로 온 사람 수입니다. 첫 번째 숫자를 정확하게 채울 수 없다면, 바로 그게 행사 등록 페이지가 당신에게 줄 수 있는 것입니다.
그다음엔 Proyecta에 있는 그대로 설명해보세요. “파츠쿠아로에 있는 내 서점을 위한 페이지, 이벤트 섹션 포함: 11월 12일 목요일 오후 7시 도서 출간회, 무료 입장, 정원 40명, 이름·이메일·WhatsApp으로 등록”.
페이지가 발행되면 패널의 이벤트로 들어가 날짜와 시간을 확인하고, 포스터를 올리고, ‘등록 필요’를 켜세요. 예시로 남아 있는 행사가 있다면 지우고요. 그다음엔 직접 신청해보세요. 이메일이 오는지, 참석자 명단에 나타나는지, 신청 내역에서 어떤 행사에 등록했는지 읽히는지 확인하는 겁니다. 확인이 끝나면 그 테스트 신청은 취소하세요.
이틀 전에는 직접 물어보세요. 목요일에는 머릿속으로 상상한 숫자가 아니라 집계가 말해주는 만큼의 의자를 놓으면 됩니다. proyecta.dev에서 시작하세요.