কীভাবে এমন একটি ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন পেজ বানাবেন যা বলে দেয় কতজন আসছে

মাতিল্দের পাৎসকুয়ারোয় একটা বইয়ের দোকান আছে, চত্বর থেকে এক ব্লক দূরে, আর এই বছরের আগে তার কখনও ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন পেজ ছিল না: পোস্টার ফেসবুকে তুলে দিতেন আর “আগ্রহী” বলা মানুষ গুনতেন। মার্চে তিনি মিচোয়াকানের এক লেখিকার উপন্যাস প্রকাশ করেন। ছিয়ানব্বই জন “আগ্রহী” বলেছিল, ষাটটা চেয়ার ভাড়া করেছিলেন, আর এসেছিল সতেরো জন।

জুনে তিনি ঠিক উল্টোটা করলেন। কিছুই ভাড়া করলেন না, দোকানের বারোটা টুল বের করলেন, আর এসেছিল তেতাল্লিশ জন। অর্ধেক মানুষ দাঁড়িয়ে, ফুটপাত থেকে পাঠ শুনল।

দুবারই তার একই জিনিসের অভাব হয়েছিল: বৃহস্পতিবারের আগে একটা সংখ্যা। “আগ্রহী” ক্লিকে কোনো নাম বা ফোন নম্বর থাকে না, তাই কাউকে জিজ্ঞেস করার উপায় নেই যে সে আসলেই আসবে কিনা।

একটি ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন পেজ আসলে কী?

এটা এমন একটা পেজ যেখানে একটা ইভেন্টের তারিখ, সময় আর জায়গা থাকে, এবং একটা নাম লেখানোর বাটন থাকে, যেটা প্রতিটা মানুষের নাম আর যোগাযোগের তথ্য একটা তালিকায় জমা করে। এটা টিকিট বিক্রি করে না, সিটও বরাদ্দ করে না: এটা একটা “দেখা হবে” কথাকে এমন একটা লাইনে বদলে দেয় যা আপনি গুনতে পারেন আর যাকে লিখতে পারেন।

Proyecta দিয়ে বানানো একটা পেজে, এটা থাকে আপনার প্যানেলের Eventos সেকশনে। প্রতিটা ইভেন্টে থাকে শিরোনাম, শুরু (দিন আর সময়), প্রয়োজনে শেষ সময়, জায়গা, প্রোগ্রাম-সহ একটা বর্ণনা, খরচ আর কী সাথে আনতে হবে, আর ছবি, যেখানে পোস্টারটা সবার আগে থাকে।

আর থাকে একটা সুইচ: Requiere registro। বন্ধ থাকলে, ইভেন্টটা শুধু ঘোষণা করা হয়। চালু থাকলে, নাম লেখানোর বাটন দেখা যায়।

একটা ইভেন্ট মানে একটা তারিখ: বৃহস্পতিবারের বই-প্রকাশনা, একটা সাইকেল দোকানের র‍্যালি, একটা মাটির কাজের কারখানার খোলা ক্লাস। যা প্রতি সপ্তাহে পুনরাবৃত্তি হয়, যেমন মঙ্গলবারের বই-পড়া ক্লাব, সেটা একটা সময়সূচি, কোনো ইভেন্ট নয়।

যে নাম লেখায় তার থেকে কী তথ্য চান?

শুরুতেই, চারটা, আর তার মধ্যে মাত্র দুটো বাধ্যতামূলক: পুরো নাম আর ইমেইল। ফোন বা WhatsApp আর মন্তব্য ঐচ্ছিক।

ইচ্ছাকৃতভাবেই কম রাখা। চেয়ার গুনতে একটা নামই যথেষ্ট, আর সময় বদলে গেছে জানাতে একটা ইমেইলই যথেষ্ট। বয়স, কী কাজ করেন বা কীভাবে জানলেন — এসব দিয়ে কতগুলো চেয়ার রাখবেন তা বদলায় না।

ইভেন্টের নামটা মন্তব্যের ঘরে আগে থেকেই লেখা থাকে, যাতে না জিজ্ঞেস করেই বুঝতে পারেন কোন ইভেন্টে নাম লিখিয়েছে। মানুষটা সেখানে নিজের কথা যোগ করতে পারে: “আমরা তিনজন আসছি”, “দেরিতে আসব”।

মাতিল্দে WhatsApp ঐচ্ছিক রাখেন, কিন্তু বর্ণনায় চেয়ে নেন: “আপনার WhatsApp নম্বর দিন, সময় বদলালে জানিয়ে দেব”। তার সেপ্টেম্বরের বই-প্রকাশনায় 52 জন নাম লিখিয়েছিল আর 44 জন নম্বর দিয়েছিল।

কেউ নাম লেখালে কী হয়?

তিনটা জিনিস, আর কোনোটাই নির্ভর করে না আপনি খেয়াল রাখছেন কিনা তার ওপর। মানুষটা স্ক্রিনে দেখতে পায় যে সে নাম লিখিয়েছে, তার কাছে একটা ফোলিও-সহ কনফার্মেশন ইমেইল আসে, আর আপনার কাছে আরেকটা ইমেইল আসে তার তথ্য নিয়ে। সেই মুহূর্ত থেকেই সে আপনার প্যানেলে, Asistentes সেকশনে দেখা যায়।

একটা জিনিস খেয়াল রাখুন: ওই ইমেইল রেজিস্ট্রেশন কনফার্ম করে, কিন্তু ঠিকানা বা সময় আবার বলে না। সেই জন্য ইভেন্টের পেজেই সব বলে দিতে হবে, আর একদিন আগের রিমাইন্ডার আপনাকেই পাঠাতে হবে। কাকে পাঠাবেন তা আপনি জানেন — সেই জন্যই তো যোগাযোগের তথ্য চেয়েছিলেন।

কতজন আসবে তা কীভাবে জানবেন?

নিশ্চিত হওয়া মানুষের সংখ্যা দিয়ে, নিবন্ধিতদের সংখ্যা দিয়ে নয়। উপস্থিতির তালিকায় তিনটা ট্যাব থাকে, Por confirmar, Confirmados আর Cancelados, আর উপরে একটা কাউন্টার থাকে যা শুধু নিশ্চিত হওয়াদের যোগ করে।

প্রতিটা রেজিস্ট্রেশন «Por confirmar»-এ ঢোকে। সেখান থেকে একটা বাটন দিয়ে আপনি তাকে নড়ান: নিশ্চিত করুন বা বাতিল করুন। কেউ বাতিল করেছিল কিন্তু পরে সত্যিই যাচ্ছে, তাহলে আপনি সেটা আবার খুলে দিন, সে «Por confirmar»-এ ফিরে যাবে।

মাতিল্দে এভাবে ব্যবহার করেন। মঙ্গলবার, দুদিন আগে, তিনি «Por confirmar»-এর প্রতিটা মানুষকে লেখেন: “বৃহস্পতিবার সাতটায় আসছেন তো?”।

যে হ্যাঁ বলে, তাকে নিশ্চিত করেন। যে না বলে, তাকে বাতিল করেন। যে উত্তর দেয় না, সে «Por confirmar»-এই থেকে যায়, আর তার জন্য চেয়ার রাখেন না।

সেপ্টেম্বরে, 52 জন নিবন্ধিতের মধ্যে 31 জন নিশ্চিত করেছিল। তিনি চল্লিশটা চেয়ার ভাড়া করেছিলেন: 31টা নিশ্চিত হওয়াদের জন্য আর আরও নয়টা যারা না বলে চলে আসে তাদের জন্য। এসেছিল 34 জন। ছয়টা চেয়ার বাড়তি থেকে গেল আর কাউকে দাঁড়িয়ে শুনতে হলো না।

জায়গা ভরে গেলে পেজ কি নিজে থেকে রেজিস্ট্রেশন বন্ধ করে দেয়?

না। কাউন্টার গোনে, জায়গা বরাদ্দ করে না, আর আপনার প্যানেলই এটা বলে দেয়: “তথ্যসূচক গণনা: এটা জায়গা বরাদ্দ করে না বা কোনো ধারণক্ষমতার সীমা প্রয়োগ করে না”। আপনার জায়গায় চল্লিশ জন বসতে পারলেও, একচল্লিশতম রেজিস্ট্রেশনও ঢুকে যাবে।

এটা বন্ধ করেন আপনি, একটা পদক্ষেপে: ইভেন্টের Requiere registro বন্ধ করে দিন। বাটনটা অদৃশ্য হয়ে যায় আর ইভেন্টটা তার তারিখ আর জায়গা নিয়ে প্রকাশিতই থাকে।

সেই জন্য প্রথম দিন থেকেই বর্ণনায় ধারণক্ষমতা লিখে রাখা ভালো, আর রেজিস্ট্রেশন বন্ধ করার সময় সেটা বদলে “জায়গা ভরে গেছে” লিখে দেওয়া। তাহলে যে দেরিতে আসে সে বুঝতে পারে কেন আর বাটন নেই।

পেজ আপনার হয়ে কী করে না?

তিনটা জিনিস, আর কিছু ঘোষণা করার আগে এগুলো জানা ভালো:

• এটা টাকা নেয় না। ইভেন্ট সেকশন ঘোষণা করে আর নাম লেখায়। আপনার কারখানার দাম থাকলে, বর্ণনায় দাম আর কীভাবে পরিশোধ করতে হবে তা লিখে দিন।
• এটা দুটো ইভেন্ট আলাদা করে না। উপস্থিতির তালিকা আর তার কাউন্টার একটাই। আগস্টে মাতিল্দে একই সপ্তাহে একটা বই-পাঠের আর একটা বাঁধাইয়ের কারখানার জন্য রেজিস্ট্রেশন খুলেছিলেন: কাউন্টার বলছিল 38, কিন্তু বলছিল না কোনটার। কে কোন ইভেন্টে যাচ্ছে তা কেবল তার মন্তব্যে, Solicitudes সেকশনে পড়া যায়। ব্যবহারিক দিক থেকে ভালো হলো একবারে একটাই রেজিস্ট্রেশন খোলা।
• এটা “পড়া হয়েছে” আর “নিশ্চিত” আলাদা করে না। রেজিস্ট্রেশনগুলো Solicitudes-এও দেখা যায়, আর সেখানে কোনো একটাকে পড়া হয়েছে বলে চিহ্নিত করলে, Asistentes-এ তা নিশ্চিত বলে গণনা হয়। নিশ্চিত বা বাতিল করা সবসময় Asistentes থেকেই করুন।

যা এটা নিজে থেকেই করে তা হলো সাজানো। আপনার প্যানেলে ইভেন্টগুলো ক্যালেন্ডারে (দিন, সপ্তাহ বা মাস অনুযায়ী) বা এজেন্ডায় দেখা যায়, Próximos আর Pasados আলাদা করে। সেপ্টেম্বরের বই-প্রকাশনা মাতিল্দে না মুছেই Pasados-এ চলে গেল।

আপনার পরের ইভেন্ট ঘোষণা করার আগে, এই হিসাবটা করুন

আপনার শেষ ইভেন্টটা নিন আর তিনটা সংখ্যা লিখুন: কতজন বলেছিল আসবে, কতগুলো জায়গা প্রস্তুত করেছিলেন, আর কতজন এসেছিল। প্রথমটা যদি একটা নির্দিষ্ট সংখ্যা দিয়ে পূরণ করতে না পারেন, সেটাই হলো যা একটা ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন পেজ আপনাকে দেয়।

তারপর Proyecta-তে ঠিক এভাবেই বর্ণনা করুন: “পাৎসকুয়ারোয় আমার বইয়ের দোকানের জন্য একটা পেজ, সাথে একটা ইভেন্ট সেকশন: বৃহস্পতিবার ১২ নভেম্বর সন্ধ্যা ৭টায় একটা বই-প্রকাশনা, প্রবেশ মুক্ত, ৪০ জনের ধারণক্ষমতা, আর নাম, ইমেইল আর WhatsApp দিয়ে রেজিস্ট্রেশন”।

প্রকাশিত হয়ে গেলে, আপনার প্যানেলের Eventos-এ ঢুকুন, তারিখ আর সময় যাচাই করুন, পোস্টার তুলুন আর «Requiere registro» চালু করুন; যদি কোনো নমুনা ইভেন্ট থেকে যায়, সেটা মুছে দিন। তারপর নিজে নাম লিখিয়ে দেখুন: যাচাই করুন ইমেইল আসছে কিনা, Asistentes-এ দেখা যাচ্ছেন কিনা, আর Solicitudes-এ পড়া যায় কিনা আপনি কোন ইভেন্টে নাম লিখিয়েছেন। তারপর ওই পরীক্ষার রেজিস্ট্রেশনটা বাতিল করে দিন।

দুদিন আগে জিজ্ঞেস করুন। বৃহস্পতিবার কাউন্টার যতগুলো বলে সেই চেয়ারই রাখুন, যতগুলো কল্পনা করেন তা নয়। শুরু করুন proyecta.dev-এ।