วิธีทำหน้าลงทะเบียนงานอีเวนต์ที่บอกได้ว่าจะมีคนมากี่คน

มาทิลเดเปิดร้านหนังสือในปัตซ์กวาโร ห่างจากลานกลางเมืองไปหนึ่งบล็อก จนถึงปีนี้เธอไม่เคยมีหน้าลงทะเบียนงานอีเวนต์เลย เธอแค่โพสต์โปสเตอร์ลงเฟซบุ๊กแล้วนับจำนวนคนที่กด “สนใจ” เดือนมีนาคมเธอจัดงานเปิดตัวนิยายของนักเขียนชาวมิโชอากัง มีคนกด “สนใจ” เก้าสิบหกคน เธอเช่าเก้าอี้หกสิบตัว แล้วมีคนมาจริงสิบเจ็ดคน

เดือนมิถุนายนเธอทำตรงกันข้าม ไม่เช่าอะไรเลย แค่ยกม้านั่งสิบสองตัวของร้านออกมา แล้วกลับมีคนมาสี่สิบสามคน ครึ่งหนึ่งต้องยืนฟังการอ่านอยู่ที่ขอบทางเท้า

ทั้งสองครั้งเธอขาดสิ่งเดียวกัน คือตัวเลขที่รู้ล่วงหน้าก่อนถึงวันพฤหัสบดี การกด “สนใจ” ไม่ทิ้งชื่อหรือเบอร์โทรไว้เลย เลยไม่มีใครให้ถามว่าสุดท้ายจะมาจริงไหม

หน้าลงทะเบียนงานอีเวนต์คืออะไร

คือหน้าที่มีวันที่ เวลา และสถานที่ของงานอีเวนต์ พร้อมปุ่มให้สมัคร ซึ่งจะบันทึกชื่อและข้อมูลติดต่อของแต่ละคนไว้ในลิสต์ มันไม่ขายบัตรหรือจองที่นั่งให้ แต่เปลี่ยนคำว่า “แล้วเจอกันนะ” ให้กลายเป็นแถวที่คุณนับได้ และเขียนถึงได้

ในหน้าเว็บที่สร้างด้วย Proyecta ฟีเจอร์นี้อยู่ในส่วน Eventos (อีเวนต์) ของแผงควบคุมของคุณ แต่ละงานจะมีชื่อเรื่อง เวลาเริ่ม (วันและเวลา) เวลาสิ้นสุดถ้ามี สถานที่ คำอธิบายพร้อมกำหนดการ ค่าใช้จ่ายและสิ่งที่ต้องเตรียมมา และรูปภาพ โดยให้โปสเตอร์ขึ้นก่อน

และมีสวิตช์หนึ่งตัว คือ Requiere registro (ต้องลงทะเบียน) ถ้าปิดอยู่ งานนั้นจะแค่ถูกประกาศไว้เฉยๆ ถ้าเปิด จะมีปุ่มลงทะเบียนปรากฏขึ้น

อีเวนต์คือวันที่วันหนึ่ง เช่น งานเปิดตัวหนังสือวันพฤหัสบดี ทริปปั่นจักรยานของร้านจักรยาน หรือคลาสเปิดของเวิร์กช็อปเครื่องปั้นดินเผา ส่วนสิ่งที่เกิดซ้ำทุกสัปดาห์ เช่น ชมรมหนังสือทุกวันอังคาร นั่นคือตารางเวลา ไม่ใช่อีเวนต์

คุณขอข้อมูลอะไรจากคนที่มาลงทะเบียน

เริ่มต้นมีสี่อย่าง และมีแค่สองอย่างที่จำเป็น คือชื่อ-นามสกุลเต็ม และอีเมล ส่วนเบอร์โทรหรือ WhatsApp และความเห็นเพิ่มเติมเป็นทางเลือก

ที่ขอน้อยแบบนี้ก็ตั้งใจ เพราะแค่ชื่อก็เพียงพอสำหรับนับเก้าอี้ และแค่อีเมลก็พอสำหรับแจ้งว่าเวลาเปลี่ยน ส่วนอายุ อาชีพ หรือรู้จักงานนี้จากไหน ไม่ได้เปลี่ยนจำนวนเก้าอี้ที่คุณต้องเตรียม

ชื่องานจะถูกเขียนไว้ในช่องความเห็นให้อยู่แล้ว เพื่อให้คุณรู้ว่าเขาสมัครงานไหนโดยไม่ต้องถาม ส่วนตัวคนลงทะเบียนก็เพิ่มข้อความของตัวเองได้ เช่น “ไปกันสามคน” หรือ “มาสาย”

มาทิลเดเลือกให้ WhatsApp เป็นช่องทางเลือก แต่ขอไว้ในคำอธิบายงานว่า “ทิ้งเบอร์ WhatsApp ไว้ให้เรา เผื่อเวลามีการเปลี่ยนแปลงจะแจ้งให้ทราบ” ในงานเปิดตัวเดือนกันยายน มีคนลงทะเบียน 52 คน และ 44 คนให้เบอร์ไว้

เกิดอะไรขึ้นเมื่อมีคนลงทะเบียน

สามอย่าง และไม่มีอย่างไหนขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องคอยเฝ้าดู ผู้ลงทะเบียนจะเห็นบนหน้าจอว่าลงทะเบียนสำเร็จแล้ว ได้รับอีเมลยืนยันพร้อมเลขอ้างอิง และคุณก็จะได้รับอีเมลอีกฉบับที่มีข้อมูลของเขา ตั้งแต่วินาทีนั้นชื่อจะไปปรากฏในแผงควบคุมของคุณ ในส่วน Asistentes (ผู้เข้าร่วม)

มีจุดหนึ่งที่ต้องระวัง อีเมลนั้นยืนยันแค่การลงทะเบียน แต่ไม่ได้บอกที่อยู่หรือเวลาซ้ำอีกครั้ง เพราะฉะนั้นหน้างานอีเวนต์ต้องบอกข้อมูลทุกอย่างให้ครบ และข้อความเตือนล่วงหน้าหนึ่งวันก็เป็นสิ่งที่คุณต้องส่งเอง ซึ่งตอนนี้คุณมีช่องทางติดต่อแล้ว เพราะนั่นคือสิ่งที่คุณขอไว้ตั้งแต่แรก

แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าจะมีคนมากี่คน

ให้ดูจากจำนวนคนที่ “ยืนยันแล้ว” ไม่ใช่จำนวนคนที่ลงทะเบียน ลิสต์ผู้เข้าร่วมมีสามแท็บ คือ Por confirmar (รอยืนยัน) Confirmados (ยืนยันแล้ว) และ Cancelados (ยกเลิก) และด้านบนมีตัวเลขที่นับเฉพาะคนที่ยืนยันแล้วเท่านั้น

ทุกการลงทะเบียนจะเข้ามาอยู่ใน «Por confirmar» ก่อน จากนั้นคุณจะเป็นคนขยับเขาเองด้วยปุ่ม ยืนยัน หรือ ยกเลิก ถ้ามีใครยกเลิกไปแล้วแต่สุดท้ายมาจริง คุณก็เปิดกลับให้เขาอยู่ใน «Por confirmar» อีกครั้งได้

มาทิลเดใช้วิธีนี้ วันอังคาร สองวันก่อนงาน เธอจะเขียนถึงทุกคนที่อยู่ใน «Por confirmar» ว่า “มาร่วมงานวันพฤหัสบดีเจ็ดโมงเย็นใช่ไหมคะ?”

ใครตอบว่ามา เธอก็กดยืนยัน ใครตอบว่าไม่มา เธอก็กดยกเลิก ส่วนใครไม่ตอบก็ยังคงอยู่ใน «Por confirmar» และคนกลุ่มนี้เธอจะไม่เตรียมเก้าอี้ให้

ในเดือนกันยายน จากคนลงทะเบียน 52 คน มีคนยืนยัน 31 คน เธอเช่าเก้าอี้สี่สิบตัว คือ 31 ตัวสำหรับคนที่ยืนยันแล้ว และอีกเก้าตัวสำหรับคนที่มาแบบไม่บอกล่วงหน้า สุดท้ายมีคนมาจริง 34 คน เหลือเก้าอี้ว่างหกตัว และไม่มีใครต้องยืนฟัง

หน้าเว็บจะปิดการลงทะเบียนเองเมื่อคนเต็มไหม

ไม่ ตัวเลขที่นับเป็นแค่ตัวนับ ไม่ใช่การจองที่ และแผงควบคุมของคุณก็บอกไว้ตรงๆ ว่า “ตัวเลขนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลเท่านั้น ไม่ได้จองที่หรือจำกัดจำนวนคน” ถ้าร้านของคุณรับได้สี่สิบคน คนที่ลงทะเบียนเป็นคนที่สี่สิบเอ็ดก็ยังเข้าได้เหมือนเดิม

คุณเป็นคนปิดเอง แค่ขั้นตอนเดียวคือปิดสวิตช์ Requiere registro ในงานนั้น ปุ่มลงทะเบียนจะหายไป แต่ตัวงานยังคงถูกประกาศอยู่ พร้อมวันที่และสถานที่เหมือนเดิม

ด้วยเหตุนี้ควรเขียนจำนวนที่รับได้ไว้ในคำอธิบายตั้งแต่วันแรก แล้วเปลี่ยนเป็น “เต็มแล้ว” เมื่อคุณปิดการลงทะเบียน วิธีนี้คนที่มาทีหลังจะเข้าใจว่าทำไมปุ่มลงทะเบียนหายไป

หน้าเว็บนี้ไม่ทำอะไรให้คุณบ้าง

มีสามอย่าง และควรรู้ไว้ก่อนประกาศงานใดๆ ทั้งนั้น

• ไม่เก็บเงิน ส่วนอีเวนต์มีไว้แค่ประกาศและรับลงทะเบียน ถ้าเวิร์กช็อปของคุณมีค่าใช้จ่าย ให้ระบุราคาและวิธีจ่ายไว้ในคำอธิบาย
• ไม่แยกอีเวนต์สองงานให้คุณ ลิสต์ผู้เข้าร่วมและตัวนับมีชุดเดียวสำหรับทุกงาน เดือนสิงหาคม มาทิลเดเปิดลงทะเบียนทั้งงานอ่านหนังสือและเวิร์กช็อปเข้าเล่มในสัปดาห์เดียวกัน ตัวนับบอกว่ามี 38 คน แต่ไม่บอกว่าใครไปงานไหน การจะรู้ว่าแต่ละคนสมัครงานไหนต้องไปอ่านในความเห็นของเขา ที่ส่วน Solicitudes (คำขอ) ทางที่ดีคือเปิดลงทะเบียนทีละงานเท่านั้น
• ไม่แยกความแตกต่างระหว่าง “อ่านแล้ว” กับ “ยืนยันแล้ว” การลงทะเบียนจะปรากฏใน Solicitudes ด้วย และถ้าคุณกดมาร์กว่าอ่านแล้วที่นั่น ในหน้า Asistentes มันจะถูกนับว่าเป็นคนที่ยืนยันแล้วทันที ดังนั้นควรกดยืนยันหรือยกเลิกจากหน้า Asistentes เสมอ

สิ่งหนึ่งที่มันทำให้อัตโนมัติคือการจัดเรียง ในแผงควบคุมของคุณ งานอีเวนต์จะแสดงเป็นปฏิทิน (แบบวัน สัปดาห์ หรือเดือน) หรือเป็นรายการ โดยแยกเป็น “กำลังจะมาถึง” และ “ผ่านไปแล้ว” งานเปิดตัวเดือนกันยายนก็ถูกย้ายไปอยู่ในกลุ่ม “ผ่านไปแล้ว” เองโดยที่มาทิลเดไม่ต้องลบมันทิ้ง

ก่อนประกาศงานอีเวนต์ครั้งต่อไป ลองคำนวณดูก่อน

ลองนึกถึงงานล่าสุดของคุณ แล้วเขียนตัวเลขสามตัว คือ มีกี่คนบอกว่าจะไป คุณเตรียมที่ไว้กี่ที่ และสุดท้ายมีคนมาจริงกี่คน ถ้าตัวเลขแรกคุณใส่เป็นจำนวนที่แน่นอนไม่ได้ นั่นแหละคือสิ่งที่หน้าลงทะเบียนงานอีเวนต์จะมอบให้คุณ

จากนั้นลองอธิบายให้ Proyecta ตรงๆ แบบนี้ “หน้าเว็บสำหรับร้านหนังสือของฉันในปัตซ์กวาโร ที่มีส่วนอีเวนต์ คืองานเปิดตัวหนังสือวันพฤหัสบดีที่ 12 พฤศจิกายน เวลา 7 โมงเย็น เข้าฟรี รับได้ 40 คน และให้ลงทะเบียนด้วยชื่อ อีเมล และ WhatsApp”

พอเว็บเผยแพร่แล้ว ให้เข้าไปที่ Eventos ในแผงควบคุม ตรวจสอบวันที่และเวลา อัปโหลดโปสเตอร์ และเปิดสวิตช์ «Requiere registro»; ถ้ามีงานตัวอย่างหลงเหลืออยู่ก็ลบทิ้งไปได้ จากนั้นลองลงทะเบียนด้วยตัวเองดู ตรวจดูว่าอีเมลมาถึงไหม ชื่อของคุณปรากฏใน Asistentes ไหม และใน Solicitudes อ่านได้ไหมว่าคุณสมัครงานไหน แล้วค่อยยกเลิกการลงทะเบียนทดสอบนั้นทิ้งไป

สองวันก่อนงาน ให้ถามคนที่ยังรอยืนยัน พอถึงวันพฤหัสบดี คุณก็เตรียมเก้าอี้ตามตัวเลขที่ตัวนับบอก ไม่ใช่ตามที่คุณคิดเอาเอง เริ่มต้นได้ที่ proyecta.dev