Hoe maak je een registratiepagina voor een evenement die je vertelt hoeveel mensen er komen
Een registratiepagina voor een evenement publiceert datum, tijd en locatie, en verzamelt iedereen die zich aanmeldt in een lijst. Om te weten hoeveel stoelen je moet neerzetten, gebruik je het aantal bevestigden, dat jij zelf bijhoudt — niet het aantal aanmeldingen.
Matilde heeft een boekwinkel in Pátzcuaro, op een straat van het plein, en tot dit jaar had ze nooit een registratiepagina voor een evenement gehad: ze zette de poster op Facebook en telde de “Interessant”-reacties. In maart presenteerde ze de roman van een schrijfster uit Michoacán. Zesennegentig mensen klikten op “Interessant”, ze huurde zestig stoelen en er kwamen zeventien mensen.
In juni deed ze het omgekeerde. Ze huurde niets, haalde de twaalf krukken uit de winkel en er kwamen drieënveertig mensen. De helft luisterde staand naar de voorlezing, vanaf de stoep.
Beide keren ontbrak hetzelfde: een getal vóór donderdag. Een “Interessant”-klik laat geen naam of telefoonnummer achter, dus is er niemand om te vragen of hij of zij echt komt.
Wat is een registratiepagina voor een evenement?
Het is een pagina met de datum, tijd en locatie van een evenement, en een aanmeldknop die de naam en contactgegevens van iedereen in een lijst zet. Hij verkoopt geen tickets en reserveert geen stoelen: hij verandert een “tot dan” in een rij die je kunt tellen en aan kunt schrijven.
Op een pagina gemaakt met Proyecta, leeft dat in de sectie Evenementen van je panel. Elk evenement heeft een titel, een begin (dag en tijd), een einde indien van toepassing, een locatie, een beschrijving met het programma, de kosten en wat je moet meebrengen, en foto’s, met de poster als eerste.
En er is een schakelaar: Registratie vereist. Staat die uit, dan wordt het evenement alleen aangekondigd. Staat die aan, dan verschijnt de aanmeldknop.
Een evenement is één datum: de presentatie op donderdag, de fietstocht van een fietsenwinkel, de open les van een keramiekworkshop. Wat elke week terugkomt, zoals de leesclub op dinsdag, is een rooster, geen evenement.
Welke gegevens vraag je aan wie zich aanmeldt?
Standaard vier, en maar twee zijn verplicht: volledige naam en e-mail. Telefoon of WhatsApp en opmerkingen zijn optioneel.
Dat is bewust weinig. Om stoelen te tellen heb je genoeg aan een naam, en om te laten weten dat de tijd is veranderd, aan een e-mailadres. Leeftijd, beroep of hoe iemand ervan hoorde veranderen niets aan hoeveel stoelen je neerzet.
De naam van het evenement staat al ingevuld in de opmerkingen, zodat je weet voor welk evenement iemand zich heeft aangemeld zonder het te moeten vragen. De persoon kan daar zelf iets aan toevoegen: “we komen met drie”, “ik kom later”.
Matilde laat WhatsApp optioneel, maar vraagt erom in de beschrijving: “laat ons je WhatsApp achter en we laten je weten als de tijd verandert”. Bij haar presentatie in september meldden zich 52 mensen aan en 44 vulden het in.
Wat gebeurt er als iemand zich aanmeldt?
Drie dingen, en geen daarvan hangt af van of jij erbij let. De persoon ziet op het scherm dat de aanmelding is gelukt, krijgt een bevestigingsmail met het registratienummer, en jij krijgt zelf ook een e-mail met de gegevens. Vanaf dat moment verschijnt die persoon in je panel, in de sectie Deelnemers.
Let op één ding: die e-mail bevestigt de aanmelding, maar herhaalt het adres of de tijd niet. Daarom moet de evenementpagina alles vermelden, en de herinnering van een dag ervoor stuur jij zelf. Je weet al aan wie: daarvoor heb je het contact gevraagd.
Hoe weet je hoeveel mensen er komen?
Met het aantal bevestigden, niet met het aantal aanmeldingen. De deelnemerslijst heeft drie tabbladen, Te bevestigen, Bevestigd en Geannuleerd, en daarboven een teller die alleen de bevestigden optelt.
Elke aanmelding komt eerst bij «Te bevestigen» terecht. Vandaar verplaats jij hem met een knop: Bevestigen of Annuleren. Als iemand heeft geannuleerd maar toch komt, open je het opnieuw en gaat het terug naar «Te bevestigen».
Matilde gebruikt het zo. Op dinsdag, twee dagen van tevoren, schrijft ze iedereen in «Te bevestigen» aan: “kom je donderdag om 7 uur ook?”.
Wie ja zegt, bevestigt ze. Wie nee zegt, annuleert ze. Wie niet antwoordt, blijft in «Te bevestigen» staan, en daarvoor zet ze geen stoel neer.
In september bevestigden 31 van de 52 aanmeldingen. Ze huurde veertig stoelen: 31 voor de bevestigden en nog negen voor mensen die zonder bericht komen opdagen. Er kwamen 34 mensen. Zes stoelen bleven leeg en niemand luisterde staand.
Sluit de pagina de registratie als het vol is?
Nee. De teller telt, hij reserveert niet, en je panel zegt het zelf: “Informatieve telling: reserveert geen plaatsen en past geen maximumaantal toe”. Als er in jouw zaak veertig mensen passen, komt aanmelding nummer eenenveertig er toch bij.
Jij sluit het zelf, met één handeling: je zet Registratie vereist uit bij het evenement. De knop verdwijnt en het evenement blijft gepubliceerd, met zijn datum en locatie.
Daarom is het slim om de capaciteit vanaf de eerste dag in de beschrijving te zetten, en die aan te passen naar “vol” wanneer je de registratie uitzet. Zo begrijpt wie laat komt waarom er geen knop meer is.
Wat doet de pagina niet voor je?
Drie dingen, en het is goed die te kennen voordat je iets aankondigt:
- Ze rekent niet af. De sectie evenementen kondigt aan en registreert. Als je workshop geld kost, zet de prijs en de betaalwijze in de beschrijving.
- Ze scheidt geen twee evenementen. De deelnemerslijst en de teller zijn er maar één. In augustus opende Matilde registratie voor een voorlezing en voor een inbindworkshop in dezelfde week: de teller zei 38 en zei niet voor welke. Naar welk evenement iemand gaat, lees je alleen in de opmerkingen, in de sectie Verzoeken. Het handigst is om één registratie tegelijk open te hebben.
- Ze maakt geen onderscheid tussen “gelezen” en “bevestigd”. Aanmeldingen verschijnen ook bij Verzoeken, en als je er daar een als gelezen markeert, telt die bij Deelnemers als bevestigd. Bevestig en annuleer altijd vanuit Deelnemers.
Wat ze wél zelf doet, is ordenen. In je panel zie je de evenementen in een kalender (dag, week of maand) of in een agenda, verdeeld in Komend en Verleden. De presentatie van september verhuisde naar Verleden zonder dat Matilde hem moest verwijderen.
Voordat je je volgende evenement aankondigt, maak deze berekening
Pak je laatste evenement en schrijf drie getallen op: hoeveel mensen zeiden dat ze zouden komen, hoeveel plekken je klaarzette en hoeveel er kwamen. Als je het eerste getal niet precies kunt invullen, is dat precies wat een registratiepagina voor een evenement je oplevert.
Beschrijf het daarna letterlijk zo in Proyecta: “een pagina voor mijn boekwinkel in Pátzcuaro met een sectie evenementen: de presentatie van een boek op donderdag 12 november om 7 uur ‘s avonds, vrije toegang, capaciteit van 40 personen en registratie met naam, e-mail en WhatsApp”.
Eenmaal gepubliceerd, ga je naar Evenementen in je panel, controleer de datum en tijd, upload de poster en zet «Registratie vereist» aan; staat er nog een voorbeeldevenement, verwijder het dan. Meld je daarna zelf aan: controleer of je de e-mail ontvangt, of je bij Deelnemers verschijnt en of bij Verzoeken te lezen staat voor welk evenement je je aanmeldde. Annuleer vervolgens die testaanmelding.
Twee dagen van tevoren vraag je het na. Op donderdag zet je het aantal stoelen neer dat de teller aangeeft, niet wat je je voorstelt. Begin op proyecta.dev.