Come creare una pagina di registrazione per un evento che ti dica quante persone arriveranno

Matilde ha una libreria a Pátzcuaro, a un isolato dalla piazza, e fino a quest’anno non aveva mai avuto una pagina di registrazione per un evento: caricava il cartellone su Facebook e contava i “Mi interessa”. A marzo ha presentato il romanzo di un’autrice michoacana. Novantasei persone hanno cliccato “Mi interessa”, ha affittato sessanta sedie e ne sono arrivate diciassette.

A giugno ha fatto l’opposto. Non ha affittato nulla, ha tirato fuori i dodici sgabelli della libreria e sono arrivate quarantatré persone. Metà ha seguito la lettura in piedi, dal marciapiede.

In entrambi i casi le mancava la stessa cosa: un numero prima del giovedì. Un “Mi interessa” non lascia nome né telefono, quindi non c’è nessuno a cui chiedere se viene davvero.

Cos’è una pagina di registrazione per un evento?

È una pagina con la data, l’ora e il luogo di un evento, e un bottone per iscriversi che lascia in una lista il nome e il contatto di ogni persona. Non vende biglietti né riserva posti: trasforma un “ci vediamo lì” in una fila che puoi contare e a cui puoi scrivere.

In una pagina creata con Proyecta, questo vive nella sezione Eventi del tuo pannello. Ogni evento ha un titolo, un inizio (giorno e ora), una fine se applicabile, una posizione, una descrizione con il programma, il costo e cosa portare, e le foto, con il cartellone in primo piano.

E ha un interruttore: Richiede registrazione. Spento, l’evento viene solo annunciato. Acceso, compare il bottone per registrarsi.

Un evento è una data: la presentazione del giovedì, il giro in bici organizzato da un negozio di biciclette, la lezione aperta di un laboratorio di ceramica. Quello che si ripete ogni settimana, come il club del libro del martedì, è un orario, non un evento.

Quali dati chiedi a chi si registra?

Di base, quattro, e solo due sono obbligatori: nome completo ed e-mail. Il telefono o WhatsApp e i commenti sono facoltativi.

È poco apposta. Per contare le sedie ti basta un nome, e per avvisare che è cambiato l’orario, un’e-mail. L’età, cosa fanno di lavoro o come lo hanno saputo non cambiano quante sedie metti.

Il nome dell’evento arriva già scritto nei commenti, così sai a quale si è iscritto senza doverglielo chiedere. La persona può aggiungere lì il suo: “veniamo in tre”, “arrivo tardi”.

Matilde lascia il WhatsApp facoltativo, ma lo chiede nella descrizione: “lasciaci il tuo WhatsApp e ti avvisiamo se cambia l’orario”. Alla sua presentazione di settembre si sono iscritte 52 persone e 44 l’hanno lasciato.

Cosa succede quando qualcuno si registra?

Tre cose, e nessuna dipende dal fatto che tu sia presente. La persona vede a schermo che la registrazione è andata a buon fine, le arriva un’e-mail di conferma con il suo numero di riferimento, e a te arriva un’altra e-mail con i suoi dati. Da quel momento appare nel tuo pannello, nella sezione Partecipanti.

Attenzione a una cosa: quell’e-mail confirma la registrazione, ma non ripete l’indirizzo né l’ora. Per questo la pagina dell’evento deve dire tutto, e il promemoria del giorno prima lo mandi tu. Hai già a chi: è per questo che hai chiesto il contatto.

Come sai quante persone arriveranno?

Con il numero dei confermati, non con quello degli iscritti. La lista dei partecipanti ha tre schede, Da confermare, Confermati e Annullati, e in alto un contatore che somma solo i confermati.

Ogni registrazione entra in “Da confermare”. Da lì la muovi tu con un bottone: Confermare o Annullare. Se qualcuno ha annullato e poi viene comunque, lo riapri e torna in “Da confermare”.

Matilde lo usa così. Il martedì, due giorni prima, scrive a ogni persona in “Da confermare”: “ci confermi la tua presenza giovedì alle 7?”.

Chi risponde di sì, lo confermi. Chi dice di no, lo annulli. Chi non risponde resta in “Da confermare”, e a quella persona non metti la sedia.

A settembre, delle 52 iscrizioni ne hanno confermate 31. Ha affittato quaranta sedie: 31 per i confermati e nove in più per chi arriva senza avvisare. Sono arrivate 34 persone. Sono rimaste sei sedie vuote e nessuno ha ascoltato in piedi.

La pagina chiude la registrazione quando si riempie?

No. Il contatore conta, non riserva, e il tuo stesso pannello lo dice: “Conteggio informativo: non riserva posti né applica un limite di capienza”. Se nel tuo locale entrano quaranta persone, la quarantunesima registrazione entra comunque.

La chiudi tu, con un gesto: spegni Richiede registrazione nell’evento. Il bottone scompare e l’evento resta pubblicato, con la sua data e il suo luogo.

Per questo conviene scrivere la capienza nella descrizione fin dal primo giorno, e cambiarla in “posti esauriti” quando spegni la registrazione. Così chi arriva tardi capisce perché non c’è più il bottone.

Cosa non fa la pagina per te?

Tre cose, e conviene saperle prima di annunciare qualcosa:

• Non incassa pagamenti. La sezione eventi annuncia e registra. Se il tuo laboratorio ha un costo, metti il prezzo e come si paga nella descrizione.
• Non separa due eventi. La lista dei partecipanti e il suo contatore sono un’unica cosa. Ad agosto Matilde ha aperto la registrazione per una lettura e per un laboratorio di rilegatura la stessa settimana: il contatore diceva 38 e non diceva di quale. A quale evento va ciascuno si legge solo nei suoi commenti, nella sezione Richieste. La cosa pratica è aprire una registrazione alla volta.
• Non distingue “letto” da “confermato”. Le registrazioni appaiono anche in Richieste, e se lì ne segni una come letta, in Partecipanti conta come confermata. Conferma e annulla sempre da Partecipanti.

Quello che invece fa da sola è ordinare. Nel tuo pannello gli eventi si vedono in calendario (giorno, settimana o mese) o in agenda, separati in Prossimi e Passati. La presentazione di settembre è passata in Passati senza che Matilde la cancellasse.

Prima di annunciare il tuo prossimo evento, fai questo conto

Prendi il tuo ultimo evento e scrivi tre numeri: quanti hanno detto che sarebbero venuti, quanti posti hai preparato e quanti sono arrivati. Se il primo non riesci a riempirlo con un numero esatto, è proprio questo che ti dà una pagina di registrazione per un evento.

Poi descrivilo a Proyecta così com’è: “una pagina per la mia libreria a Pátzcuaro con una sezione eventi: la presentazione di un libro giovedì 12 novembre alle 7 di sera, ingresso libero, capienza di 40 persone e registrazione con nome, e-mail e WhatsApp”.

Una volta pubblicata, vai su Eventi nel tuo pannello, controlla la data e l’ora, carica il cartellone e accendi «Richiede registrazione»; se è rimasto qualche evento d’esempio, eliminalo. Poi registrati tu: controlla che ti arrivi l’e-mail, che tu appaia in Partecipanti e che in Richieste si legga a quale evento ti sei iscritto. Infine annulla quella registrazione di prova.

Due giorni prima, chiedi conferma. Il giovedì metti le sedie che dice il contatore, non quelle che immagini. Inizia su proyecta.dev.