Etkinliğe kaç kişinin geleceğini sana söyleyen bir etkinlik kayıt sayfası nasıl yapılır
Bir etkinlik kayıt sayfası tarihi, saati ve yeri yayınlar, kaydolanları bir listede toplar. Kaç sandalye koyacağını bilmek için işine yarayan sayı, senin hareket ettirdiğin onaylananlar sayısıdır, kaydolanlar sayısı değil.
Matilde’nin Pátzcuaro’da, meydandan bir sokak ötede bir kitabevi var ve bu yıla kadar hiç etkinlik kayıt sayfası kullanmamıştı: afişi Facebook’a yükler, “İlgileniyorum” diyenleri sayardı. Mart ayında Michoacánlı bir yazarın romanını tanıttı. Doksan altı kişi “İlgileniyorum” dedi, altmış sandalye kiraladı ve on yedi kişi geldi.
Haziranda tam tersini yaptı. Hiçbir şey kiralamadı, kitabevinin on iki taburesini çıkardı ve kırk üç kişi geldi. Yarısı okumayı ayakta, kaldırımdan dinledi.
İki seferinde de eksik olan aynıydı: perşembeden önce bir sayı. Bir “İlgileniyorum” ne isim ne telefon bırakır, yani gerçekten gelip gelmeyeceğini soracak kimse yoktur.
Etkinlik kayıt sayfası nedir?
Bir etkinliğin tarihini, saatini ve yerini gösteren, kaydolmak için bir düğmesi olan ve her kişinin adını ve iletişim bilgisini bir listeye bırakan bir sayfadır. Bilet satmaz, yer ayırtmaz: bir “orada görüşürüz”ü sayabileceğin ve yazabileceğin bir listeye dönüştürür.
Proyecta ile yapılmış bir sayfada bu, panelindeki Etkinlikler bölümünde yaşar. Her etkinlikte başlık, başlangıç (gün ve saat), uygunsa bitiş, konum, programı anlatan bir açıklama, ücret ve ne getirileceği, ve fotoğraflar yer alır — önce afiş.
Ve bir anahtarı vardır: Kayıt gerektirir. Kapalıyken etkinlik sadece duyurulur. Açıkken, kaydolma düğmesi görünür.
Bir etkinlik bir tarihtir: perşembe günkü tanıtım, bir bisiklet mağazasının sürüşü, bir seramik atölyesinin açık dersi. Her hafta tekrar eden bir şey, salı günleri yapılan okuma kulübü gibi, bir programdır, etkinlik değil.
Kaydolan kişiden hangi bilgileri istersin?
Başlangıçta dört bilgi, ve sadece ikisi zorunlu: tam ad ve e-posta. Telefon veya WhatsApp ile yorumlar isteğe bağlı.
Az olması bilinçli bir tercih. Sandalye saymak için bir isim yeter, saatin değiştiğini haber vermek için bir e-posta. Yaşları, ne iş yaptıkları veya nasıl duyduklarının kaç sandalye koyacağınla bir ilgisi yok.
Etkinliğin adı yorumlar kısmına önceden yazılmış gelir, böylece kimseye sormadan hangi etkinliğe kaydolduğunu bilirsin. Kişi oraya kendi notunu da ekleyebilir: “üç kişi geliyoruz”, “geç kalacağım”.
Matilde WhatsApp’ı isteğe bağlı bırakıyor ama açıklamada istiyor: “WhatsApp’ını bırak, saat değişirse sana haber verelim”. Eylül ayındaki tanıtımına 52 kişi kaydoldu ve 44’ü WhatsApp’ını yazdı.
Biri kaydolduğunda ne olur?
Üç şey olur, ve hiçbiri senin takip etmene bağlı değil. Kişi ekranda kaydının tamamlandığını görür, kendisine kayıt numarasıyla bir onay e-postası gelir, sana da onun bilgileriyle başka bir e-posta gelir. O andan itibaren panelinde, Katılımcılar bölümünde görünür.
Bir şeye dikkat et: o e-posta kaydı onaylar ama adresi ya da saati tekrarlamaz. Bu yüzden etkinlik sayfasının her şeyi söylemesi gerekir, ve bir gün öncesinden hatırlatmayı sen gönderirsin. Kime göndereceğin zaten belli: iletişim bilgisini bunun için istedin.
Kaç kişinin geleceğini nasıl bilirsin?
Onaylananların sayısıyla, kaydolanların sayısıyla değil. Katılımcı listesinde üç sekme var: Onay bekliyor, Onaylandı ve İptal edildi, ve üstte sadece onaylananları toplayan bir sayaç.
Her kayıt «Onay bekliyor»a girer. Oradan sen bir düğmeyle hareket ettirirsin: Onayla ya da İptal et. Biri iptal ettiyse ve sonra yine de gelecekse, kaydını yeniden açarsın ve «Onay bekliyor»a döner.
Matilde şöyle kullanıyor. Salı günü, iki gün önce, «Onay bekliyor»daki herkese yazıyor: “perşembe saat 7’de bize katılıyor musun?”.
Evet diyeni onaylıyor. Hayır diyeni iptal ediyor. Cevap vermeyen «Onay bekliyor»da kalıyor, ve ona sandalye koymuyor.
Eylülde, 52 kayıttan 31’i onaylandı. Kırk sandalye kiraladı: onaylanan 31 kişi için ve haber vermeden gelenler için dokuz tane daha. 34 kişi geldi. Altı sandalye arttı ve kimse ayakta dinlemedi.
Sayfa dolduğunda kaydı kapatır mı?
Hayır. Sayaç sayar, yer ayırmaz, ve panelin zaten bunu söylüyor: “Bilgilendirme amaçlı sayaç: yer ayırmaz ve kontenjan sınırı uygulamaz”. Mekânına kırk kişi sığıyorsa, kırk birinci kayıt da aynı şekilde girer.
Onu sen kapatırsın, tek bir hareketle: etkinlikte Kayıt gerektiriri kapatırsın. Düğme kaybolur ve etkinlik tarihi ve yeriyle yayında kalmaya devam eder.
Bu yüzden kontenjanı ilk günden açıklamaya yazmak, ve kaydı kapattığında bunu “kontenjan doldu”ya çevirmek işe yarar. Böylece geç gelen kişi düğmenin neden artık orada olmadığını anlar.
Sayfa senin için neyi yapmaz?
Üç şey, ve hiçbir şey duyurmadan önce bilmekte fayda var:
- Tahsilat yapmaz. Etkinlikler bölümü duyurur ve kaydeder. Atölyenin bir ücreti varsa, fiyatı ve nasıl ödeneceğini açıklamaya yaz.
- İki etkinliği ayırmaz. Katılımcı listesi ve sayacı tek bir bütündür. Ağustosta Matilde aynı hafta bir okuma ve bir ciltleme atölyesi için kayıt açtı: sayaç 38 diyordu ama hangisi olduğunu söylemiyordu. Kimin hangi etkinliğe gittiği sadece Talepler bölümünde, yorumlarında okunur. Pratik olan, tek seferde bir kayıt açmaktır.
- “Okundu” ile “onaylandı”yı ayırt etmez. Kayıtlar Talepler’de de görünür, ve orada birini okundu olarak işaretlersen, Katılımcılar’da onaylanmış sayılır. Onaylama ve iptal etme işlemini her zaman Katılımcılar’dan yap.
Tek başına yaptığı şey ise düzenlemek. Panelinde etkinlikler takvim görünümünde (gün, hafta veya ay) ya da ajanda görünümünde, Yaklaşan ve Geçmiş olarak ayrılmış görünür. Eylül tanıtımı, Matilde silmeden Geçmiş’e geçti.
Bir sonraki etkinliğini duyurmadan önce şu hesabı yap
Son etkinliğini ele al ve üç sayı yaz: kaç kişi geleceğini söyledi, kaç yer hazırladın ve kaç kişi geldi. İlkini kesin bir sayıyla dolduramıyorsan, bir etkinlik kayıt sayfasının sana verdiği şey tam da budur.
Sonra bunu Proyecta’ya aynen anlat: “Pátzcuaro’daki kitabevim için bir etkinlikler bölümü olan bir sayfa: 12 Kasım perşembe akşamı saat 7’de bir kitap tanıtımı, ücretsiz giriş, 40 kişilik kontenjan ve isim, e-posta ile WhatsApp ile kayıt”.
Yayınlandıktan sonra panelindeki Etkinlikler’e gir, tarihi ve saati kontrol et, afişi yükle ve «Kayıt gerektirir»i aç; örnek bir etkinlik kaldıysa sil. Sonra kendin kaydol: e-postanın sana geldiğini, Katılımcılar’da göründüğünü ve Talepler’de hangi etkinliğe kaydolduğunun okunduğunu kontrol et. Ardından o deneme kaydını iptal et.
İki gün önce sor. Perşembe günü sayacın söylediği kadar sandalye koy, hayal ettiğin kadar değil. proyecta.dev’de başla.