תזכורת לתורים ב-WhatsApp, כמה אי-הגעות היא חוסכת לך ומה היא צריכה לכתוב

לדיאנה יש ספא עיסויים וטיפולי פנים בצ’טומאל. עד ספטמבר, את תזכורת התור ב-WhatsApp היא שלחה בעצמה. בלילה, אחרי שהספא נסגר, היא העתיקה מהפנקס את התורים של היום הבא וכתבה לכל לקוחה מהנייד שלה. בלילות שבהם היא סיימה מאוחר בחדר הטיפולים זה נשכח ממנה, ולמחרת מישהי לא הגיעה.

בספטמבר היו לה שתים עשרה אי-הגעות. שבע מהלקוחות האלה כתבו לה אחר כך, בהתנצלות: הן שכחו או חשבו שזה ביום אחר. שלוש אמרו לה שקרה להן משהו ולא ידעו איך לבטל בלי להרגיש לא בנוח. שתיים לא ענו כלל. מהחשבון הזה היא ידעה מה ההודעה שלה צריכה לעשות: להזכיר לשבע, ולתת לשלוש דרך קלה להודיע.

מה זו תזכורת לתור ב-WhatsApp?

תזכורת לתור ב-WhatsApp היא ההודעה שמגיעה ללקוחה שלך לפני התור כדי לומר לה מה יש לה, מתי ואיפה, ולשאול אם היא תגיע. האישור הוא הודעה אחרת: היא מגיעה מיד כשהיא קובעת תור, עם שני כפתורים, «שינוי שעה» ו-«ביטול תור».

ב-Proyecta שני הדברים מופעלים כברירת מחדל מהרגע שיש ליומן באתר שלך, והם נשלחים גם במייל וגם ב-WhatsApp, בלי עלות. ה-WhatsApp נשלח בשם הספא שלך מקו ההודעות של Proyecta, ומתחיל להישלח כשאתה מפרסם את הדף שלך. הוא מגיע לכל לקוחה שהשאירה את ה-WhatsApp שלה בזמן הקביעה, וגם לאלה שאתה מזין ב-תור חדש עם הטלפון שלהן. מתחת לפרטים שלה, הדף שלך מודיע לה שבדרך הזו יגיעו אליה האישור והתזכורת.

כמה אי-הגעות חוסכת לך תזכורת?

היא חוסכת לך את אלה שנבעו משכחה, ועם הכפתורים, רבות מאלה שלא העזו לכתוב הופכות להודעה בזמן. את מי שבכלל לא רצתה להגיע, אף הודעה לא תעצור.

בספטמבר של דיאנה אלה היו שבע אי-הגעות שתזכורת הייתה מונעת, שלוש שיכלו להפוך להודעה בזמן, ושתיים בלי פתרון. המספרים שלך יהיו אחרים, ולכן משתלם לספור אותם לפני שמאמינים לאחוז כלשהו. אם רוב אי-ההגעות שלך הן שכחה, התזכורת היא הדבר הראשון שאתה צריך. אם רובן הן לקוחות שפשוט לא עונות, מה שעוזר לך הוא לבקש מקדמה.

מה ההודעה צריכה לכתוב כדי שהלקוחה שלך תגיע?

חמישה דברים: ממי היא מגיעה, איזה שירות יש לה, היום והשעה, איפה זה, ושאלה שאפשר לענות עליה בלחיצה אחת. אם חסר אחד מהם, הלקוחה שלך צריכה לכתוב לך כדי לשאול, ורבות לא עושות את זה.

כך הגיעה לאלונדרה, לקוחה של דיאנה, התזכורת לטיפול הפנים שלה:

שלום אלונדרה, אנחנו כותבים לך בשם Spa Diana להזכיר לך את התור שלך: טיפול פנים עמוק, יום שישי, 6 בנובמבר, 17:00.

אנחנו מחכים לך ב-רחוב ומספר הספא. איך להגיע: קישור למפה

תוכלי להגיע? אשרי אותו עם הכפתור או השיבי לנו כאן אם את צריכה לשנות אותו.

בהמשך מופיעים שלושה כפתורים: «אישור», «שינוי שעה» ו-«ביטול תור».

הטקסט הזה קבוע, כי WhatsApp מרשה לעסק לפתוח שיחה רק עם הודעות שאושרו מראש. אתה רואה אותו ב-הצגת הודעה, מתחת ל-«כך הלקוחה שלך מקבלת אותה», עם נתוני דוגמה. מה שכן תלוי בך הם הנתונים שממלאים אותו:

1. שם השירות מופיע כמו שהוא מוגדר ביומן שלך. «טיפול פנים עמוק» מובן מיד; «ריטואל Sak Nikté» מחייב אותה לשאול מה זה היה.
2. הכתובת מגיעה מ-יומן, סניפים, בכרטיס «הסניף שלך». אם שם כתוב רק «צ’טומאל», התזכורת תישלח בלי השורה «איך להגיע».

מייל התזכורת מכיל את אותו הדבר, עם הכתובת מקושרת למפה וכפתור שאומר «כן, אני אהיה שם».

כמה זמן מראש היא צריכה להישלח?

יום מראש עובד כמעט בכל מקרה, וכך זה מגיע כברירת מחדל: «24 שעות לפני». זה נותן ללקוחה שלך זמן לסדר את היום שלה, ואם היא לא יכולה להגיע, זה נותן לך זמן להציע את השעה הזו למישהי אחרת.

אפשר גם לשלוח אותה 1, 2, 4, 12 או 48 שעות לפני. ושלושה כללים חלים בכל מקרה. שום תזכורת לא נשלחת לפני השעה 8:00, לפי השעון של העסק שלך. אם הלקוחה שלך קובעת תור בהתראה קצרה יותר מהתזכורת שלך, התזכורת הזו כבר לא נשלחת, כי האישור הרי הגיע אליה ממש כרגע. ושתי תזכורות לעולם לא מגיעות אליה בפער של פחות משעה.

הכלל השני שינה לדיאנה את התוכנית. רבות מהלקוחות שלה קובעות תור בלילה ליום שלמחרת, ואליהן התזכורת של 24 שעות לא הייתה מגיעה. היא הפעילה את ה-תזכורת שנייה על «2 שעות לפני», שנשלחת עם אותו הטקסט.

מה קורה כשהלקוחה שלך לוחצת על כפתור או עונה?

אם היא לוחצת על «אישור», התור שלה מסומן ביומן שלך: ברשימה כתוב «אישרה» ובלוח השנה מופיע סימון קטן עם השם הזה. אם היא מאשרת מהמייל עם «כן, אני אהיה שם», זה נשאר אותו הדבר.

אם היא לוחצת על «שינוי שעה» או «ביטול תור», או אם היא כותבת בצ’אט, העוזר הדיגיטלי של העסק שלך עונה לה באותה שיחה. הוא חוזר על פרטי התור, מחכה לאישור שלה, ומעביר או מבטל אותו, ואליך מגיעה ההודעה.

כאן נכנסות אותן שלוש שלא ידעו איך להודיע, כי לכתוב «אני לא יכולה להגיע» זה קשה, ולהקיש על כפתור כבר הרבה פחות. בשבוע הראשון, לקוחה ביטלה ביום שישי בשעה 18:00 את העיסוי שלה של יום שבת בשעה 11:00. דיאנה כתבה ללקוחה אחרת שתמיד מבקשת תור פנוי בשבת, והשעה התמלאה.

איפה אני מפעיל, מכבה או משנה את השעה?

בפאנל שלך, ב-שיווק, אוטומציות. אפשר להגיע לשם גם מהיומן: ב-הגדרות יש «הודעות אוטומטיות ללקוחות שלך», עם הכפתור לעבור לאוטומציות.

בקבוצה «לגבי התורים שלהם» נמצאים אישור תור, תזכורת ו-תזכורת שנייה. בשתי התזכורות אתה בוחר את «מתי?», ובשלושתן יש לך את המתג גם ב-WhatsApp, למקרה שתרצה שאחת מהן תישלח רק במייל. המסך עצמו מסכם את זה מעל: «כולן נשלחות במייל. האישור והתזכורות נשלחות גם ב-WhatsApp. הכול בלי עלות.»

איך מגדירים את זה בספא שלי?

תאר את העסק שלך ב-Proyecta במילים שלך. למשל: “דף לספא עיסויים וטיפולי פנים שלי בצ’טומאל, עם עיסוי מרגיע של 60 ו-90 דקות, עיסוי לשחרור שרירים, טיפול פנים עמוק וניקוי פנים עם המחיר והאורך שלהם, קביעת תורים אונליין, הכתובת של העסק שלי עם מפה וכפתור WhatsApp”.

כשהדף שלך מתפרסם והיומן מתחיל לקבל תורים, האישור והתזכורת כבר נשלחים לבד.

והשבוע, לכל לקוחה שלא תגיע, שלח לה רק את זה: «שכחת או שמשהו הסתבך?». מהתשובות של חודש אחד תדע כמה מאי-ההגעות שלך תזכורת פותרת. התחל ב-proyecta.dev.