رسالة تذكير المواعيد عبر واتساب، كم غيابًا توفّر عليك، وماذا يجب أن تقول

ديانا تملك سبا للتدليك والعناية بالوجه في تشيتومال. حتى شهر سبتمبر، كانت هي من يرسل رسالة تذكير المواعيد عبر واتساب. في الليل، بعد إغلاق السبا، كانت تنقل من دفترها مواعيد اليوم التالي وتكتب لكل زبونة من هاتفها. في الليالي التي تخرج فيها متأخرة من غرفة العلاج كانت تنسى، وفي اليوم التالي كانت بعض الزبونات لا تحضر.

في سبتمبر، فاتتها اثنا عشر موعدًا. سبعٌ من تلك الزبونات كتبن لها بعد ذلك بحرج: نسين الموعد أو ظننّ أنه في يوم آخر. ثلاثٌ أخبرنها أن أمرًا طرأ ولم يعرفن كيف يلغين الموعد دون أن يبدو ذلك تقصيرًا منهنّ. اثنتان لم تردّا أبدًا. من هذا الحساب عرفت ماذا يجب أن تقوله رسالتها: أن تُذكّر السبع في وقتها، وأن تمنح الثلاث طريقة سهلة لإخبارها.

ما هي رسالة تذكير المواعيد عبر واتساب؟

رسالة تذكير المواعيد عبر واتساب هي الرسالة التي تصل إلى زبونتك قبل موعدها لتخبرها بالخدمة والتوقيت والمكان، وتسألها إن كانت ستأتي. التأكيد رسالة أخرى: تصلها بمجرد الحجز، وفيها زرّان، «تغيير التوقيت» و«إلغاء الموعد».

في Proyecta، تأتي الرسالتان مفعّلتين تلقائيًا بمجرد أن يكون لصفحتك جدول مواعيد، وتُرسَلان عبر البريد الإلكتروني وواتساب، دون أي تكلفة. رسالة واتساب تصل باسم سبا الخاص بك من خط إشعارات Proyecta، وتبدأ بالإرسال من لحظة نشر صفحتك. تصل إلى كل زبونة تركت رقم واتسابها عند الحجز، وأيضًا إلى من تُضيفها في موعد جديد برقم هاتفها. تحت بياناتها، تُخبرها صفحتك أن التأكيد والتذكير سيصلانها من هذا الرقم.

كم غيابًا يوفّر عليك التذكير؟

يوفّر عليك الحالات التي كانت بسبب النسيان، ومع الأزرار، كثير من اللواتي لم تجرؤن على الكتابة تتحول حالتهن إلى إشعار في الوقت المناسب. أما من قرّرت فعلًا ألا تأتي، فلا توقفها أي رسالة.

في سبتمبر الخاص بديانا، كانت هذه سبع حالات غياب يمنعها التذكير، وثلاثًا يمكن أن تتحول إلى إشعار في وقته، واثنتين بلا حل. أرقامك ستكون مختلفة، ولهذا يُفضَّل أن تحسبها بنفسك قبل أن تصدّق أي نسبة. إذا كانت معظم حالات الغياب عندك بسبب النسيان، فالتذكير هو أول ما تحتاجه. وإذا كانت معظمها من زبونات لا يرددن أبدًا، فما يفيدك هو طلب دفعة مقدّمة.

ماذا يجب أن تقول الرسالة لتحضر زبونتك فعلًا؟

خمسة أشياء: من يرسلها، أي خدمة لديها، اليوم والساعة، المكان، وسؤال يمكن الرد عليه بلمسة واحدة. إذا غاب أحدها، تضطر زبونتك إلى الكتابة لك للسؤال، وكثيرات لا يفعلن ذلك.

هكذا وصل لألوندرا، زبونة ديانا، تذكير جلسة العناية بوجهها:

مرحبًا ألوندرا، نكتب لك من Spa Diana لنذكّرك بموعدك: تنظيف بشرة عميق، يوم الجمعة، 6 نوفمبر، 5:00 مساءً.

نستقبلك في اسم الشارع ورقم السبا. كيفية الوصول: رابط الخريطة

هل ستتمكنين من الحضور؟ أكّدي الموعد بالضغط على الزر أو ردّي علينا هنا إذا احتجتِ إلى تغييره.

وتحتها ثلاثة أزرار: «أؤكد»، «تغيير التوقيت» و«إلغاء الموعد».

هذا النص ثابت، لأن واتساب لا يسمح لأي نشاط تجاري بالمبادرة بالكتابة إلا برسائل معتمدة مسبقًا. تراه في عرض الرسالة، تحت «هكذا يستلمها عميلك»، ببيانات توضيحية. ما يعتمد عليك فعلًا هو البيانات التي تملأ هذا النص:

1. اسم الخدمة يظهر كما سجّلته في جدول مواعيدك. «تنظيف بشرة عميق» مفهوم مباشرة؛ أما «Ritual Sak Nikté» فتضطر زبونتك إلى السؤال عن معناه.
2. العنوان يأتي من جدول المواعيد، الفروع، في بطاقة «محلك». إذا كانت تقول فقط «تشيتومال»، يصل التذكير بدون سطر «كيفية الوصول».

رسالة البريد الإلكتروني للتذكير تحمل نفس المحتوى، مع عنوان مرتبط بالخريطة وزر يقول «نعم، سأكون هناك».

قبل كم من الوقت يجب أن تصل؟

يوم واحد قبل الموعد يصلح لمعظم الحالات، وهكذا تأتي الإعدادات: «قبل 24 ساعة». هذا يعطي زبونتك وقتًا لترتيب يومها، وإذا لم تستطع الحضور، يعطيك وقتًا لتقديم ذلك الموعد لزبونة أخرى.

يمكنك أيضًا إرساله قبل 1 أو 2 أو 4 أو 12 أو 48 ساعة. وهناك ثلاث قواعد تعمل من تلقاء نفسها. لا يصل أي تذكير قبل الساعة 8 صباحًا، بتوقيت نشاطك التجاري. إذا حجزت زبونتك بوقت أقصر من مدة التذكير، فلن يصل ذلك التذكير، لأن التأكيد وصلها للتو. وتذكيران لا يصلان أبدًا بفارق أقل من ساعة.

القاعدة الثانية غيّرت خطة ديانا. كثير من زبوناتها يحجزن في الليل لليوم التالي، ولهن لن يصل تذكير 24 ساعة. فعّلت التذكير الثاني على «قبل 2 ساعة»، وهو يُرسَل بنفس النص.

ماذا يحدث عندما تضغط زبونتك على زر أو ترد؟

إذا ضغطت على «أؤكد»، يُسجَّل موعدها في جدول مواعيدك: في القائمة تظهر كلمة «أكّدت» وفي التقويم تحمل أيقونة صغيرة بهذا الاسم. وإذا أكّدت من البريد الإلكتروني بالضغط على «نعم، سأكون هناك»، يبقى الوضع نفسه.

إذا ضغطت على «تغيير التوقيت» أو «إلغاء الموعد»، أو كتبت في المحادثة، يردّ عليها مساعد نشاطك التجاري في نفس المحادثة. يُذكّرها بتفاصيل الموعد، وينتظر موافقتها، ثم ينقله أو يلغيه، ويصلك إشعار بذلك.

وهنا تدخل الحالات الثلاث التي لم تعرف كيف تُخبر، لأن كتابة «لن أستطيع الحضور» أمر مُتعب، أما الضغط على زر فتقريبًا لا يُكلّف شيئًا. في الأسبوع الأول، ألغت زبونة يوم الجمعة في الساعة 6 مساءً جلسة تدليكها المحددة يوم السبت في الساعة 11. كتبت ديانا لزبونة أخرى تطلب دائمًا موعدًا يوم السبت، وامتلأت الساعة.

من أين أفعّله أو أعطّله أو أغيّر توقيته؟

من لوحة تحكمك، في التسويق، الأتمتة. يمكنك الوصول إليها أيضًا من جدول المواعيد: في الإعدادات يوجد «رسائل تلقائية لعملائك»، مع زر الانتقال إلى الأتمتة.

في مجموعة «حول مواعيدها» تجد تأكيد الموعد، والتذكير، والتذكير الثاني. في التذكيرين تختار «متى؟»، وفي الثلاثة تجد مفتاح أيضًا عبر واتساب، في حال أردت أحدها عبر البريد الإلكتروني فقط. والشاشة نفسها تلخّص ذلك في الأعلى: «تُرسَل جميعها عبر البريد الإلكتروني. التأكيد والتذكيرات تُرسَل أيضًا عبر واتساب. كل ذلك دون أي تكلفة.»

كيف أُفعّل هذا في سباي؟

صف نشاطك التجاري في Proyecta بكلماتك الخاصة. شيء من هذا القبيل: “صفحة لسبا التدليك والعناية بالوجه في تشيتومال، فيها تدليك استرخاء لمدة 60 و90 دقيقة، وتدليك لإرخاء العضلات، وتنظيف بشرة عميق، وتنظيف وجه عادي مع سعر ومدة كل خدمة، حجز مواعيد عبر الإنترنت، وعنوان محلي مع خريطة وزر واتساب”.

بمجرد نشر صفحتك وبدء جدول المواعيد في استقبال الحجوزات، يُرسَل التأكيد والتذكير تلقائيًا من تلقاء نفسيهما.

وهذا الأسبوع، لكل زبونة تغيب عن موعدها، أرسل لها فقط هذا: «هل نسيتِ الموعد أم طرأ أمر ما؟». بإجابات شهر كامل ستعرف كم من حالات الغياب يحلّها تذكير واحد. ابدأ في proyecta.dev.