Nhắc hẹn qua WhatsApp, tiết kiệm được bao nhiêu lịch lỡ và nên viết gì

Diana có một spa chăm sóc da mặt và massage ở Chetumal. Đến tháng Chín, chính tay cô gửi tin nhắc hẹn qua WhatsApp. Buổi tối, khi spa đã đóng cửa, cô chép lại từ sổ tay các lịch hẹn của ngày hôm sau và viết tin cho từng khách từ điện thoại của mình. Những đêm cô ra khỏi phòng trị liệu muộn, cô quên mất, và hôm sau có khách không đến.

Trong tháng Chín, cô bị lỡ mười hai lịch hẹn. Bảy khách trong số đó sau đó viết tin xin lỗi: họ quên hoặc nghĩ là ngày khác. Ba người kể rằng có việc đột xuất và không biết cách báo hủy mà không thấy ngại. Hai người không bao giờ trả lời. Từ con số đó, cô biết tin nhắn của mình phải làm gì: nhắc bảy người kia, và cho ba người còn lại một cách dễ dàng để báo trước.

Nhắc hẹn qua WhatsApp là gì?

Nhắc hẹn qua WhatsApp là tin nhắn khách của bạn nhận được trước giờ hẹn, báo cho họ biết họ có hẹn gì, lúc nào và ở đâu, và hỏi xem họ có đến không. Xác nhận là một tin nhắn khác: gửi ngay khi khách đặt hẹn, kèm hai nút, «Đổi giờ hẹn» và «Hủy lịch hẹn».

Trên Proyecta, cả hai tin đều được bật sẵn ngay khi trang của bạn có lịch hẹn, và gửi qua email và WhatsApp, không tốn phí. Tin WhatsApp gửi dưới tên spa của bạn từ đường dây thông báo của Proyecta, và bắt đầu gửi khi bạn xuất bản trang. Nó đến với mọi khách đã để lại số WhatsApp khi đặt hẹn, và cả những khách bạn tự ghi vào Lịch hẹn mới cùng số điện thoại của họ. Ngay dưới phần thông tin, trang của bạn báo cho khách biết xác nhận và nhắc hẹn sẽ đến qua đó.

Nhắc hẹn giúp bạn tránh được bao nhiêu lịch lỡ?

Nó giúp bạn tránh được những lần khách quên, và nhờ các nút bấm, nhiều khách ngại viết tin báo hủy giờ có cách báo trước dễ dàng. Còn khách nào đã quyết không đến thì không tin nhắn nào giữ chân được.

Trong tháng Chín của Diana, đó là bảy lần lỡ hẹn mà một tin nhắc hẹn có thể ngăn được, ba lần có thể trở thành một lời báo trước đúng lúc, và hai lần không có cách nào cứu được. Số liệu của bạn sẽ khác, vì vậy nên tự đếm trước khi tin vào một con số phần trăm nào đó. Nếu hầu hết lịch lỡ của bạn là do khách quên, nhắc hẹn chính là thứ bạn cần trước tiên. Nếu hầu hết là khách không bao giờ trả lời, thì thứ giúp được bạn là yêu cầu đặt cọc trước.

Tin nhắn nên viết gì để khách chắc chắn đến?

Năm điều: tin này từ ai gửi, khách có dịch vụ gì, ngày và giờ nào, ở đâu, và một câu hỏi có thể trả lời chỉ bằng một lần chạm. Thiếu một trong số đó, khách sẽ phải viết tin hỏi lại bạn, và nhiều người không làm vậy.

Đây là tin nhắc hẹn chăm sóc da mặt mà Alondra, khách của Diana, đã nhận được:

Chào Alondra, chúng tôi gửi tin này từ Spa Diana để nhắc bạn về lịch hẹn: Chăm sóc da mặt chuyên sâu, thứ Sáu, ngày 6 tháng 11, 5:00 chiều.

Chúng tôi đợi bạn tại tên đường và số nhà của spa. Đường đi: liên kết bản đồ

Bạn có đến được không? Hãy xác nhận bằng nút bấm hoặc trả lời tin này nếu bạn cần đổi giờ.

Bên dưới có ba nút: «Xác nhận», «Đổi giờ hẹn» và «Hủy lịch hẹn».

Nội dung này là cố định, vì WhatsApp chỉ cho một doanh nghiệp chủ động gửi tin trước bằng những mẫu đã được phê duyệt từ trước. Bạn xem mẫu này trong Xem tin nhắn, ở mục «Khách của bạn nhận được như thế này», với dữ liệu mẫu minh họa. Những gì phụ thuộc vào bạn là các dữ liệu điền vào đó:

Tên dịch vụ hiện đúng như bạn đặt trong lịch hẹn. «Chăm sóc da mặt chuyên sâu» dễ hiểu ngay; «Nghi thức Sak Nikté» thì buộc khách phải hỏi lại đó là gì.
Địa chỉ lấy từ Lịch hẹn, Chi nhánh, trong thẻ «Địa điểm của bạn». Nếu ở đó chỉ ghi «Chetumal», tin nhắc hẹn sẽ gửi đi mà không có dòng «Đường đi».

Email nhắc hẹn cũng mang nội dung tương tự, với địa chỉ liên kết tới bản đồ và một nút ghi «Có, tôi sẽ đến».

Nên gửi trước bao lâu?

Một ngày trước phù hợp với hầu hết trường hợp, và mặc định sẵn là như vậy: «24 giờ trước». Điều đó cho khách thời gian để sắp xếp ngày của họ, và nếu họ không đến được, nó cũng cho bạn thời gian để nhường giờ đó cho người khác.

Bạn cũng có thể chọn gửi trước 1, 2, 4, 12 hoặc 48 giờ. Và có ba quy tắc tự động áp dụng. Không tin nhắc hẹn nào gửi trước 8 giờ sáng, theo giờ của doanh nghiệp bạn. Nếu khách đặt hẹn với thời gian ngắn hơn khoảng cách nhắc hẹn của bạn, tin đó sẽ không gửi, vì khách vừa mới nhận được xác nhận. Và hai tin nhắc hẹn không bao giờ đến cách nhau dưới một giờ.

Quy tắc thứ hai đã làm thay đổi kế hoạch của Diana. Nhiều khách của cô đặt hẹn vào buổi tối cho ngày hôm sau, và với họ tin nhắc hẹn 24 giờ sẽ không bao giờ gửi được. Cô bật Tin nhắc hẹn thứ hai ở mức «2 giờ trước», gửi với cùng nội dung.

Điều gì xảy ra khi khách bấm nút hoặc trả lời?

Nếu khách bấm «Xác nhận», lịch hẹn của họ được đánh dấu trong lịch của bạn: trong danh sách ghi «Đã xác nhận» và trên lịch có một biểu tượng nhỏ mang tên đó. Nếu khách xác nhận từ email bằng nút «Có, tôi sẽ đến», kết quả cũng giống vậy.

Nếu khách bấm «Đổi giờ hẹn» hoặc «Hủy lịch hẹn», hoặc viết tin trong cuộc trò chuyện, trợ lý của doanh nghiệp bạn sẽ trả lời ngay trong cuộc trò chuyện đó. Trợ lý nhắc lại lịch hẹn nào đang được nói đến, chờ khách xác nhận đồng ý rồi dời hoặc hủy lịch hẹn, và thông báo sẽ đến với bạn.

Đó là lúc ba khách không biết cách báo trước được giải quyết, vì viết «em không đi được nữa» thì ngại, còn bấm một nút thì hầu như chẳng tốn công gì. Ngay tuần đầu, một khách đã hủy vào thứ Sáu lúc 6 giờ chiều lịch massage của mình vào thứ Bảy lúc 11 giờ. Diana liền viết tin cho một khách khác luôn hỏi xin chỗ thứ Bảy, và khung giờ đó được lấp đầy.

Bật, tắt hoặc đổi giờ gửi ở đâu?

Trong bảng điều khiển của bạn, vào Marketing, Tự động hóa. Bạn cũng có thể vào từ Lịch hẹn: trong Cài đặt có mục «Tin nhắn tự động gửi khách», kèm nút Đi tới Tự động hóa.

Trong nhóm «Về lịch hẹn của khách» có Xác nhận lịch hẹn, Nhắc hẹn và Nhắc hẹn thứ hai. Ở hai tin nhắc hẹn, bạn chọn mục «Khi nào?», và ở cả ba tin đều có nút chuyển Cũng gửi qua WhatsApp, dành cho trường hợp bạn chỉ muốn gửi qua email. Chính màn hình này tóm tắt ở phía trên: «Tất cả đều gửi qua email. Xác nhận và các tin nhắc hẹn còn gửi qua WhatsApp. Tất cả đều không tốn phí.»

Làm sao để áp dụng cho spa của tôi?

Hãy miêu tả doanh nghiệp của bạn trên Proyecta bằng lời của riêng bạn. Chẳng hạn như: “một trang web cho spa massage và chăm sóc da mặt của tôi ở Chetumal, với massage thư giãn 60 và 90 phút, massage giãn cơ, chăm sóc da mặt chuyên sâu và làm sạch da mặt kèm giá và thời gian thực hiện, đặt hẹn trực tuyến, địa chỉ cửa hàng của tôi kèm bản đồ và nút WhatsApp”.

Khi trang của bạn đã xuất bản và lịch hẹn đang nhận đặt lịch, xác nhận và nhắc hẹn sẽ tự động gửi đi.

Và tuần này, với mỗi khách lỡ hẹn, bạn chỉ cần gửi: «em quên hay có việc gì bất ngờ vậy?». Với câu trả lời sau một tháng, bạn sẽ biết tin nhắc hẹn giúp giải quyết được bao nhiêu lịch lỡ của mình. Bắt đầu tại proyecta.dev.