Reamintire de programări prin WhatsApp, câte absențe îți economisește și ce trebuie să spună

Diana are un spa de masaj și tratamente faciale în Chetumal. Până în septembrie, reamintirea de programări prin WhatsApp o trimitea ea. Seara, după ce închidea spa-ul, copia din carnet programările pentru ziua următoare și îi scria fiecărei cliente de pe telefonul ei. În serile în care ieșea târziu din cabină, îi scăpa din vedere, și a doua zi vreo clientă nu mai venea.

În septembrie a avut douăsprezece absențe. Șapte dintre acele cliente i-au scris mai târziu, rușinate: au uitat sau credeau că era altă zi. Trei i-au spus că le-a apărut ceva și nu au știut cum să anuleze fără să pară nepoliticoase. Două nu au răspuns niciodată. Din acest calcul a înțeles ce trebuia să facă mesajul ei: să le reamintească celor șapte și să le dea celor trei o modalitate ușoară de a anunța.

Ce este o reamintire de programări prin WhatsApp?

O reamintire de programări prin WhatsApp este mesajul care îi ajunge clientei tale înainte de programare, ca să-i spună ce are, când și unde, și să o întrebe dacă va veni. Confirmarea este un alt mesaj: îi ajunge imediat ce rezervă, cu două butoane, „Schimbă ora” și „Anulează programarea”.

În Proyecta, ambele vin activate de cum pagina ta are agendă, și se trimit prin e-mail și prin WhatsApp, fără costuri. WhatsApp-ul pleacă în numele spa-ului tău de pe linia de notificări a Proyecta și începe să se trimită când îți publici pagina. Îi ajunge oricărei cliente care și-a lăsat WhatsApp-ul la rezervare, și de asemenea celor pe care tu le înregistrezi la Programare nouă cu telefonul lor. Sub datele ei, pagina ta o avertizează că pe acolo îi vor ajunge confirmarea și reamintirea.

Câte absențe îți economisește o reamintire?

Îți economisește pe cele din cauza uitării, și cu butoanele, multe dintre cele care nu se încumetau să scrie se transformă într-un anunț la timp. Pe cea care deja nu mai voia să vină, niciun mesaj nu o oprește.

În septembrie, la Diana, astea erau șapte absențe pe care o reamintire le evita, trei care puteau deveni un anunț la timp și două fără soluție. Cifrele tale vor fi altele, și de asta merită să le numeri înainte să crezi un procent. Dacă aproape toate absențele tale sunt din uitare, reamintirea e primul lucru de care ai nevoie. Dacă aproape toate sunt de la cliente care nu răspund niciodată, ce te ajută e să ceri un avans.

Ce trebuie să spună mesajul ca să vină clienta ta?

Cinci lucruri: din partea cui vine, ce serviciu are, ziua și ora, unde este, și o întrebare la care se poate răspunde cu o apăsare. Dacă lipsește unul, clienta ta trebuie să-ți scrie ca să întrebe, iar multe nu o fac.

Așa i-a ajuns lui Alondra, clienta Dianei, reamintirea tratamentului ei facial:

Salut Alondra, îți scriem din partea Spa Diana ca să-ți reamintim programarea: Tratament facial profund, vineri, 6 noiembrie, ora 17:00.

Te așteptăm pe strada și numărul spa-ului. Cum ajungi: link către hartă

Vei putea veni? Confirm-o cu butonul sau răspunde-ne aici dacă trebuie să o schimbi.

Mai jos are trei butoane: „Confirm”, „Schimbă ora” și „Anulează programarea”.

Acest text este fix, pentru că WhatsApp permite unei afaceri să scrie prima doar cu mesaje aprobate dinainte. Îl vezi la Vezi mesajul, sub „Așa îl primește clienta ta”, cu date de exemplu. Ce depinde de tine sunt datele care îl completează:

1. Numele serviciului apare așa cum îl ai în agenda ta. „Tratament facial profund” se înțelege; „Ritual Sak Nikté” o obligă să întrebe ce era.
2. Adresa vine din Agendă, Sucursale, pe cardul „Locația ta”. Dacă acolo spune doar „Chetumal”, reamintirea apare fără linia „Cum ajungi”.

E-mailul de reamintire conține aceleași informații, cu adresa legată la hartă și un buton care spune „Da, voi fi acolo”.

Cu cât timp înainte trebuie să ajungă?

Cu o zi înainte funcționează pentru aproape orice, și așa vine configurată: „24 de ore înainte”. Îi dă timp clientei tale să-și organizeze ziua, și dacă nu poate veni, îți dă timp ție să oferi ora respectivă altcuiva.

Poți trimite și cu 1, 2, 4, 12 sau 48 de ore înainte. Și trei reguli funcționează automat. Nicio reamintire nu se trimite înainte de ora 8 dimineața, în fusul orar al afacerii tale. Dacă clienta ta rezervă cu mai puțin timp în avans decât reamintirea ta, aceasta nu mai pleacă, pentru că tocmai i-a ajuns confirmarea. Și două reamintiri nu îi ajung niciodată la o diferență mai mică de o oră.

A doua regulă i-a schimbat planul Dianei. Multe dintre clientele ei rezervă seara pentru ziua următoare, și acelora reamintirea de 24 de ore nu avea să le ajungă. A activat A doua reamintire la „2 ore înainte”, care se trimite cu același text.

Ce se întâmplă când clienta ta apasă un buton sau răspunde?

Dacă apasă „Confirm”, programarea ei rămâne marcată în agenda ta: în listă apare „A confirmat”, iar în calendar are o iconiță mică cu acest nume. Dacă confirmă din e-mail cu „Da, voi fi acolo”, rezultatul este același.

Dacă apasă „Schimbă ora” sau „Anulează programarea”, sau dacă scrie în chat, îi răspunde asistentul afacerii tale în aceeași conversație. Îi repetă despre ce programare este vorba, îi așteaptă confirmarea și o mută sau o anulează, iar ție îți ajunge notificarea.

Aici intră cele trei care nu știau cum să anunțe, pentru că a scrie „nu mai pot veni” costă efort, iar a apăsa un buton aproape deloc. În prima săptămână, o clientă a anulat vineri la ora 6 seara masajul ei de sâmbătă de la ora 11. Diana i-a scris alteia care îi cere mereu un loc sâmbăta, și ora s-a ocupat.

De unde o activez, o dezactivez sau îi schimb ora?

Din panoul tău, la Marketing, Automatizări. Poți ajunge și din Agendă: la Setări se află „Mesaje automate pentru clienții tăi”, cu butonul Mergi la Automatizări.

În grupul „Despre programările lor” se află Confirmarea programării, Reamintirea și A doua reamintire. La cele două reamintiri alegi „Când?”, iar la toate trei ai comutatorul Și prin WhatsApp, în caz că vrei vreuna doar prin e-mail. Chiar ecranul respectiv rezumă asta sus: „Toate se trimit prin e-mail. Confirmarea și reamintirile se trimit și prin WhatsApp. Totul fără costuri.”

Cum o pun în spa-ul meu?

Descrie-ți afacerea în Proyecta cu propriile tale cuvinte. Ceva de genul: „o pagină pentru spa-ul meu de masaj și tratamente faciale din Chetumal, cu masaj relaxant de 60 și 90 de minute, decontracturant, tratament facial profund și curățare facială cu prețul și durata lor, programări online, adresa locației mele cu hartă și buton de WhatsApp”.

Cu pagina ta publicată și agenda primind programări, confirmarea și reamintirea se trimit deja automat.

Și în această săptămână, fiecărei cliente care nu-ți vine, trimite-i doar atât: „ai uitat sau ți s-a complicat ceva?”. Cu răspunsurile dintr-o lună vei ști câte dintre absențele tale le rezolvă o reamintire. Începe pe proyecta.dev.