Нагадування про запис через WhatsApp, скільком пропускам це запобігає і що має бути в тексті

У Діани спа масажу та догляду за обличчям у Четумалі. До вересня нагадування про запис через WhatsApp надсилала вона сама. Увечері, коли спа вже закривалося, вона переписувала з блокнота записи на наступний день і писала кожній клієнтці зі свого телефону. У вечори, коли вона затримувалася в кабінеті, про це забувалося, і наступного дня хтось не приходив.

У вересні вона втратила дванадцять записів. Сім із тих клієнток написали їй потім, винувато: забули або думали, що це інший день. Три розповіли, що в них щось сталося, і вони не знали, як скасувати запис, щоб не вийшло неввічливо. Дві так і не відповіли. З цих цифр вона зрозуміла, що мало робити її повідомлення: нагадувати тим семи і дати тим трьом простий спосіб попередити.

Що таке нагадування про запис через WhatsApp?

Нагадування про запис через WhatsApp — це повідомлення, яке приходить клієнтці перед її записом, щоб сказати, що в неї заплановано, коли і де, і запитати, чи вона прийде. Підтвердження — це інше повідомлення: воно приходить одразу після бронювання, з двома кнопками, «Змінити час» і «Скасувати запис».

У Proyecta обидва ці елементи увімкнені одразу, як на твоїй сторінці з’являється розклад, і надсилаються електронною поштою та через WhatsApp, безкоштовно. WhatsApp-повідомлення йде від імені твого спа з лінії сповіщень Proyecta і починає надсилатися, коли ти публікуєш свою сторінку. Воно приходить кожній клієнтці, яка залишила свій WhatsApp при бронюванні, а також тим, кого ти сама вносиш у Новий запис із номером телефону. Під полями з даними сторінка повідомляє клієнтці, що саме туди їй прийдуть підтвердження та нагадування.

Скільком пропускам запобігає нагадування?

Воно рятує від тих пропусків, що були через забудькуватість, а завдяки кнопкам багато з тих, хто не наважувався написати, перетворюються на завчасне попередження. Ту, що просто вже не хотіла прийти, жодне повідомлення не зупинить.

У вересні Діани це були сім пропусків, яким запобігало б нагадування, три, які могли перетворитися на завчасне попередження, і два без вирішення. У тебе цифри будуть інші, тому варто їх підрахувати, перш ніж вірити якомусь відсотку. Якщо майже всі твої пропуски — через забудькуватість, нагадування — це перше, що тобі потрібно. Якщо майже всі — від клієнток, які ніколи не відповідають, тобі допоможе прохання про передоплату.

Що має бути в повідомленні, щоб клієнтка таки прийшла?

П’ять речей: від кого воно, яка послуга записана, день і час, де це відбувається, і запитання, на яке можна відповісти одним натисканням. Якщо чогось із цього немає, клієнтці доведеться написати тобі й запитати, а багато хто цього не робить.

Так прийшло нагадування про чищення обличчя Алондрі, клієнтці Діани:

Привіт, Алондра, пишемо тобі від Spa Diana, щоб нагадати про твій запис: Глибоке чищення обличчя, п’ятниця, 6 листопада, 17:00.

Чекаємо тебе на вулиця і номер спа. Як доїхати: посилання на карту

Ти зможеш прийти? Підтверди кнопкою або напиши нам тут, якщо потрібно змінити запис.

Нижче — три кнопки: «Підтверджую», «Змінити час» і «Скасувати запис».

Цей текст фіксований, бо WhatsApp дозволяє бізнесу писати першим лише заздалегідь затвердженими повідомленнями. Його можна побачити в Переглянути повідомлення, під написом «Так це отримує твоя клієнтка», із прикладом даних. А от дані, що його заповнюють, залежать від тебе:

1. Назва послуги з’являється так, як вона записана у твоєму розкладі. «Глибоке чищення обличчя» зрозуміло; «Ритуал Sak Nikté» змушує клієнтку питати, що це таке.
2. Адреса береться з Розклад, Філії, з картки «Твій заклад». Якщо там написано тільки «Четумаль», нагадування приходить без рядка «Як доїхати».

Email-нагадування містить те саме, з адресою, прив’язаною до карти, і кнопкою з написом «Так, я буду».

За скільки часу до запису воно має прийти?

За день до запису працює майже завжди, і саме так налаштовано спочатку: «за 24 години». Клієнтці це дає час розпланувати свій день, а якщо вона не може прийти — тобі дає час запропонувати цей час комусь іншому.

Його також можна надсилати за 1, 2, 4, 12 або 48 годин до запису. І ще три правила діють самі по собі. Жодне нагадування не надходить раніше 8 ранку за часом твого бізнесу. Якщо клієнтка бронює запис із меншим запасом часу, ніж твоє нагадування, воно вже не надсилається, бо підтвердження щойно прийшло. А два нагадування ніколи не приходять із різницею меншою за годину.

Друге правило змінило плани Діани. Багато її клієнток бронюють увечері на наступний день, і їм нагадування за 24 години просто не встигало б прийти. Вона увімкнула Друге нагадування на «за 2 години», яке надходить із тим самим текстом.

Що відбувається, коли клієнтка натискає кнопку чи відповідає?

Якщо вона натискає «Підтверджую», її запис позначається в твоєму розкладі: у списку з’являється «Підтвердила», а в календарі — маленька іконка з цією назвою. Якщо вона підтверджує через email кнопкою «Так, я буду», результат той самий.

Якщо вона натискає «Змінити час» або «Скасувати запис», або пише в чаті, їй відповідає асистент твого бізнесу в тій самій розмові. Він повторює, про який запис мова, чекає на її згоду і переносить або скасовує його, а тобі приходить сповіщення.

Саме тут і допомагають ті три клієнтки, які не знали, як попередити, бо написати «я вже не можу прийти» — це зусилля, а натиснути кнопку — майже ніяких. Першого тижня одна клієнтка скасувала у п’ятницю о 6 вечора свій масаж, запланований на суботу об 11. Діана написала іншій клієнтці, яка завжди просить вільне місце в суботу, і час заповнився.

Де це увімкнути, вимкнути або змінити час?

У твоїй панелі, в Маркетинг, Автоматизації. Туди можна також потрапити з Розкладу: у Налаштуваннях є «Автоматичні повідомлення твоїм клієнткам» із кнопкою Перейти до Автоматизацій.

У групі «Про записи» знаходяться Підтвердження запису, Нагадування і Друге нагадування. У двох нагадуваннях ти обираєш «Коли?», а в усіх трьох є перемикач Також через WhatsApp, якщо котресь із них хочеш лишити тільки для email. Той самий екран підсумовує це вгорі: «Усі надсилаються електронною поштою. Підтвердження та нагадування також надсилаються через WhatsApp. Усе безкоштовно.»

Як це налаштувати у моєму спа?

Опиши свій бізнес у Proyecta своїми словами. Наприклад: “сторінка для мого спа масажу та догляду за обличчям у Четумалі, з релаксаційним масажем на 60 і 90 хвилин, антистрес-масажем, глибоким чищенням обличчя та класичним чищенням обличчя з ціною та тривалістю, онлайн-записом, адресою мого закладу з картою та кнопкою WhatsApp”.

Коли твоя сторінка опублікована і розклад приймає записи, підтвердження та нагадування вже надсилаються самі.

А цього тижня кожній клієнтці, яка не прийде, надішли тільки це: «ти забула чи щось сталося?». За відповідями за місяць дізнаєшся, скільком твоїм пропускам допомагає запобігти нагадування. Почни на proyecta.dev.