Påminnelse om bokade besök via WhatsApp, hur många uteblivna besök den sparar och vad den ska säga

Diana driver en spa för massage och ansiktsbehandlingar i Chetumal. Fram till september skickade hon själv påminnelsen om bokade besök via WhatsApp. På kvällen, när spat redan var stängt, kopierade hon nästa dags bokningar från anteckningsboken och skrev till varje kund från sin mobil. De kvällar hon kom sent ut från behandlingsrummet glömde hon bort det, och nästa dag dök någon inte upp.

I september fick hon tolv uteblivna besök. Sju av kunderna skrev efteråt, generade: de hade glömt eller trodde att det var en annan dag. Tre berättade att något dök upp och att de inte visste hur de skulle avboka utan att det kändes pinsamt. Två svarade aldrig. Med den uträkningen förstod hon vad hennes meddelande behövde göra: påminna de sju och ge de tre ett enkelt sätt att höra av sig.

Vad är en påminnelse om bokade besök via WhatsApp?

En påminnelse om bokade besök via WhatsApp är meddelandet som når din kund innan hennes besök för att berätta vad hon har bokat, när och var, och fråga om hon kommer. Bekräftelsen är ett annat meddelande: det kommer så snart hon bokar, med två knappar, «Ändra tid» och «Avboka besök».

I Proyecta är båda aktiverade så snart din sida har en bokningskalender, och de skickas via e-post och WhatsApp, utan kostnad. WhatsApp-meddelandet skickas i din spas namn från Proyectas aviseringsnummer och börjar skickas när du publicerar din sida. Det når alla kunder som lämnade sitt WhatsApp-nummer vid bokningen, och även de du själv lägger till under Ny bokning med deras telefonnummer. Under uppgifterna informerar din sida kunden att bekräftelsen och påminnelsen kommer att skickas dit.

Hur många uteblivna besök sparar en påminnelse dig?

Den sparar dig de besök som uteblev på grund av glömska, och tack vare knapparna blir många av de kunder som inte vågade skriva till ett meddelande i tid. Den som helt enkelt inte längre ville komma stoppas inte av något meddelande.

I Dianas september var det sju uteblivna besök som en påminnelse hade undvikit, tre som kunde bli ett meddelande i tid och två utan lösning. Dina siffror kommer att vara andra, och därför är det bäst att räkna dem själv innan du litar på en procentsats. Om nästan alla dina uteblivna besök beror på glömska är påminnelsen det första du behöver. Om nästan alla handlar om kunder som aldrig svarar är det en förskottsbetalning som hjälper dig.

Vad ska meddelandet säga för att din kund verkligen ska dyka upp?

Fem saker: från vem det kommer, vilken behandling hon har bokat, dag och tid, var det är, och en fråga som går att svara på med en knapptryckning. Saknas en av dem måste kunden skriva till dig för att fråga, och många gör inte det.

Så såg påminnelsen ut som Alondra, en av Dianas kunder, fick inför sin ansiktsbehandling:

Hej Alondra, vi skriver till dig från Spa Diana för att påminna om ditt besök: Djuprengörande ansiktsbehandling, fredag, 6 november, 17:00.

Vi väntar på dig på spans gatuadress. Hitta hit: länk till kartan

Kan du komma? Bekräfta med knappen eller svara oss här om du behöver ändra tiden.

Längst ner finns tre knappar: «Jag bekräftar», «Ändra tid» och «Avboka besök».

Den texten är fast, eftersom WhatsApp bara låter ett företag skriva först med meddelanden som är godkända i förväg. Du ser den under Visa meddelande, under «Så tar din kund emot det», med exempeldata. Det som faktiskt beror på dig är de uppgifter som fyller i den:

1. Behandlingens namn visas som du har det i din bokningskalender. «Djuprengörande ansiktsbehandling» är lätt att förstå; «Ritual Sak Nikté» tvingar henne att fråga vad det var.
2. Adressen hämtas från Bokningskalender, Filialer, på kortet «Ditt lokal». Om det bara står «Chetumal» där, skickas påminnelsen utan raden «Hitta hit».

Påminnelsemejlet innehåller samma information, med adressen länkad till kartan och en knapp som säger «Ja, jag kommer».

Hur lång tid innan ska den skickas?

En dag innan fungerar för det mesta, och så är det inställt som standard: «24 timmar innan». Det ger din kund tid att planera sin dag, och om hon inte kan komma ger det dig tid att erbjuda den tiden till någon annan.

Du kan också skicka den 1, 2, 4, 12 eller 48 timmar innan. Och tre regler gäller automatiskt. Ingen påminnelse skickas före klockan 8 på morgonen, enligt ditt företags tidszon. Om din kund bokar med kortare förvarning än din påminnelse, skickas den inte, eftersom bekräftelsen just har kommit fram till henne. Och två påminnelser når henne aldrig med mindre än en timmes mellanrum.

Den andra regeln ändrade Dianas plan. Många av hennes kunder bokar på kvällen för nästa dag, och till dem skulle 24-timmarspåminnelsen inte hinna komma fram. Hon aktiverade Andra påminnelsen till «2 timmar innan», som skickas med samma text.

Vad händer när din kund trycker på en knapp eller svarar?

Om hon trycker på «Jag bekräftar» markeras besöket i din bokningskalender: i listan står det «Bekräftat» och i kalendern finns en liten ikon med det namnet. Om hon bekräftar från mejlet med «Ja, jag kommer» blir resultatet detsamma.

Om hon trycker på «Ändra tid» eller «Avboka besök», eller skriver i chatten, svarar ditt företags assistent i samma konversation. Assistenten upprepar vilket besök det gäller, väntar på hennes ja och flyttar eller avbokar det, och du får ett meddelande om det.

Där kommer de tre in som inte visste hur de skulle höra av sig, eftersom det kostar på att skriva «jag kan inte komma» men knappt någonting att trycka på en knapp. Den första veckan avbokade en kund sin lördagsmassage klockan 11 på fredagen klockan 18. Diana skrev till en annan kund som alltid frågar efter en lucka på lördagar, och tiden fylldes.

Var sätter jag på den, stänger av den eller ändrar tiden?

I din panel, under Marketing, Automatiseringar. Du kommer dit även från Bokningskalendern: under Inställningar finns «Automatiska meddelanden till dina kunder», med knappen Gå till Automatiseringar.

I gruppen «Om deras besök» finns Bokningsbekräftelse, Påminnelse och Andra påminnelsen. I de två påminnelserna väljer du «När?», och i alla tre har du reglaget Även via WhatsApp, om du vill att någon av dem bara ska skickas via e-post. Samma skärm sammanfattar det högst upp: «Alla skickas via e-post. Bekräftelsen och påminnelserna skickas även via WhatsApp. Allt utan kostnad.»

Hur sätter jag det igång på min spa?

Beskriv ditt företag för Proyecta med dina egna ord. Något i stil med: “en sida för min spa för massage och ansiktsbehandlingar i Chetumal, med avslappnande massage på 60 och 90 minuter, muskelavslappnande massage, djuprengörande ansiktsbehandling och ansiktsrengöring med pris och längd, onlinebokning, adressen till mitt lokal med karta och WhatsApp-knapp”.

När din sida är publicerad och bokningskalendern tar emot bokningar skickas bekräftelsen och påminnelsen automatiskt.

Och den här veckan, till varje kund som inte dyker upp, skicka bara detta: «Glömde du eller dök något upp?». Med svaren från en månad vet du hur många av dina uteblivna besök en påminnelse löser. Börja på proyecta.dev.