WhatsApp randevu hatırlatması, kaç gelmemeyi önler ve ne söylemeli

Diana, Chetumal’da masaj ve cilt bakımı yapan bir spa işletiyor. Eylül ayına kadar WhatsApp randevu hatırlatmasını kendisi gönderiyordu. Geceleri, spa kapandıktan sonra, defterden ertesi günün randevularını kopyalayıp her müşterisine kendi cep telefonundan yazıyordu. Kabinden geç çıktığı gecelerde bu işi atlıyordu, ertesi gün de bazı müşteriler gelmiyordu.

Eylül ayında on iki randevuya müşteri gelmedi. Bu müşterilerden yedisi sonradan mahcup bir şekilde yazdı: unutmuşlar veya başka bir gün olduğunu düşünmüşlerdi. Üçü ise bir şey çıktığını ama ayıp olmasın diye nasıl iptal edeceklerini bilemediklerini söyledi. İkisi hiç cevap vermedi. Bu sayımla, mesajının ne yapması gerektiğini anladı: yedisine hatırlatmak, üçüne de haber vermenin kolay bir yolunu sunmak.

WhatsApp randevu hatırlatması nedir?

WhatsApp randevu hatırlatması, müşterine randevusundan önce gelen ve ona ne yapacağını, ne zaman ve nerede yapacağını söyleyen, gelip gelmeyeceğini soran mesajdır. Onay ise ayrı bir mesajdır: rezervasyon yaptığı anda, «Saati değiştir» ve «Randevuyu iptal et» olmak üzere iki tuşla gelir.

Proyecta’da sayfanda randevu takvimi olduğu anda ikisi de otomatik olarak açık gelir ve hem e-posta hem WhatsApp üzerinden, ücretsiz gönderilir. WhatsApp mesajı, Proyecta’nın bildirim hattından spa’nın adına çıkar ve sayfanı yayınladığın anda gönderilmeye başlar. Rezervasyon yaparken WhatsApp numarasını bırakan her müşteriye ulaşır, ayrıca Yeni randevu ekranında telefonunu senin girdiğin müşterilere de gider. Bilgilerinin altında, sayfan ona onay ve hatırlatmanın o numaradan geleceğini bildirir.

Bir hatırlatma kaç gelmemeyi önler?

Unutkanlıktan kaynaklananları önler; tuşlar sayesinde, yazmaya cesaret edemeyen müşterilerin çoğu da zamanında haber vermeye dönüşür. Artık gelmek istemeyen müşteriyi ise hiçbir mesaj durduramaz.

Diana’nın eylül ayında bu, hatırlatmanın önleyebileceği yedi gelmeme, zamanında habere dönüşebilecek üç vaka ve çaresi olmayan iki vaka demekti. Senin sayıların farklı olacak, bu yüzden bir yüzdeye güvenmeden önce kendi sayılarını saymak daha doğru. Gelmemelerinin neredeyse hepsi unutkanlıktan kaynaklanıyorsa, önce ihtiyacın olan şey hatırlatmadır. Neredeyse hepsi hiç cevap vermeyen müşterilerdense, işine yarayacak şey ön ödeme istemektir.

Müşterinin gelmesi için mesaj ne demeli?

Beş şey: kimden geldiği, hangi hizmeti aldığı, günü ve saati, nerede olduğu ve bir dokunuşla cevaplanabilecek bir soru. Bunlardan biri eksikse müşterin sana sormak için yazmak zorunda kalır, çoğu da bunu yapmaz.

Diana’nın müşterisi Alondra’ya cilt bakımı hatırlatması şöyle geldi:

Merhaba Alondra, Spa Diana adına randevunu hatırlatmak için yazıyoruz: Derin cilt bakımı, cuma günü, 6 Kasım, 17:00.

Seni spa’nın sokak ve numarası’nda bekliyoruz. Nasıl gidilir: harita bağlantısı

Gelebilecek misin? Tuşla onaylayabilir veya değiştirmen gerekiyorsa buradan bize yazabilirsin.

Altında üç tuş var: «Onaylıyorum», «Saati değiştir» ve «Randevuyu iptal et».

Bu metin sabittir, çünkü WhatsApp bir işletmenin ilk mesajı ancak önceden onaylanmış mesajlarla göndermesine izin verir. Bunu Mesajı gör bölümünde, «Müşterin böyle görür» başlığı altında örnek verilerle görürsün. Sana bağlı olan, bu metni dolduran bilgilerdir:

1. Hizmet adı, takvimine nasıl girdiysen öyle çıkar. «Derin cilt bakımı» anlaşılır; «Sak Nikté Ritüeli» müşteriyi bunun ne olduğunu sormaya zorlar.
2. Adres, Randevu Takvimi, Şubeler bölümündeki «İşletmen» kartından gelir. Orada sadece «Chetumal» yazıyorsa, hatırlatma «Nasıl gidilir» satırı olmadan gönderilir.

Hatırlatma e-postası da aynı bilgileri taşır, adres haritaya bağlıdır ve «Evet, orada olacağım» yazan bir tuş vardır.

Kaç saat önce gelmeli?

Bir gün öncesi çoğu durumda işe yarar ve varsayılan ayar da budur: «24 saat önce». Müşterine gününü ayarlaması için zaman verir, gelemeyecekse de sana o saati başka birine önerme zamanı tanır.

1, 2, 4, 12 veya 48 saat önce de gönderebilirsin. Ayrıca üç kural kendiliğinden işler. Hiçbir hatırlatma, işletmenin saatine göre sabah 8’den önce gönderilmez. Müşterin hatırlatma süresinden daha az önceden rezervasyon yaparsa, o hatırlatma gönderilmez, çünkü onay az önce ona ulaşmıştır. Ve iki hatırlatma arasında asla bir saatten az fark olmaz.

İkinci kural Diana’nın planını değiştirdi. Müşterilerinin çoğu gece ertesi gün için rezervasyon yapıyordu, bu yüzden onlara 24 saatlik hatırlatma hiç gitmeyecekti. Diana, aynı metinle gönderilen İkinci hatırlatmayı «2 saat önce» olarak açtı.

Müşterin bir tuşa dokunduğunda veya cevap verdiğinde ne olur?

«Onaylıyorum» tuşuna dokunursa, randevusu takvininde işaretlenir: listede «Onayladı» yazar ve takvimde bu adı taşıyan küçük bir ikon görünür. E-postadan «Evet, orada olacağım» ile onaylarsa da aynı şekilde işlenir.

«Saati değiştir» veya «Randevuyu iptal et» tuşuna dokunursa, ya da sohbette yazarsa, işletmenin asistanı o konuşmada ona cevap verir. Hangi randevudan bahsedildiğini tekrar eder, onayını bekler, sonra randevuyu değiştirir veya iptal eder; sana da bildirim gelir.

İşte burada, nasıl haber vereceğini bilemeyen o üç müşteri devreye girer; çünkü «artık gelemeyeceğim» yazmak zor gelir, bir tuşa dokunmak ise neredeyse hiç zorlanmaz. İlk hafta bir müşteri, cuma günü akşam 6’da cumartesi saat 11’deki masajını iptal etti. Diana, cumartesi günü hep boş saat isteyen başka bir müşteriye yazdı ve saat dolmuş oldu.

Nerede açar, kapatır veya saatini değiştiririm?

Panelinde, Pazarlama, Otomasyonlar bölümünde. Randevu Takvimi’nden de buraya ulaşırsın: Ayarlar’da «Müşterilerine otomatik mesajlar» yazısı ve Otomasyonlara git tuşu bulunur.

«Randevuları hakkında» grubunda Randevu onayı, Hatırlatma ve İkinci hatırlatma bulunur. İki hatırlatmada «Ne zaman?» seçeneğini belirlersin, üçünde de WhatsApp’tan da gönder anahtarı vardır; birini sadece e-posta ile göndermek istersen bunu kapatabilirsin. Aynı ekranın üstünde bu şöyle özetlenir: «Tümü e-posta ile gönderilir. Onay ve hatırlatmalar WhatsApp’tan da gönderilir. Hepsi ücretsizdir.»

Spa’mda nasıl kurarım?

İşletmeni Proyecta’ya kendi kelimelerinle anlat. Örneğin: “Chetumal’da masaj ve cilt bakımı yapan spa’m için bir sayfa; 60 ve 90 dakikalık rahatlatıcı masaj, kas gevşetici masaj, derin cilt bakımı ve cilt temizliği, her birinin fiyatı ve süresiyle; online randevu; işletmemin adresi haritalı ve WhatsApp tuşlu”.

Sayfan yayında ve takvim randevu almaya başladığında, onay ve hatırlatma kendiliğinden gönderilir.

Bu hafta, gelmeyen her müşterine sadece şunu gönder: «unuttun mu yoksa bir şey mi çıktı?». Bir aylık cevaplarla, hatırlatmanın kaç gelmemeyi çözdüğünü öğrenirsin. proyecta.dev adresinden başla.