WhatsApp अपॉइंटमेंट रिमाइंडर, यह कितनी नो-शो बचाता है और इसमें क्या लिखा होना चाहिए

डायना की चेतुमाल (Chetumal) में एक मसाज और फेशियल स्पा है। सितंबर तक, WhatsApp अपॉइंटमेंट रिमाइंडर वही भेजती थीं। रात में, स्पा बंद होने के बाद, वह डायरी से अगले दिन की अपॉइंटमेंट्स कॉपी करतीं और अपने फोन से हर क्लाइंट को लिखतीं। जिन रातों वह कैबिन से देर से निकलती थीं, यह काम छूट जाता था, और अगले दिन कोई क्लाइंट नहीं आती थी।

सितंबर में बारह अपॉइंटमेंट छूट गई। उनमें से सात क्लाइंट्स ने बाद में शर्माते हुए लिखा: उन्हें भूल गया था या वे किसी और दिन की सोच रही थीं। तीन ने बताया कि उन्हें कुछ काम आ गया और समझ नहीं आया कि बुरा लगे बिना कैसे कैंसिल करें। दो ने कभी जवाब नहीं दिया। इस हिसाब से डायना को पता चल गया कि उनके मैसेज में क्या होना चाहिए: उन सात को समय पर याद दिलाना, और उन तीन को बताने का एक आसान तरीका देना।

WhatsApp अपॉइंटमेंट रिमाइंडर क्या होता है?

WhatsApp अपॉइंटमेंट रिमाइंडर वह मैसेज है जो आपकी क्लाइंट को उसकी अपॉइंटमेंट से पहले मिलता है, यह बताने के लिए कि उसकी अपॉइंटमेंट क्या है, कब है और कहाँ है, और यह पूछने के लिए कि वह आ रही है या नहीं। कन्फर्मेशन एक अलग मैसेज है: यह उसके बुक करते ही मिल जाता है, दो बटन के साथ, «समय बदलें» और «अपॉइंटमेंट कैंसिल करें»।

Proyecta में ये दोनों आपके पेज में अपॉइंटमेंट बुकिंग शुरू होते ही ऑन होते हैं, और ईमेल और WhatsApp दोनों से, बिना किसी शुल्क के भेजे जाते हैं। WhatsApp मैसेज आपके स्पा के नाम से Proyecta की नोटिफिकेशन लाइन से जाता है और आपका पेज पब्लिश होते ही भेजा जाने लगता है। यह हर उस क्लाइंट को मिलता है जिसने बुकिंग करते समय अपना WhatsApp नंबर दिया हो, और उन्हें भी जिन्हें आप नई अपॉइंटमेंट में उनके फोन नंबर के साथ दर्ज करती हैं। अपनी जानकारी के नीचे, आपका पेज उसे बता देता है कि कन्फर्मेशन और रिमाइंडर उसी नंबर पर आएँगे।

एक रिमाइंडर आपकी कितनी नो-शो बचाता है?

यह उन नो-शो को बचाता है जो भूलने की वजह से होती थीं, और बटन की मदद से, जो क्लाइंट्स लिखने की हिम्मत नहीं जुटा पाती थीं, उनमें से कई समय पर मिलने वाली एक सूचना बन जाती हैं। जो क्लाइंट वाकई आना ही नहीं चाहती, उसे कोई मैसेज नहीं रोक सकता।

डायना के सितंबर में यह सात नो-शो थीं जिन्हें एक रिमाइंडर रोक सकता था, तीन जो समय पर एक सूचना बन सकती थीं, और दो जिनका कोई हल नहीं था। आपके आंकड़े अलग होंगे, इसलिए किसी प्रतिशत पर भरोसा करने से पहले उन्हें गिनना बेहतर है। अगर आपकी ज़्यादातर नो-शो भूलने की वजह से होती हैं, तो रिमाइंडर ही सबसे पहली ज़रूरत है। अगर ज़्यादातर उन क्लाइंट्स की वजह से हैं जो कभी जवाब नहीं देतीं, तो आपके लिए फ़ायदेमंद है एडवांस मांगना।

आपकी क्लाइंट सच में आए, इसके लिए मैसेज में क्या होना चाहिए?

पाँच बातें: यह किसकी तरफ़ से आ रहा है, उसकी कौन सी सर्विस है, दिन और समय क्या है, यह कहाँ है, और एक सवाल जिसका जवाब एक टैप से दिया जा सके। अगर इनमें से एक भी छूट गई, तो आपकी क्लाइंट को पूछने के लिए आपको लिखना पड़ेगा, और कई ऐसा नहीं करतीं।

डायना की क्लाइंट अलोंद्रा (Alondra) को उसके फेशियल का रिमाइंडर इस तरह मिला:

नमस्ते अलोंद्रा, हम Spa Diana की तरफ़ से आपको आपकी अपॉइंटमेंट याद दिला रहे हैं: डीप फेशियल, शुक्रवार, 6 नवंबर, शाम 5:00 बजे।

हम आपका स्पा की गली और नंबर में इंतज़ार कर रहे हैं। कैसे पहुँचें: मैप का लिंक

क्या आप आ पाएँगी? बटन से कन्फर्म करें या अगर इसे बदलना है तो हमें यहाँ जवाब दें।

नीचे तीन बटन आते हैं: «कन्फर्म करती हूँ», «समय बदलें» और «अपॉइंटमेंट कैंसिल करें»।

यह टेक्स्ट तय है, क्योंकि WhatsApp किसी बिज़नेस को पहले सिर्फ़ पहले से अनुमोदित मैसेज से ही लिखने देता है। आप इसे मैसेज देखें में, «आपके क्लाइंट को यह ऐसे मिलता है» के नीचे, उदाहरण डेटा के साथ देख सकती हैं। जो आप पर निर्भर करता है वह है इसे भरने वाला डेटा:

1. सर्विस का नाम वैसा ही आता है जैसा आपने अपनी अपॉइंटमेंट बुकिंग में रखा है। «डीप फेशियल» समझ में आता है; «Ritual Sak Nikté» उसे पूछने पर मजबूर करता है कि यह क्या था।
2. पता अपॉइंटमेंट बुकिंग, शाखाएँ से आता है, «आपका स्थान» कार्ड में। अगर वहाँ सिर्फ़ «Chetumal» लिखा है, तो रिमाइंडर «कैसे पहुँचें» वाली लाइन के बिना जाता है।

रिमाइंडर वाला ईमेल भी वही जानकारी लेकर आता है, पता मैप से लिंक होता है और एक बटन होता है जो कहता है «हाँ, मैं वहाँ रहूँगी»।

यह कितनी देर पहले भेजा जाना चाहिए?

एक दिन पहले का टाइमिंग लगभग सभी के लिए काम करता है, और यह डिफ़ॉल्ट में ऐसे ही आता है: «24 घंटे पहले»। इससे आपकी क्लाइंट को अपना दिन सेट करने का समय मिल जाता है, और अगर वह नहीं आ सकती, तो आपको वह समय किसी और को देने का समय मिल जाता है।

आप इसे 1, 2, 4, 12 या 48 घंटे पहले भी भेज सकती हैं। और तीन नियम अपने आप लागू होते हैं। कोई भी रिमाइंडर सुबह 8 बजे से पहले नहीं भेजा जाता, आपके बिज़नेस के समय के अनुसार। अगर आपकी क्लाइंट आपके रिमाइंडर से कम समय पहले बुकिंग करती है, तो वह रिमाइंडर नहीं भेजा जाता, क्योंकि कन्फर्मेशन उसे अभी-अभी मिला होता है। और दो रिमाइंडर कभी भी एक घंटे से कम के फ़ासले पर नहीं भेजे जाते।

दूसरे नियम ने डायना की योजना बदल दी। उनकी बहुत सी क्लाइंट्स रात में अगले दिन के लिए बुकिंग करती हैं, और उन्हें 24 घंटे वाला रिमाइंडर मिलने वाला नहीं था। उन्होंने दूसरा रिमाइंडर «2 घंटे पहले» पर ऑन कर दिया, जो वही टेक्स्ट लेकर जाता है।

जब आपकी क्लाइंट कोई बटन दबाती है या जवाब देती है, तो क्या होता है?

अगर वह «कन्फर्म करती हूँ» दबाती है, तो उसकी अपॉइंटमेंट आपकी बुकिंग में मार्क हो जाती है: लिस्ट में लिखा आता है «कन्फर्म की» और कैलेंडर में इस नाम के साथ एक छोटा आइकन आता है। अगर वह ईमेल से «हाँ, मैं वहाँ रहूँगी» से कन्फर्म करती है, तो भी वैसा ही होता है।

अगर वह «समय बदलें» या «अपॉइंटमेंट कैंसिल करें» दबाती है, या चैट में लिखती है, तो आपके बिज़नेस का असिस्टेंट उसी बातचीत में उसे जवाब देता है। वह उसे बताता है कि कौन सी अपॉइंटमेंट की बात हो रही है, उसके «हाँ» का इंतज़ार करता है और उसे बदल देता है या कैंसिल कर देता है, और आपको सूचना मिल जाती है।

यहीं वे तीन क्लाइंट्स आती हैं जिन्हें पता नहीं था कि कैसे बताएँ, क्योंकि «अब मैं नहीं जा सकती» लिखना मुश्किल लगता है, जबकि बटन दबाना लगभग नहीं। पहले ही हफ़्ते, एक क्लाइंट ने शुक्रवार शाम 6 बजे अपनी शनिवार सुबह 11 बजे की मसाज कैंसिल कर दी। डायना ने उस दूसरी क्लाइंट को लिखा जो हमेशा शनिवार को खाली स्लॉट माँगती है, और वह समय भर गया।

इसे कहाँ ऑन करूँ, बंद करूँ या इसका समय बदलूँ?

अपने पैनल में, मार्केटिंग, ऑटोमेशन में। अपॉइंटमेंट बुकिंग से भी वहाँ पहुँच सकती हैं: सेटिंग्स में «आपके क्लाइंट्स के लिए ऑटोमैटिक मैसेज» है, साथ में ऑटोमेशन पर जाएँ बटन।

«उनकी अपॉइंटमेंट्स के बारे में» ग्रुप में अपॉइंटमेंट कन्फर्मेशन, रिमाइंडर और दूसरा रिमाइंडर हैं। दोनों रिमाइंडर में आप «कब?» चुनती हैं, और तीनों में आपको WhatsApp से भी वाला स्विच मिलता है, अगर किसी को आप सिर्फ़ ईमेल से भेजना चाहें। यही स्क्रीन ऊपर इसका सार देती है: «सभी ईमेल से जाते हैं। कन्फर्मेशन और रिमाइंडर WhatsApp से भी जाते हैं। सब बिना किसी शुल्क के।»

अपने स्पा में इसे कैसे सेट करूँ?

Proyecta में अपने बिज़नेस को अपने शब्दों में बताइए। कुछ इस तरह: “चेतुमाल में मेरे मसाज और फेशियल स्पा के लिए एक पेज, जिसमें 60 और 90 मिनट की रिलैक्सिंग मसाज, डीकॉन्ट्रैक्चरिंग मसाज, डीप फेशियल और फेशियल क्लींजिंग - सबकी कीमत और समय के साथ, ऑनलाइन अपॉइंटमेंट बुकिंग, मैप के साथ मेरी दुकान का पता और WhatsApp बटन”।

आपका पेज पब्लिश होने और बुकिंग एजेंडा में अपॉइंटमेंट्स आने के साथ ही, कन्फर्मेशन और रिमाइंडर अपने आप जाने लगते हैं।

और इस हफ़्ते, जो भी क्लाइंट न आए, उसे सिर्फ़ यह भेजिए: «क्या आप भूल गई थीं या कुछ और हो गया था?»। एक महीने के जवाबों से आपको पता चल जाएगा कि रिमाइंडर आपकी कितनी नो-शो ठीक कर देता है। शुरुआत करें proyecta.dev पर।